Hồ sơ đảm bảo chất lượng hợp đồng

Hồ sơ bảo đảm chất lượng hợp đồng (Contract Quality Guarantee Record) là tài liệu hoặc hồ sơ có hệ thống do bên bán hoặc nhà sản xuất lập và lưu giữ trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương, nhằm chứng minh sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng. Vai trò cốt lõi là cung cấp chuỗi bằng chứng có thể truy xuất nguồn gốc khi xảy ra tranh chấp chất lượng, làm rõ trách nhiệm. Các tình huống sử dụng bao gồm: giao dịch hàng hóa số lượng lớn, máy móc thiết bị, sản phẩm điện tử có yêu cầu chất lượng nghiêm ngặt; trong phương thức tín dụng thư hoặc nhờ thu, ngân hàng có thể yêu cầu nộp hồ sơ này như một trong các chứng từ chiết khấu; khách hàng kiểm tra nhà máy hoặc bên thứ ba kiểm hàng cũng thường cần xem xét. Lưu ý: hồ sơ phải bao gồm ngày kiểm tra, số lô, hạng mục kiểm tra, giá trị thực đo, giá trị tiêu chuẩn, chữ ký của kiểm tra viên và kết luận, và tốt nhất là tương ứng một-một với điều khoản chất lượng, điều khoản kiểm tra trong hợp đồng; hồ sơ cần giữ nguyên bản gốc, không được tẩy xóa; nếu hợp đồng quy định lấy kiểm tra của bên mua hoặc bên thứ ba làm chuẩn, thì hồ sơ phải do bên tương ứng phát hành. Phân biệt với các thuật ngữ khác: Giấy bảo đảm chất lượng (Quality Guarantee) thường là văn bản cam kết một trang, trong khi hồ sơ bảo đảm chất lượng là hồ sơ mang tính quá trình, theo lô; Giấy chứng nhận kiểm tra (Inspection Certificate) thường do bên thứ ba phát hành, còn hồ sơ bảo đảm chất lượng có thể do bên bán nội bộ phát hành nhưng cần được hợp đồng công nhận.