Bản sao

Trong hoạt động ngoại thương, 'Bản photocopy' là bản sao được tạo ra bằng cách sao chép tài liệu gốc thông qua máy photocopy, máy scan và thường được sử dụng trong các khâu như khai báo hải quan, thanh toán, hoàn thuế, logistics. Khác với bản gốc (Original), bản photocopy không có hiệu lực pháp lý, không thể dùng để nhận hàng, chiết khấu hoặc làm chứng từ quyền sở hữu, thường chỉ dùng để tham khảo, lưu trữ hoặc kiểm tra sơ bộ. Các trường hợp sử dụng: khách hàng yêu cầu cung cấp bản photocopy chứng từ trước để xác nhận nội dung, hãng tàu hoặc forwarder yêu cầu cung cấp bản photocopy để lưu, nộp bản photocopy để hỗ trợ kiểm tra khi kiểm dịch hoặc khai báo hải quan. Lưu ý: 1. Trên bản photocopy nên ghi rõ 'COPY' hoặc 'Bản sao' để tránh nhầm lẫn với bản gốc; 2. Trong phương thức tín dụng chứng từ (L/C), trừ khi L/C cho phép rõ ràng, việc nộp bản photocopy có thể bị coi là bất hợp lệ; 3. Các chứng từ liên quan đến quyền sở hữu hoặc số tiền (như vận đơn, hối phiếu, đơn bảo hiểm) phải sử dụng bản gốc, bản photocopy không có giá trị; 4. Một số hải quan quốc gia yêu cầu bản photocopy phải có đóng dấu hoặc chữ ký xác nhận. Phân biệt với 'Bản sao (Duplicate)': Bản sao thường chỉ bản gốc thứ hai có hiệu lực tương đương bản gốc, còn bản photocopy chỉ là bản sao chép, không có hiệu lực tương đương.