Bản quét

Bản scan (Scan Copy) trong thương mại quốc tế là bản sao được tạo ra bằng cách chuyển đổi tài liệu giấy (như hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, v.v.) thành hình ảnh điện tử hoặc PDF thông qua máy scan hoặc chụp ảnh bằng điện thoại, sau đó gửi đi. Nó thường được sử dụng để truyền đạt thông tin nhanh chóng, kiểm tra trước chứng từ hoặc xử lý tình huống khẩn cấp, đặc biệt là trước khi gửi bản gốc qua đường bưu điện hoặc khi cần đối tác xác nhận trước. Các tình huống sử dụng bao gồm: khách hàng yêu cầu xem bản scan trước để sắp xếp thanh toán, đại lý vận tải gửi bản scan vận đơn để đối chiếu, nhân viên kinh doanh cung cấp bản scan hợp đồng đã đóng dấu để đối tác lưu trữ, v.v. Lưu ý: Bản scan không có hiệu lực pháp lý, không thể thay thế bản gốc để nhận hàng, thông quan hoặc thanh toán; ngân hàng và hải quan thường chỉ chấp nhận bản gốc hoặc vận đơn điện tử (telex release). Khác với 'bản photocopy', bản scan là bản điện tử có thể truyền ngay qua email; đối lập với 'bản gốc', bản scan chỉ mang tính tham khảo. Sự khác biệt là: bản gốc có chữ ký và con dấu gốc, bản scan có thể bị giả mạo, do đó các giao dịch quan trọng cần kiểm tra bản gốc hoặc sử dụng chữ ký điện tử.