Mẫu lưu

Mẫu lưu (Keep Sample) là mẫu mà bên bán hoặc bên mua lưu giữ để tham chiếu trong hoạt động ngoại thương, dùng để ghi lại tiêu chuẩn chất lượng, chi tiết kỹ thuật hoặc kiểu dáng bao bì của sản phẩm đặt hàng. Thông thường, sau khi mẫu xác nhận (Approval Sample) hoặc mẫu sản xuất (Production Sample) được hai bên chấp thuận, một hoặc cả hai bên mỗi bên giữ một bản, làm căn cứ cho sản xuất hàng loạt sau này, kiểm tra giao hàng hoặc xử lý tranh chấp chất lượng. Các tình huống sử dụng bao gồm: sau khi xác nhận đơn hàng, trước sản xuất, so sánh chất lượng trước khi xuất hàng, xác minh khi khách hàng khiếu nại. Lưu ý: Mẫu lưu cần được hai bên ký xác nhận và ghi rõ ngày tháng, số đơn hàng, bảo quản cẩn thận để tránh biến chất hoặc mất mát; nếu chất liệu sản phẩm thay đổi theo thời gian, nên bảo quản kín, tránh ánh sáng. Khác biệt với 'mẫu xác nhận' (Approval Sample): mẫu xác nhận là mẫu khách hàng phê duyệt sản xuất, mẫu lưu là bản sao lưu giữ để tham chiếu, có thể giống hoặc khác; khác biệt với 'mẫu sản xuất' (Production Sample): mẫu sản xuất được lấy từ hàng loạt, mẫu lưu không nhất thiết từ hàng loạt. Mẫu lưu là bằng chứng then chốt để giải quyết tranh chấp chất lượng, cần quản lý nghiêm ngặt.