Tệp chương trình

Tài liệu thủ tục (Procedure Document) là văn bản bằng văn bản được sử dụng trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp ngoại thương để quy định các quy trình kinh doanh cụ thể, thường thuộc tài liệu cấp hai của hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001 hoặc kiểm soát nội bộ của công ty. Nó mô tả chi tiết mục đích, phạm vi, trách nhiệm, quy trình làm việc và yêu cầu hồ sơ của một hoạt động, đảm bảo tính nhất quán và khả năng truy xuất nguồn gốc của hoạt động. Các tình huống sử dụng bao gồm: xử lý đơn hàng, mua hàng, sản xuất, kiểm tra, khai báo hải quan, logistics, v.v. Lưu ý: Tài liệu thủ tục cần được phân biệt với sổ tay chất lượng và hướng dẫn công việc — sổ tay chất lượng là tài liệu mang tính cương lĩnh, tài liệu thủ tục là tài liệu mang tính quy trình, hướng dẫn công việc là các bước thao tác cụ thể. Tài liệu thủ tục phải được phát hành có kiểm soát, việc sửa đổi cần được phê duyệt và ghi lại phiên bản. Khác biệt với 'hướng dẫn công việc' là tài liệu thủ tục mô tả 'ai làm gì khi nào', còn hướng dẫn công việc mô tả 'làm như thế nào'. Trong ngoại thương, tài liệu thủ tục thường được cung cấp khi khách hàng kiểm tra nhà máy, đánh giá hệ thống hoặc theo yêu cầu hợp đồng để chứng minh tính quy phạm trong quản lý của doanh nghiệp.