Xác nhận đơn hàng

Xác nhận đơn hàng (Order Confirmation) là tài liệu hoặc hành vi chính thức bằng văn bản mà bên mua hoặc bên bán trong giao dịch ngoại thương xác nhận các điều kiện giao dịch đã đạt được. Thường do bên bán phát hành sau khi nhận được đơn đặt hàng của bên mua, nội dung bao gồm tên hàng hóa, quy cách, số lượng, đơn giá, tổng giá, đóng gói, thời gian vận chuyển, phương thức thanh toán, điều kiện thương mại và các điều khoản chính khác. Các tình huống sử dụng: Sau khi bên mua phát hành đơn đặt hàng, bên bán chấp nhận và xác nhận dưới hình thức xác nhận đơn hàng; hoặc sau khi hai bên thương lượng, một bên phát hành xác nhận để cố định kết quả đàm phán. Lưu ý: Xác nhận đơn hàng không tương đương với hợp đồng nhưng có hiệu lực pháp lý ràng buộc, một khi bên mua chấp nhận thì cấu thành hợp đồng; cần kiểm tra kỹ tất cả các điều khoản để tránh mâu thuẫn với báo giá trước đó hoặc thư từ qua lại; nếu cần sửa đổi đơn hàng, phải ghi rõ 'tùy thuộc vào xác nhận cuối cùng' hoặc 'cần có xác nhận bằng văn bản của chúng tôi'. Khác biệt với Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Hóa đơn chiếu lệ thường được bên mua sử dụng để xin thư tín dụng hoặc ngoại hối, trong khi xác nhận đơn hàng tập trung hơn vào việc xác nhận bản thân giao dịch; so với hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng thường ngắn gọn hơn nhưng hiệu lực pháp lý tương tự.