Giao hàng đúng hạn (On-time Delivery) là một trong những chỉ số hiệu suất cốt lõi trong quản lý khách hàng ngoại thương, chỉ khả năng của người bán giao hàng đến địa điểm do người mua chỉ định hoặc người vận chuyển trong thời gian giao hàng (hoặc khung thời gian) đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc đơn hàng. Các tình huống sử dụng: theo dõi thực hiện đơn hàng, đánh giá nhà cung cấp, đánh giá sự hài lòng của khách hàng, quản lý thời hạn xuất trình chứng từ thư tín dụng. Lưu ý: 1) Cần xác định rõ tiêu chí 'đúng hạn' (như ETD, ETA, ngày đến kho), các điều kiện thương mại khác nhau (FOB, CIF, DDP) có điểm trách nhiệm khác nhau; 2) Cần phân biệt 'tỷ lệ giao hàng đúng hạn' (OTD%) với 'tỷ lệ xếp hàng đúng hạn', sau chỉ chỉ việc xếp hàng đúng hạn, trước bao gồm toàn bộ quá trình; 3) Khác với 'giao hàng kịp thời', đúng hạn nhấn mạnh ngày chính xác hơn, còn kịp thời nhấn mạnh không chậm trễ; 4) Chậm trễ có thể dẫn đến khiếu nại của khách hàng, bổ sung hàng bằng đường hàng không hoặc hủy đơn hàng. Người làm ngoại thương nên đưa OTD vào KPI, phối hợp với bộ phận sản xuất và logistics, sử dụng hệ thống ERP hoặc TMS để cảnh báo.
📝 Ví dụ
1. Tỷ lệ giao hàng đúng hạn của chúng tôi trong quý này đạt 98%, do đó khách hàng đã tăng lượng đơn hàng tiếp theo lên 20%. (Giải thích OTD là chỉ số hiệu suất nhà cung cấp, ảnh hưởng trực tiếp đến việc mua lại của khách hàng.)
2. Do lịch tàu bị trễ, lô hàng này không thể giao đúng hạn, vui lòng sắp xếp vận chuyển hàng không ngay lập tức và thông báo cho khách hàng thời gian dự kiến đến mới. (Giải thích tình huống xử lý khẩn cấp và giao tiếp với khách hàng khi OTD bất thường.)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync