เอกสารแนบ

ในศัพท์การค้าต่างประเทศ 'เอกสารแนบ' (Attachment) หมายถึงเอกสาร รูปภาพ หรือข้อมูลเพิ่มเติมที่ส่งหรือจัดเก็บพร้อมกับเอกสารหลัก (เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบรายการบรรจุหีบห่อ ใบตราส่งสินค้า เป็นต้น) เพื่อให้คำอธิบายเพิ่มเติม หลักฐาน หรือรายละเอียด ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่ การแนบข้อกำหนดผลิตภัณฑ์เมื่อเสนอราคา การแนบข้อตกลงทางเทคนิคหลังสัญญา การแนบรายละเอียดการบรรจุหลังใบแจ้งหนี้ การแนบสำเนาใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าในอีเมล เป็นต้น ข้อควรปฏิบัติ 1) เอกสารแนบควรตั้งชื่อให้ชัดเจนเพื่อให้ง่ายต่อการระบุ เช่น 'Packing List_Invoice No.123.pdf' 2) เนื้อหาของเอกสารแนบต้องสอดคล้องกับเอกสารหลักเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง 3) หากเอกสารแนบมีผลทางกฎหมาย (เช่น เอกสารแนบของสัญญา) ต้องได้รับการยืนยันหรือลงนามจากทั้งสองฝ่าย 4) ระวังข้อจำกัดขนาดไฟล์แนบในอีเมล ไฟล์ขนาดใหญ่สามารถใช้ลิงก์คลาวด์ได้ ต่างจาก 'ภาคผนวก' (Appendix) ตรงที่เอกสารแนบมักแยกจากเนื้อหาหลักของเอกสารหลัก ในขณะที่ภาคผนวกเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารหลัก เมื่อเทียบกับ 'เอกสารประกอบ' (Accompanying Documents) เอกสารแนบเน้นการกระทำ 'การแนบ' มากกว่า ในขณะที่เอกสารประกอบเน้นเอกสารราชการที่ต้องมาพร้อมกัน ผู้ประกอบการค้าต่างประเทศควรตรวจสอบให้เอกสารแนบครบถ้วน ใช้รูปแบบสากล (เช่น PDF) และเก็บบันทึกการส่งไว้