Định nghĩa
Request for Quotation (RFQ) – trong giới vận hành DTC Việt Nam thường gọi ngắn gọn là “gửi yêu cầu báo giá” hoặc “đi hỏi giá” – là một văn bản (hoặc email, hoặc tin nhắn Zalo/WeChat) mà bạn gửi cho nhiều nhà cung cấp cùng lúc, trong đó ghi rõ:
- Bạn cần sản phẩm gì (mã hàng, chất liệu, thông số kỹ thuật, bao bì, logo…)
- Số lượng dự kiến đặt (theo từng đợt hoặc theo năm)
- Thời gian giao hàng mong muốn
- Điều kiện thương mại cơ bản (FOB, EXW, DDP…)
- Yêu cầu về mẫu thử, chứng từ, tiêu chuẩn chất lượng
Mục tiêu không phải là chốt đơn ngay, mà là thu về một tập hợp báo giá có thể so sánh được để bạn chọn ra 2–3 nhà cung cấp tiềm năng nhất, rồi mới bước vào vòng đàm phán giá và điều khoản.
Nói cách khác: RFQ là bước “gom dữ liệu” trước khi bước “trả giá” diễn ra.
Ẩn dụ dễ hiểu
Hãy tưởng tượng bạn muốn mua 500 chiếc áo thun trơn để in logo thương hiệu cho chiến dịch Black Friday.
- Nếu bạn nhắn riêng từng xưởng kiểu: *“Anh ơi áo thun nhiêu tiền?”* → mỗi người trả lời một kiểu, người báo giá sỉ, người báo giá lẻ, người hỏi lại số lượng → bạn không so sánh được.
- Nếu bạn gửi RFQ cho 8 xưởng với cùng một bảng thông số → bạn nhận về 8 báo giá cùng hệ quy chiếu → bạn thấy ngay ai rẻ hơn, ai giao nhanh hơn, ai MOQ thấp hơn.
RFQ giống như tờ phiếu gọi món đồng loạt: bạn đưa cùng một menu cho nhiều quán, rồi so xem quán nào vừa túi tiền vừa giao kịp giờ.
Công thức & chỉ số cần tính
Khi nhận báo giá, đừng chỉ nhìn đơn giá. Hãy quy về giá landed thực tế để so sánh:
Giá landed/đơn vị =
Giá FOB
+ Phí vận chuyển quốc tế / số lượng
+ Thuế nhập khẩu + VAT
+ Phí nội địa (kho → khách)
+ Phí thanh toán & tỷ giá
+ Hao hụt / tỷ lệ lỗi
Và tính thêm tổng chi phí sở hữu hàng tồn:
Tổng chi phí nhập 1 lô =
(Giá landed/đơn vị × Số lượng)
+ Chi phí kiểm hàng (QC)
+ Chi phí lưu kho 30 ngày
+ Chi phí mẫu thử & chứng từ
Ví dụ số cụ thể:
| Khoản mục | Nhà cung cấp A | Nhà cung cấp B |
|---|---|---|
| Giá FOB/áo | 62.000đ | 58.000đ |
| Phí vận chuyển/số lượng | 6.500đ | 9.200đ |
| Thuế + VAT | 8.100đ | 7.600đ |
| Phí nội địa | 3.000đ | 3.000đ |
| **Giá landed/áo** | **79.600đ** | **77.800đ** |
| MOQ | 300 áo | 1.000 áo |
| Thời gian sản xuất | 12 ngày | 25 ngày |
→ Nhà cung cấp B rẻ hơn 1.800đ/áo, nhưng MOQ cao gấp 3 lần và chậm hơn 13 ngày. Nếu bạn test thị trường với 300 áo, A là lựa chọn hợp lý hơn dù đơn giá cao hơn.
So sánh RFQ với các loại yêu cầu khác
| Tiêu chí | RFQ (Yêu cầu báo giá) | RFI (Yêu cầu thông tin) | RFP (Yêu cầu đề xuất) |
|---|---|---|---|
| Mục đích | Lấy giá & điều kiện thương mại | Thu thập thông tin nhà cung cấp | Tìm giải pháp tổng thể |
| Khi nào dùng | Đã biết rõ sản phẩm cần mua | Chưa biết chọn ai, đang khảo sát | Cần giải pháp phức tạp, dịch vụ |
| Đầu ra | Bảng báo giá so sánh được | Hồ sơ năng lực, catalogue | Đề xuất kỹ thuật + giá |
| Thời gian phản hồi | 1–5 ngày | 3–10 ngày | 1–4 tuần |
| Ví dụ DTC | Hỏi giá 500 áo thun in logo | Hỏi xưởng có chứng nhận BSCI không | Tìm đối tác fulfillment trọn gói |
Với DTC quy mô nhỏ và vừa, 90% trường hợp bạn chỉ cần RFQ. Chỉ khi làm sản phẩm phức tạp (mỹ phẩm có công thức riêng, thiết bị điện tử) mới cần RFP.
Ứng dụng trong thực tế DTC Việt Nam
1. Chọn nhà cung cấp cho sản phẩm mới
Bạn muốn bán đèn ngủ để bàn mini trên Shopee và TikTok Shop. Bạn gửi RFQ cho 6 xưởng ở Quảng Châu, Nghệ An, Bình Dương. Sau 3 ngày nhận về 5 báo giá, bạn lọc ra 2 xưởng có giá landed dưới 95.000đ và MOQ dưới 500 chiếc.
2. Đàm phán giá theo sản lượng
Bạn ghi rõ trong RFQ: *“Báo giá cho 3 mức: 300 / 1.000 / 3.000 chiếc.”* Nhà cung cấp sẽ tự động đưa ra bậc giá tốt hơn. Đây là cách hiệu quả nhất để ép giá mà không cần nói câu nào.
3. Chuẩn bị cho mùa cao điểm
Trước 11.11 và Black Friday khoảng 60–75 ngày, bạn nên gửi RFQ để chốt xưởng. Nếu để sát ngày, xưởng hết slot, giá tăng 15–30%, giao trễ.
4. So sánh nguồn hàng nội địa vs nhập khẩu
Gửi RFQ song song cho xưởng trong nước và nhà cung cấp Trung Quốc, sau đó quy hết về giá landed để quyết định. Nhiều khi hàng nội địa đắt hơn 5–10% nhưng bù lại thời gian giao ngắn hơn 20 ngày.
Lỗi thường gặp khi gửi RFQ
1. Ghi thông số quá mơ hồ
“Cần áo thun đẹp, giá tốt” → nhà cung cấp không biết báo gì, hoặc báo giá không đúng ý bạn. Phải ghi rõ: định lượng vải (220gsm), form (regular/oversize), cổ (tròn/ba lá), in hay thêu, bao bì.
2. Gửi cùng lúc cho quá nhiều nhà cung cấp
Gửi 20–30 nơi cùng lúc khiến bạn quá tải khi tổng hợp, và dễ bị lộ thông tin. Con số hợp lý là 5–8 nhà cung cấp cho mỗi lần RFQ.
3. Không hỏi rõ điều kiện thương mại
Cùng một mức giá nhưng FOB khác EXW khác DDP. Nếu không ghi rõ Incoterms, bạn sẽ so sánh “táo với cam”.
4. Bỏ qua MOQ và lead time
Giá rẻ nhất thường đi kèm MOQ cao nhất. Nếu bạn chỉ đặt thử 200 chiếc mà xưởng yêu cầu 2.000, báo giá đó vô nghĩa.
5. Không yêu cầu mẫu thử
Báo giá chỉ là giấy tờ. Trước khi chốt đơn lớn, luôn yêu cầu sample và kiểm tra thực tế. Chi phí mẫu thường 100.000đ–500.000đ, đổi lại giúp bạn tránh lô hàng lỗi trị giá hàng chục triệu.
6. Chỉ hỏi giá mà không hỏi chính sách hậu mãi
Cần hỏi thêm: tỷ lệ lỗi cho phép, chính sách đổi trả, thời gian bảo hành, có hỗ trợ in logo riêng không.
Các thuật ngữ liên quan
- MOQ (Minimum Order Quantity) – Số lượng đặt tối thiểu
- Lead time – Thời gian từ lúc chốt đơn đến lúc nhận hàng
- Incoterms – Bộ điều kiện thương mại quốc tế (FOB, EXW, CIF, DDP…)
- Sample order – Đơn hàng mẫu
- Landed cost – Tổng chi phí hàng về đến kho
- RFI / RFP – Hai loại yêu cầu mở rộng của RFQ
- Purchase Order (PO) – Đơn đặt hàng chính thức sau khi chốt giá
- Supplier scorecard – Bảng chấm điểm nhà cung cấp định kỳ
Tóm lại: RFQ là công cụ rẻ nhất và nhanh nhất để biến một ý tưởng sản phẩm thành bảng so sánh nhà cung cấp có thể ra quyết định. Người làm DTC giỏi không phải là người mặc cả giỏi, mà là người đặt câu hỏi đúng ngay từ đầu – và RFQ chính là bộ câu hỏi đó.