Tài liệu khiếu nại

Tài liệu khiếu nại (Claim Documents) là bộ hồ sơ bằng chứng bằng văn bản cần thiết phải nộp khi một bên trong thương mại quốc tế yêu cầu bồi thường từ bên kia do hàng hóa không phù hợp với hợp đồng về chất lượng, số lượng, bao bì, thời hạn giao hàng, v.v. Các tình huống sử dụng phổ biến bao gồm: người mua khiếu nại người bán do thiếu hụt hàng hóa, khuyết tật chất lượng; hoặc khiếu nại công ty bảo hiểm, người vận chuyển. Các tài liệu cốt lõi thường bao gồm: thư khiếu nại (Claim Letter), báo cáo kiểm tra (Inspection Report), vận đơn, hóa đơn, phiếu đóng gói, phiếu trọng lượng, ảnh, báo cáo công chứng của bên thứ ba, v.v. Lưu ý: Tài liệu khiếu nại phải trung thực, đầy đủ, kịp thời và phải được nộp trong thời hạn khiếu nại quy định trong hợp đồng; các đối tượng khiếu nại khác nhau (người bán, người vận chuyển, công ty bảo hiểm) yêu cầu các bộ tài liệu khác nhau, ví dụ khi khiếu nại công ty bảo hiểm cần thêm đơn bảo hiểm và báo cáo giám định tổn thất hàng hóa. Khác với 'Tài liệu giải quyết (Settlement Documents)': tài liệu khiếu nại là bằng chứng do bên khiếu nại chủ động nộp, còn tài liệu giải quyết là tài liệu do bên bị khiếu nại cung cấp khi xử lý khiếu nại. So với 'Tài liệu tranh chấp (Dispute Documents)', tài liệu khiếu nại tập trung hơn vào số tiền tổn thất cụ thể và chứng minh mối quan hệ nhân quả.