Công chứng

Công chứng (Notarization) là hoạt động mà tổ chức công chứng, theo yêu cầu, chứng minh tính xác thực và hợp pháp của hành vi pháp lý, văn bản và sự kiện có ý nghĩa pháp lý. Trong lĩnh vực ngoại thương, công chứng thường được sử dụng để chứng minh tính xác thực của các tài liệu thương mại (như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, giấy ủy quyền, giấy chứng nhận đăng ký công ty, v.v.) để hải quan nước nhập khẩu, ngân hàng hoặc khách hàng chấp nhận. Các trường hợp sử dụng bao gồm: yêu cầu nộp tài liệu đã công chứng theo thư tín dụng, công chứng chứng cứ trong kiện tụng hoặc trọng tài xuyên quốc gia, bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, và công chứng tài liệu khi thành lập công ty đầu tư nước ngoài. Lưu ý: Công chứng khác với hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) và chứng nhận đại sứ quán; công chứng chỉ do công chứng viên chứng minh danh tính người ký và tính xác thực của hành vi ký, không bao gồm thẩm tra nội dung thực chất của tài liệu; nếu tài liệu cần sử dụng ở nước ngoài, thường còn phải qua chứng nhận của Bộ Ngoại giao hoặc đại sứ quán/lãnh sự quán tại Trung Quốc (tức 'chứng nhận kép'). Khác với 'chứng kiến' (Witnessing), công chứng có hiệu lực chứng minh pháp lý mạnh hơn. Người làm ngoại thương cần xác định rõ loại công chứng mà khách hàng hoặc thư tín dụng yêu cầu, tránh từ chối thanh toán hoặc chậm trễ thông quan do tài liệu không phù hợp.