เก็บตัวอย่างไว้เป็นหลักฐาน

ตัวอย่างสำรอง (Keep Sample) คือตัวอย่างที่ผู้ขายหรือผู้ซื้อเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบในธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ ใช้บันทึกมาตรฐานคุณภาพ รายละเอียดกระบวนการผลิต หรือรูปแบบบรรจุภัณฑ์ของสินค้าที่สั่งซื้อ โดยปกติหลังจากตัวอย่างที่ยืนยันแล้ว (Approval Sample) หรือตัวอย่างการผลิต (Production Sample) ได้รับการยอมรับจากทั้งสองฝ่าย ฝ่ายหนึ่งหรือทั้งสองฝ่ายจะเก็บสำรองไว้หนึ่งชุด เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการผลิตจำนวนมาก การตรวจสอบการส่งมอบ หรือการจัดการข้อพิพาทด้านคุณภาพ สถานการณ์การใช้งานรวมถึง: หลังการยืนยันคำสั่งซื้อ ก่อนการผลิต การเปรียบเทียบคุณภาพก่อนการจัดส่ง และการตรวจสอบเมื่อลูกค้าร้องเรียน ข้อควรระวัง: ตัวอย่างสำรองต้องได้รับการลงนามยืนยันจากทั้งสองฝ่ายและระบุวันที่ หมายเลขคำสั่งซื้อ เก็บรักษาอย่างเหมาะสมเพื่อป้องกันการเสื่อมสภาพหรือสูญหาย หากวัสดุสินค้าเปลี่ยนแปลงตามเวลา ควรเก็บในภาชนะปิดสนิทและหลีกเลี่ยงแสง ความแตกต่างจาก 'ตัวอย่างที่ยืนยันแล้ว' (Approval Sample): ตัวอย่างที่ยืนยันแล้วคือตัวอย่างที่ลูกค้าอนุมัติให้ผลิต ส่วนตัวอย่างสำรองคือสำเนาที่เก็บไว้เพื่อการตรวจสอบ อาจเหมือนหรือแตกต่างกันก็ได้ ความแตกต่างจาก 'ตัวอย่างการผลิต' (Production Sample): ตัวอย่างการผลิตนำมาจากสินค้าจำนวนมาก ส่วนตัวอย่างสำรองอาจไม่จำเป็นต้องมาจากสินค้าจำนวนมาก ตัวอย่างสำรองเป็นหลักฐานสำคัญในการแก้ไขข้อพิพาทด้านคุณภาพ ต้องบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ