บันทึกคุณภาพ

บันทึกคุณภาพ (Quality Record) หมายถึงเอกสารหลักฐานเชิงวัตถุที่จัดทำขึ้นในธุรกิจการค้าต่างประเทศเพื่อพิสูจน์ว่าผลิตภัณฑ์เป็นไปตามข้อกำหนดด้านคุณภาพที่กำหนด รวมถึงรายงานการตรวจสอบ ข้อมูลการทดสอบ ใบรับรอง แผนคุณภาพ บันทึกการควบคุมกระบวนการ ฯลฯ มักใช้ในสถานการณ์ต่างๆ เช่น การปฏิบัติตามสัญญา การจัดการข้อพิพาทด้านคุณภาพ การตรวจสอบของลูกค้า การตรวจสอบสินค้าโดยบุคคลที่สาม และการรับรองระบบ (เช่น ISO 9001) ข้อควรระวังในการใช้งาน: บันทึกคุณภาพควรเป็นความจริง ครบถ้วน และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ และเป็นไปตามระเบียบของประเทศผู้นำเข้าหรือระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนดในสัญญา แตกต่างจาก 'ใบรับรองคุณภาพ' (Certificate of Quality) ซึ่งเป็นคำประกาศอย่างเป็นทางการที่ออกโดยบุคคลที่สามหรือผู้จัดหา ในขณะที่บันทึกคุณภาพเป็นหลักฐานดั้งเดิมที่สนับสนุนคำประกาศนั้น นอกจากนี้ บันทึกคุณภาพไม่เหมือนกับ 'บันทึกการตรวจสอบ' เนื่องจากมีขอบเขตที่กว้างกว่า ครอบคลุมกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่การออกแบบ การจัดซื้อ การผลิต การตรวจสอบ ไปจนถึงการบริการหลังการขาย ผู้ประกอบการค้าต่างประเทศควรระบุประเภทของบันทึกคุณภาพ กำหนดเวลาการส่ง ภาษา และความรับผิดชอบในการเก็บรักษาไว้ในสัญญาอย่างชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงการปฏิเสธสินค้าหรือการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนเนื่องจากการขาดหายไปของบันทึก