¿Qué es una RFQ?
Una RFQ (*Request for Quotation*, o solicitud de cotización en español) es el documento formal que envías a uno o varios proveedores para pedirles precio, plazo de entrega y condiciones comerciales de un producto concreto, con cantidades y especificaciones ya definidas.
En el mundo DTC (Direct-to-Consumer) y del e-commerce, la RFQ es el primer paso serio de la fase de sourcing: dejas de "explorar" y empiezas a "comparar". No es un saludo, no es un "¿cuánto cuesta?" por WhatsApp. Es un brief estructurado que permite poner a competir a 3, 5 o 10 fábricas bajo las mismas reglas.
Regla de oro del sourcing: **una RFQ mal escrita genera cotizaciones incomparables**. Si tú no defines, el proveedor define por ti (y normalmente a su favor).
La analogía: pedir presupuesto para reformar tu cocina
Imagina que quieres reformar tu cocina. Puedes llamar a un contratista y decirle *"¿cuánto me costaría?"* — y te dará un número inventado. O puedes enviarle un plano con metros cuadrados, materiales, plazo y forma de pago, y pedir lo mismo a tres contratistas.
Eso es exactamente una RFQ: el plano de tu producto. Cuanto más detallado el plano, más comparables los presupuestos. Un proveedor chino que recibe "500 unidades de una botella" cotizará cualquier cosa; uno que recibe "botella de acero inoxidable 304, 500 ml, tapa de bambú, logo grabado a láser, packaging en caja kraft, 500 uds" cotizará algo real.
Fórmula: qué debe contener una RFQ
No hay una fórmula matemática única, pero sí una estructura mínima obligatoria:
RFQ = Especificaciones + Cantidad + Incoterm + Plazo + Condiciones de pago + Packaging + Certificaciones
Ejemplo numérico real (producto: botella térmica personalizada):
| Campo | Dato enviado al proveedor |
|---|---|
| Especificación | Acero inox 304, 500 ml, tapa bambú |
| Cantidad | 500 uds (muestra) / 3.000 uds (producción) |
| Incoterm | FOB Shenzhen |
| Plazo deseado | 25 días producción + 30 días tránsito marítimo |
| Pago | 30% depósito / 70% contra BL |
| Packaging | Caja kraft individual + master de 24 uds |
| Certificaciones | FDA, LFGB, BSCI |
Con esos datos, un proveedor serio te responde en 48–72 h con precio unitario, MOQ y lead time. Sin ellos, te responde en una semana con "depende".
RFQ vs. otras herramientas de sourcing
| Herramienta | ¿Para qué sirve? | ¿Cuándo usarla? |
|---|---|---|
| **RFI** (Request for Information) | Conocer qué proveedores existen y qué capacidades tienen | Fase exploratoria, antes de saber qué quieres |
| **RFQ** (Request for Quotation) | Obtener precio y plazo de un producto ya definido | Cuando tienes specs y cantidad claras |
| **RFP** (Request for Proposal) | Pedir una solución completa (diseño + producción + logística) | Proyectos de marca privada complejos |
| **PO** (Purchase Order) | Confirmar el pedido al proveedor elegido | Después de negociar y cerrar la RFQ |
La diferencia clave: RFI informa, RFQ cuantifica, RFP propone, PO ejecuta. Muchos sellers principiantes saltan directo del RFI al PO y pierden todo el poder de negociación.
Aplicación en DTC / e-commerce
1. Validación antes de invertir en stock
Antes de comprar 3.000 unidades de un producto, envías la RFQ a 5 proveedores. Si el precio unitario FOB más bajo es 4,80 € y tu PVP objetivo es 19,90 €, haces el cálculo:
Coste unitario landed ≈ 4,80 € (FOB) + 1,20 € (flete + aduanas) = 6,00 € Margen bruto = (19,90 − 6,00) / 19,90 = 69,8 %
Si el margen no cuadra, no compras. La RFQ te ahorra miles de euros en stock muerto.
2. Negociación por volumen
Con tres cotizaciones en la mano, puedes presionar: *"El proveedor B me ofrece 4,50 € a 3.000 uds. ¿Puedes igualarlo a 5.000 uds?"* Esto es benchmarking de proveedores y es la base del poder de compra.
3. Marca privada y packaging personalizado
Si vendes en Shopify o Amazon FBA con tu propia marca, la RFQ incluye diseño de etiqueta, código de barras FNSKU y requisitos de embalaje del marketplace. Sin eso, tu proveedor te enviará producto genérico y tendrás que reetiquetar tú (coste extra: 0,15–0,40 € por unidad).
4. Timing estacional
Para Black Friday o Navidad, la RFQ debe salir con 90–120 días de antelación: 15 días de cotización + 30 de producción + 30–45 de tránsito marítimo + 15 de check-in en FBA.
Errores frecuentes al enviar una RFQ
1. No especificar el Incoterm. "Precio puesto en mi almacén" no es lo mismo que FOB. La diferencia puede ser del 20–35 % en el coste final.
2. Pedir precio sin cantidad. Un proveedor no puede cotizar sin volumen. Da siempre un rango (ej. 500 / 1.000 / 5.000 uds).
3. Enviar la RFQ a un solo proveedor. Sin competencia no hay negociación. Mínimo 3, ideal 5–7.
4. Olvidar el MOQ. Descubrir que el MOQ es 10.000 uds cuando tu presupuesto es para 500 mata el proyecto.
5. No pedir muestras. La RFQ es papel; la muestra es realidad. Presupuesta 30–80 € por muestra + envío express.
6. Copiar-pegar la misma RFQ a todos. Personaliza el saludo y el contexto: los proveedores priorizan a quien muestra interés real.
7. No guardar histórico. Compara RFQs de distintos trimestres: los precios de fábrica suben y bajan según materia prima.
Términos relacionados
- RFI (Request for Information) — paso previo, exploración de proveedores.
- RFP (Request for Proposal) — solicitud de propuesta integral.
- PO (Purchase Order) — orden de compra firme tras cerrar la RFQ.
- MOQ (Minimum Order Quantity) — cantidad mínima que la fábrica acepta producir.
- Incoterms — reglas internacionales que definen quién paga flete, seguro y aduanas (FOB, EXW, DDP…).
- Lead time — tiempo entre confirmar el pedido y tener el producto listo o entregado.
- Landed cost — coste total del producto puesto en tu almacén (producto + flete + aranceles + seguro).
- Private label — marca propia sobre producto de fábrica, típico objetivo de una RFQ bien ejecutada.
En resumen: una RFQ no es un email, es una herramienta de negociación. Cuanto más precisa, más rápido obtienes precios reales, mejor comparas y más margen proteges. En DTC, el que domina la RFQ domina su cadena de suministro.