청구서(Claim Letter)는 국제 무역에서 매수인 또는 매도인이 상대방의 계약 위반이나 계약 조건과 불일치하는 물품으로 인해 손해를 입었을 때, 상대방에게 배상을 요구하는 공식 서면 문서입니다. 사용 상황으로는 물품의 품질, 수량, 포장이 계약과 불일치하는 경우, 납품 지연, 대금 지급 거절, 서류 불일치 등이 있습니다. 주의사항: 청구서는 계약에서 정한 청구 기한 내에 발송해야 하며, 검사 보고서, 사진, 서류 등의 증거를 첨부해야 합니다. 문구는 엄격하고 근거가 명확해야 하며, 청구 금액과 해결 방안을 명확히 해야 합니다. 또한 '이의서(Discrepancy Letter)'와의 차이에 주의해야 합니다. 후자는 일반적으로 신용장 조건에 따른 서류 불일치 통지에 사용되며, 청구서는 손해 배상에 중점을 둡니다. '정산서(Settlement Letter)'와의 차이는 청구서는 요구를 제기하는 것이고, 정산서는 청구에 응답하고 처리하는 것입니다.
📝 예문
1. 계약 번호 12345에 따른 500상자 화물 중 50상자에서 심각한 품질 문제가 발견되어 계약에서 정한 A등급 기준에 부합하지 않습니다. 당사는 귀사에 청구를 제기하며, 총 5,000달러의 손해 배상을 요구하고 7일 이내에 회신해 주시기 바랍니다. (설명: 매수인이 물품 품질 문제로 매도인에게 청구를 제기하고 금액과 기한을 명확히 함.)
2. 귀사는 계약에서 정한 2023년 5월 1일까지 납품하지 않아 당사의 생산 라인이 3일간 중단되어 직접 경제적 손실 8,000달러가 발생했습니다. 관련 증명 서류를 동봉하오니 귀사는 조속히 배상해 주시기 바랍니다. (설명: 매도인의 납품 지연으로 매수인이 매도인에게 청구하고 증거를 첨부함.)