Thông báo khiếu nại

Thông báo khiếu nại (Notice of Claim) là thông báo chính thức bằng văn bản mà một bên (thường là người mua) gửi cho bên kia (thường là người bán hoặc người vận chuyển) khi phát hiện hàng hóa có vấn đề về chất lượng, số lượng, bao bì không phù hợp với hợp đồng, nhằm tuyên bố ý định khiếu nại và bảo lưu quyền khiếu nại. Các trường hợp sử dụng: sau khi hàng đến cảng kiểm tra phát hiện thiếu cân, hư hỏng, sai quy cách; hoặc sau khi bị từ chối thanh toán do chứng từ không phù hợp theo L/C thì đưa ra khiếu nại. Lưu ý: một là phải gửi trong thời hạn khiếu nại quy định trong hợp đồng hoặc L/C, quá hạn có thể mất quyền khiếu nại; hai là nội dung thông báo phải nêu rõ tình trạng hàng hóa, sự vi phạm hợp đồng, số tiền khiếu nại và căn cứ, kèm theo báo cáo giám định và bằng chứng; ba là thường phải gửi bằng văn bản (như email, thư) và giữ chứng từ giao nhận. Khác với 'Thư khiếu nại (Claim Letter)': thông báo khiếu nại thiên về 'thông báo' và 'bảo lưu quyền', còn thư khiếu nại chính thức đưa ra yêu cầu khiếu nại cụ thể và giải pháp. Khác với 'Thông báo bất đồng (Notice of Discrepancy)', loại sau thường dùng cho sai biệt chứng từ, còn thông báo khiếu nại nhắm vào hàng hóa hoặc vấn đề thực hiện hợp đồng.