Sourcing

Định nghĩa

Sourcing (trong giới DTC/bán hàng online Việt Nam thường gọi là *tìm nguồn hàng* hoặc *đánh giá nhà cung cấp*) là toàn bộ quá trình tìm kiếm, sàng lọc và xác thực nhà cung cấp + sản phẩm tiềm năng trên phạm vi toàn cầu, trước khi bạn quyết định nhập hàng và bắt đầu bán.

Nói cách khác: Sourcing là bước số 0 của chuỗi — bạn chưa chọn được sản phẩm để bán nếu chưa biết ai làm ra nó, giá gốc bao nhiêu, MOQ thế nào, và hàng có về kịp không.

Sourcing khác với Purchasing (mua hàng). Purchasing là đặt đơn, thanh toán, theo dõi vận chuyển. Sourcing là quyết định *mua từ ai, mua cái gì, với điều kiện gì*. Làm sai sourcing thì purchasing chỉ là đang đốt tiền đúng quy trình.

Ví dụ dễ hiểu ()

Hãy tưởng tượng bạn mở quán cà phê đặc sản.

- Sourcing = bạn bay đến Đà Lạt, đi từng nông trại, nếm thử 12 mẫu robusta, kiểm tra giấy chứng nhận VietGAP, đàm phán giá theo kg, chốt xem ai giao hàng mỗi tháng.

- Purchasing = bạn gọi điện: “Tháng này lấy 200kg nhé, chuyển khoản rồi đó.”

Một người bán hàng online giỏi dành 60–70% thời gian cho sourcing, chỉ 30–40% cho vận hành. Vì sourcing quyết định biên lợi nhuận gộp — thứ mà mọi tối ưu quảng cáo sau đó chỉ có thể cải thiện chứ không thể cứu.

Công thức & chỉ số cốt lõi

1. Giá vốn landed (Landed Cost):

Landed Cost = Giá nhà máy (EXW)
 + Phí vận chuyển quốc tế
 + Thuế nhập khẩu & phí hải quan
 + Phí vận chuyển nội địa
 + Phí kiểm định / đóng gói lại

2. Biên lợi nhuận gộp trên mỗi đơn:

Gross Margin (%) = (Giá bán – Landed Cost – Phí sàn/COD) / Giá bán × 100

3. Điểm hòa vốn ROAS:

Break-even ROAS = 1 / Gross Margin

Ví dụ: Gross Margin = 40% → Break-even ROAS = 1 / 0,4 = 2,5. Nghĩa là cứ 1 đồng quảng cáo phải thu về 2,5 đồng doanh thu mới hòa vốn.

4. MOQ tối ưu theo vòng quay vốn:

Số ngày tồn kho = (Số lượng nhập × 30) / Số đơn bán trung bình mỗi tháng

Nếu bạn nhập 1.000 đơn vị mà bán 300 đơn/tháng → tồn kho 100 ngày. Với hàng trend, đó là án tử.

Bảng so sánh: Các kênh sourcing phổ biến tại Việt Nam

Ghi chú thực chiến: Với ngân sách test ban đầu 15–30 triệu VNĐ, combo hiệu quả nhất là 1688 (mẫu) → xưởng nội địa (scale). Đừng nhập container Alibaba ngay từ đơn đầu tiên.

Ứng dụng trong thực tế

Bước 1 — Xác định tiêu chí sourcing trước khi tìm:

- Landed Cost mục tiêu ≤ 30% giá bán dự kiến

- MOQ ≤ 30% vốn lưu động hiện có

- Thời gian sản xuất + vận chuyển ≤ 45 ngày

Bước 2 — Sàng lọc 3 lớp:

1. Lọc thô: 20–50 nhà cung cấp từ 1688/Alibaba/nhóm ngành

2. Lọc tinh: yêu cầu báo giá, catalogue, video xưởng → còn 5–8

3. Xác thực: đặt mẫu thật, kiểm tra đóng gói, đo sai số kích thước, test độ bền

Bước 3 — Đàm phán bằng dữ liệu, không bằng cảm xúc:

- Đưa 2–3 báo giá cạnh tranh cho cùng spec

- Hỏi rõ: giá theo bậc số lượng (100 / 500 / 1.000 / 5.000)

- Yêu cầu điều khoản: 30% cọc – 70% khi nhận hàng, hoặc L/C nếu đơn lớn

Bước 4 — Luôn đặt mẫu trước khi chốt đơn lớn. Chi phí mẫu 200.000–500.000 VNĐ rẻ hơn hàng trăm lần so với lô hàng 50 triệu bị lỗi.

7 lỗi sourcing phổ biến

1. Chọn nhà cung cấp theo giá thấp nhất — bỏ qua tỷ lệ lỗi, thời gian giao, khả năng đổi trả. Giá rẻ 10% nhưng lỗi 20% là lỗ nặng.

2. Không tính landed cost đầy đủ — quên thuế, phí hải quan, phí COD, phí lưu kho → tưởng lời 50% thực tế còn 18%.

3. Bỏ qua MOQ — nhập 5.000 đơn vị cho sản phẩm chưa test → chôn vốn 6 tháng.

4. Tin ảnh catalogue — ảnh render đẹp khác xa hàng thật. Luôn yêu cầu video quay xưởng + mẫu thật.

5. Chỉ có 1 nhà cung cấp — hết hàng, tăng giá, hoặc xưởng đóng cửa là bạn đứt chuỗi. Luôn có backup.

6. Không thương lượng điều khoản thanh toán — trả 100% trước là rủi ro cao. Cọc 30% là mức chuẩn.

7. Sourcing một lần rồi quên — nhà cung cấp thay đổi nguyên liệu, tăng giá âm thầm. Kiểm tra định kỳ mỗi 3 tháng.

Thuật ngữ liên quan

- MOQ (Minimum Order Quantity) — Số lượng đặt tối thiểu nhà cung cấp chấp nhận.

- OEM / ODM — Sản xuất theo thiết kế của bạn / theo thiết kế có sẵn của xưởng.

- Landed Cost — Tổng chi phí hàng về đến kho của bạn.

- CO / CQ — Giấy chứng nhận xuất xứ / chứng nhận chất lượng.

- Dropshipping — Bán trước, nhập sau, không giữ tồn kho.

- Private Label — Dán nhãn riêng lên sản phẩm có sẵn.

- Supplier Audit — Đánh giá, xác thực nhà cung cấp tại chỗ.

- Lead Time — Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng.

Tóm lại: Sourcing không phải là “đi tìm hàng rẻ”. Đó là xây dựng lợi thế cạnh tranh bằng chuỗi cung ứng. Người bán thắng không phải người chạy quảng cáo giỏi nhất, mà là người có landed cost thấp nhất, lead time ngắn nhất, và nhà cung cấp ổn định nhất.