การรับรองเอกสาร

การรับรองเอกสาร (Notarization) หมายถึงกิจกรรมที่สถาบันรับรองเอกสารตามคำร้องขอ ทำการรับรองความถูกต้องและความชอบด้วยกฎหมายของการกระทำทางกฎหมาย เอกสารที่มีความหมายทางกฎหมาย และข้อเท็จจริง ในด้านการค้าต่างประเทศ การรับรองเอกสารมักใช้เพื่อรับรองความถูกต้องของเอกสารทางธุรกิจ (เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบรายการบรรจุสินค้า หนังสือมอบอำนาจ หนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัท เป็นต้น) เพื่อให้ศุลกากร ธนาคาร หรือลูกค้าของประเทศผู้นำเข้า ยอมรับ สถานการณ์การใช้งานรวมถึง: การเรียกเก็บเงินตามเลตเตอร์ออฟเครดิตที่ต้องการเอกสารที่ผ่านการรับรอง, การรับรองพยานหลักฐานในคดีความหรือการอนุญาโตตุลาการข้ามประเทศ, การคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญา, และการรับรองเอกสารในการจัดตั้งบริษัทลงทุนในต่างประเทศ เป็นต้น ข้อควรระวัง: การรับรองเอกสารแตกต่างจากการรับรองกงสุล (Legalization) และการรับรองสถานทูต การรับรองเอกสารเพียงรับรองตัวตนของผู้ลงนามและความถูกต้องของการลงนามโดยพนักงานรับรองเอกสาร ไม่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบเนื้อหาสาระของเอกสาร หากเอกสารต้องใช้ในต่างประเทศ โดยปกติยังต้องผ่านการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศหรือสถานทูต/สถานกงสุลในประเทศจีน (คือ 'การรับรองสองชั้น') แตกต่างจาก 'การเป็นพยาน' (Witnessing) การรับรองเอกสารมีผลทางกฎหมายที่แข็งแกร่งกว่า ผู้ประกอบการค้าต่างประเทศควรชี้แจงประเภทการรับรองเอกสารที่ลูกค้าหรือเลตเตอร์ออฟเครดิตต้องการ เพื่อหลีกเลี่ยงการปฏิเสธการชำระเงินหรือความล่าช้าในการผ่านพิธีการศุลกากรเนื่องจากเอกสารไม่ตรงตามข้อกำหนด