Mẫu đối chiếu (Duplicate Sample) là bản sao mẫu hoàn toàn giống với mẫu gốc (Original Sample) được bên bán hoặc bên mua lưu giữ trong hoạt động ngoại thương, dùng để sau này đối chiếu chất lượng giao hàng, xử lý tranh chấp chất lượng hoặc làm tiêu chuẩn sản xuất. Các tình huống sử dụng bao gồm: bên bán sau khi gửi mẫu gốc sẽ giữ lại mẫu đối chiếu để bên mua xác nhận hoặc bộ phận sản xuất tham chiếu; bên mua sau khi nhận mẫu gốc cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp mẫu đối chiếu làm căn cứ chất lượng cho đơn hàng. Lưu ý: mẫu đối chiếu phải nhất quán nghiêm ngặt với mẫu gốc, bao gồm vật liệu, màu sắc, quy trình, v.v.; cần được bảo quản cẩn thận và ghi rõ ngày tháng, số hiệu để tránh nhầm lẫn; nếu mẫu gốc được sửa đổi, mẫu đối chiếu cũng cần được cập nhật đồng bộ. Khác biệt với 'mẫu gốc': mẫu gốc là mẫu được gửi hoặc xác nhận lần đầu, mẫu đối chiếu là bản sao của nó; khác biệt với 'mẫu niêm phong': mẫu niêm phong là mẫu do hai bên cùng ký niêm phong, có hiệu lực pháp lý, còn mẫu đối chiếu thường do một bên lưu giữ, hiệu lực yếu hơn. Mẫu đối chiếu có thể được dùng làm chứng cứ hỗ trợ trong tranh chấp, nhưng không có tính xác thực cao như mẫu niêm phong.
📝 Ví dụ
1. Chúng tôi đã gửi mẫu gốc theo yêu cầu hợp đồng và giữ lại một mẫu đối chiếu để sau này đối chiếu chất lượng hàng loạt. (Giải thích việc bên bán lưu giữ mẫu đối chiếu để so sánh chất lượng)
2. Đề nghị quý công ty cung cấp mẫu đối chiếu của lô hàng này để chúng tôi so sánh với hàng đến và xác nhận xem có nhất quán không. (Giải thích việc bên mua yêu cầu mẫu đối chiếu làm căn cứ nghiệm thu)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync