เอกสารโปรแกรม

เอกสารขั้นตอน (Procedure Document) เป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรใช้ในระบบการจัดการขององค์กรการค้าระหว่างประเทศเพื่อกำหนดกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะ โดยปกติจัดเป็นเอกสารระดับที่สองของระบบคุณภาพ เช่น ISO 9001 หรือการควบคุมภายในของบริษัท โดยอธิบายรายละเอียดวัตถุประสงค์ ขอบเขต หน้าที่ความรับผิดชอบ ขั้นตอนการทำงาน และข้อกำหนดการบันทึกของกิจกรรมหนึ่งๆ เพื่อให้มั่นใจในความสอดคล้องและสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ สถานการณ์การใช้งานรวมถึง: การประมวลผลคำสั่งซื้อ การจัดซื้อ การผลิต การตรวจสอบ พิธีการศุลกากร โลจิสติกส์ เป็นต้น ข้อควรระวัง: เอกสารขั้นตอนต้องแยกแยะจากคู่มือคุณภาพและคู่มือการปฏิบัติงาน — คู่มือคุณภาพเป็นเอกสารเชิงนโยบาย เอกสารขั้นตอนเป็นเอกสารเชิงกระบวนการ คู่มือการปฏิบัติงานเป็นขั้นตอนการดำเนินงานเฉพาะ เอกสารขั้นตอนควรได้รับการควบคุมการแจกจ่าย การแก้ไขต้องได้รับการอนุมัติและบันทึกเวอร์ชัน ข้อแตกต่างจาก 'คู่มือการปฏิบัติงาน' คือ เอกสารขั้นตอนอธิบาย 'ใครทำอะไรเมื่อไหร่' ส่วนคู่มือการปฏิบัติงานอธิบาย 'ทำอย่างไร' ในการค้าระหว่างประเทศ เอกสารขั้นตอนมักใช้เมื่อลูกค้าตรวจสอบโรงงาน การตรวจประเมินระบบ หรือเมื่อสัญญากำหนด เพื่อพิสูจน์ความเป็นมาตรฐานของการจัดการองค์กร