Hồ sơ chất lượng

Hồ sơ chất lượng (Quality Record) là tài liệu bằng chứng khách quan được hình thành trong hoạt động ngoại thương để chứng minh sản phẩm đáp ứng các yêu cầu chất lượng quy định, bao gồm báo cáo kiểm tra, dữ liệu thử nghiệm, giấy chứng nhận hợp quy, kế hoạch chất lượng, hồ sơ kiểm soát quá trình, v.v. Nó thường được sử dụng trong các tình huống như thực hiện hợp đồng, xử lý tranh chấp chất lượng, đánh giá của khách hàng, kiểm hàng của bên thứ ba và chứng nhận hệ thống (như ISO 9001). Khi sử dụng cần lưu ý: hồ sơ chất lượng phải trung thực, đầy đủ, có thể truy xuất nguồn gốc và tuân thủ thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật của nước nhập khẩu hoặc thỏa thuận hợp đồng; khác với 'Giấy chứng nhận chất lượng' (Certificate of Quality), loại sau là tuyên bố chính thức do bên thứ ba hoặc nhà cung cấp phát hành, còn hồ sơ chất lượng là bằng chứng gốc hỗ trợ cho tuyên bố đó. Ngoài ra, hồ sơ chất lượng không đồng nhất với 'hồ sơ kiểm tra', phạm vi của nó rộng hơn, bao gồm toàn bộ quá trình từ thiết kế, mua hàng, sản xuất, kiểm tra đến sau bán hàng. Người làm ngoại thương nên quy định rõ trong hợp đồng loại hồ sơ chất lượng, thời hạn nộp, ngôn ngữ và trách nhiệm lưu trữ để tránh bị từ chối nhận hàng hoặc khiếu nại do thiếu hồ sơ.