Hồ sơ kiểm nghiệm

Biên bản kiểm tra (Inspection Record) là văn bản bằng giấy do cơ quan kiểm tra, đại diện người mua hoặc bộ phận kiểm tra chất lượng nhà máy lập sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì, quy cách của hàng hóa trong quá trình sản xuất, trước khi vận chuyển hoặc sau khi hàng đến. Nó thường được dùng làm chứng từ giao hàng, căn cứ khiếu nại hoặc một trong các chứng từ thanh toán thư tín dụng. Các tình huống sử dụng bao gồm: kiểm tra trước khi vận chuyển (PSI), kiểm tra khi hàng đến, kiểm tra bên thứ ba (như SGS, BV), v.v. Lưu ý: Biên bản kiểm tra cần có chữ ký và đóng dấu của kiểm tra viên được ủy quyền, nội dung phải cụ thể, khách quan và ghi rõ ngày kiểm tra, địa điểm, số lô; nếu thư tín dụng yêu cầu 'Inspection Record', phải xuất trình đúng theo người phát hành và nội dung quy định trong thư tín dụng, nếu không có thể bị từ chối thanh toán. Phân biệt với thuật ngữ khác: Inspection Certificate (Giấy chứng nhận kiểm tra) thường do cơ quan chính thức hoặc được chỉ định phát hành, có hiệu lực pháp lý, dùng để thông quan hoặc khiếu nại; còn Inspection Record thiên về quá trình và kết quả kiểm tra do nội bộ hoặc người mua ghi lại, không nhất thiết có hiệu lực chính thức.