전시회 초청장(Invitation Letter)은 무역에서 해외 고객, 파트너 또는 잠재 구매자를 초청하여 기업 소재국 또는 제3국에서 개최되는 산업 전시회에 참가하도록 하는 공식 서한입니다. 핵심 역할은 다음과 같습니다: 고객의 중국 비자 신청 지원(일부 국가 대사관/영사관에서 초청장 요구), 고객의 전시회 참가 의향 제고, 기업의 전문적 이미지 제시. 주로 광저우 교역회(캔톤페어), 화둥 교역회, 해외 산업 전시회 등에서 사용됩니다. 주의사항: 전시회 명칭, 시간, 장소, 부스 번호, 피초청인 정보, 초청 측 직인 및 연락처를 포함해야 하며, 비자용인 경우 '초청장은 전시회 참가 목적으로만 사용되며 기타 책임을 지지 않습니다'라고 명시하고 초청 측 사업자등록증 사본을 첨부해야 합니다. '비즈니스 초청장'과의 차이점은 전시회 초청장은 부스 방문 초청에 특화되어 있으며 비즈니스 협상이나 계약 체결을 위한 것이 아니라는 점입니다. '참가 확인서'와의 차이점은 후자는 참가업체와 주최자 간의 확인 문서라는 점입니다.
📝 예문
1. 존 스미스 귀하, 2025년 4월 15일부터 19일까지 광저우에서 개최되는 제137회 캔톤페어에 귀하를 진심으로 초청합니다. 우리의 부스 번호는 A구역 12.3이며, 최신 스마트 홈 제품을 전시할 예정입니다. 귀하의 방문을 기대합니다. (고객의 부스 방문 초청 및 비자 지원 목적)
2. 동봉하여 당사 직인이 날인된 전시회 초청장을 보내드리니 확인하시고 비자 신청에 사용하시기 바랍니다. 상담 시간을 확보해 드리기 위해 3월 31일까지 회신해 주시기 바랍니다. (고객에게 초청장을 사용한 비자 신청 및 일정 확인을 상기시키는 목적)