หนังสือแจ้งการชำระเงิน

หนังสือแจ้งการชำระเงิน (Payment Notice) เป็นหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อในการค้าระหว่างประเทศ เพื่อแจ้งว่าผู้ซื้อได้รับชำระเงินแล้ว กำลังจะได้รับ หรือถึงกำหนดชำระแล้ว มักปรากฏในวิธีการชำระเงินเช่น การโอนเงินทางโทรเลข (T/T) เลตเตอร์ออฟเครดิต (L/C) หรือการเรียกเก็บเงิน (D/P, D/A) สถานการณ์การใช้งานรวมถึง: ผู้ขายยืนยันการรับชำระเงินหลังจากผู้ซื้อชำระเงิน; ผู้ขายเตือนผู้ซื้อให้ชำระเงินหลังจากจัดส่งสินค้า; ธนาคารแจ้งผู้รับประโยชน์ภายใต้ L/C ว่ามีการเจรจาหรือเข้าบัญชีแล้ว ข้อควรระวัง: หนังสือแจ้งการชำระเงินควรระบุจำนวนเงิน สกุลเงิน วิธีการชำระเงิน หมายเลขสัญญาหรือใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง วันที่ชำระเงิน และหมายเลขอ้างอิงธนาคารให้ชัดเจน หลีกเลี่ยงการสับสนกับหนังสือเตือนการชำระเงิน (Payment Reminder) — อย่างแรกคือการยืนยันหรือแจ้งว่าชำระแล้ว/จะชำระ อย่างหลังคือการเร่งรัดให้ชำระ แตกต่างจากใบเสร็จรับเงิน (Payment Receipt) หนังสือแจ้งการชำระเงินไม่จำเป็นต้องหมายความว่าเงินเข้าบัญชีจริง อาจเป็นการแจ้งล่วงหน้า ผู้ประกอบการค้าระหว่างประเทศควรเก็บหนังสือแจ้งการชำระเงินไว้เป็นหลักฐานการปฏิบัติตามสัญญา และตรวจสอบสลิปธนาคารเพื่อความปลอดภัยของเงินทุน