สำเนาสแกน

สำเนาสแกน (Scan Copy) ในการค้าระหว่างประเทศหมายถึงสำเนาที่ได้จากการแปลงเอกสารกระดาษ (เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบตราส่งสินค้า ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า ฯลฯ) ให้เป็นรูปภาพอิเล็กทรอนิกส์หรือ PDF โดยใช้เครื่องสแกนหรือถ่ายภาพด้วยโทรศัพท์มือถือแล้วส่งไป สำเนาสแกนมักใช้สำหรับการส่งข้อมูลอย่างรวดเร็ว การตรวจสอบเอกสารล่วงหน้า หรือการจัดการฉุกเฉิน โดยเฉพาะก่อนที่จะส่งเอกสารต้นฉบับทางไปรษณีย์หรือเมื่อต้องการให้อีกฝ่ายยืนยันล่วงหน้า สถานการณ์การใช้งานรวมถึง: ลูกค้าขอดูสำเนาสแกนเพื่อจัดเตรียมการชำระเงิน ตัวแทนขนส่งส่งสำเนาสแกนใบตราส่งสินค้าเพื่อตรวจสอบ พนักงานขายจัดหาสำเนาสแกนสัญญาที่ประทับตราเพื่อให้อีกฝ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐาน ข้อควรระวัง: สำเนาสแกนไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย ไม่สามารถใช้แทนต้นฉบับสำหรับการรับสินค้า การผ่านพิธีการศุลกากร หรือการชำระเงินผ่านธนาคาร ธนาคารและศุลกากรโดยปกติจะยอมรับเฉพาะต้นฉบับหรือใบตราส่งสินค้าแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Telex Release) เท่านั้น แตกต่างจาก 'สำเนาถ่ายเอกสาร' ตรงที่สำเนาสแกนเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถส่งทางอีเมลได้ทันที และตรงข้ามกับ 'ต้นฉบับ' ตรงที่สำเนาสแกนใช้เพื่อการอ้างอิงเท่านั้น ความแตกต่างอยู่ที่: ต้นฉบับมีลายเซ็นและตราประทับดั้งเดิม ขณะที่สำเนาสแกนอาจถูกแก้ไข ดังนั้นในการทำธุรกรรมที่สำคัญจึงจำเป็นต้องตรวจสอบต้นฉบับหรือใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์