程序文件

程序文件（Procedure Document）是外贸企业管理体系中用于规范特定业务流程的书面文件，通常属于ISO 9001等质量管理体系或公司内部控制的二级文件。它详细描述某项活动的目的、范围、职责、工作流程及记录要求，确保操作的一致性和可追溯性。使用场景包括：订单处理、采购、生产、检验、报关、物流等环节。注意事项：程序文件需与质量手册、作业指导书区分——质量手册是纲领性文件，程序文件是流程性文件，作业指导书是具体操作步骤。程序文件应受控发放，修订需审批并记录版本。与‘作业指导书’的区别在于，程序文件描述‘谁在何时做什么’，作业指导书描述‘如何做’。在外贸中，程序文件常用于客户验厂、体系审核或合同要求时提供，以证明企业管理的规范性。