Thư khiếu nại

Thư khiếu nại (Claim Letter) là văn bản chính thức bằng văn bản mà bên mua hoặc bên bán trong thương mại quốc tế gửi đến đối tác để yêu cầu bồi thường khi bị thiệt hại do đối tác vi phạm hợp đồng hoặc hàng hóa không phù hợp với quy định trong hợp đồng. Các trường hợp sử dụng bao gồm: chất lượng, số lượng, bao bì hàng hóa không phù hợp với hợp đồng; giao hàng chậm trễ; từ chối thanh toán tiền hàng; chứng từ không phù hợp, v.v. Lưu ý: Thư khiếu nại phải được gửi trong thời hạn khiếu nại quy định trong hợp đồng và kèm theo các bằng chứng như báo cáo kiểm nghiệm, hình ảnh, chứng từ; ngôn từ phải chặt chẽ, có lý có cớ, xác định rõ số tiền khiếu nại và phương án giải quyết; đồng thời cần phân biệt với 'Thư bất đồng' (Discrepancy Letter) – thường được dùng để thông báo về sự không phù hợp của chứng từ theo L/C, trong khi thư khiếu nại tập trung vào bồi thường thiệt hại. Khác với 'Thư giải quyết' (Settlement Letter) ở chỗ thư khiếu nại là đưa ra yêu cầu, còn thư giải quyết là phản hồi và xử lý khiếu nại.