Định nghĩa: Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice, viết tắt PI) là hóa đơn tham khảo không chính thức do nhà xuất khẩu phát hành cho nhà nhập khẩu trước khi giao dịch chính thức, dùng để báo giá, xác nhận điều khoản giao dịch, xin giấy phép nhập khẩu hoặc mở thư tín dụng. Vai trò cốt lõi bao gồm: là bảng báo giá làm rõ hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán và các điều kiện giao dịch; hỗ trợ nhà nhập khẩu làm thủ tục phê duyệt nhập khẩu, xin hạn ngạch ngoại hối; làm căn cứ mở thư tín dụng; giúp nhà xuất khẩu sắp xếp trước sản xuất và đặt chỗ vận chuyển. PI không có hiệu lực ràng buộc pháp lý, nhưng sau khi hai bên xác nhận sẽ trở thành phụ lục hợp đồng, có ý nghĩa hướng dẫn cho hóa đơn thương mại chính thức và việc lập chứng từ sau này.
Định nghĩa: Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice, viết tắt PI) là hóa đơn tham khảo không chính thức do nhà xuất khẩu phát hành cho nhà nhập khẩu trước khi giao dịch chính thức, dùng để báo giá, xác nhận điều khoản giao dịch, xin giấy phép nhập khẩu hoặc mở thư tín dụng. Vai trò cốt lõi bao gồm: là bảng báo giá làm rõ hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán và các điều kiện giao dịch; hỗ trợ nhà nhập khẩu làm thủ tục phê duyệt nhập khẩu, xin hạn ngạch ngoại hối; làm căn cứ mở thư tín dụng; giúp nhà xuất khẩu sắp xếp trước sản xuất và đặt chỗ vận chuyển. PI không có hiệu lực ràng buộc pháp lý, nhưng sau khi hai bên xác nhận sẽ trở thành phụ lục hợp đồng, có ý nghĩa hướng dẫn cho hóa đơn thương mại chính thức và việc lập chứng từ sau này.
🎯 Mục đích
Vai trò: Hóa đơn chiếu lệ là chứng từ ban đầu không thể thiếu trong thương mại quốc tế. Nhà nhập khẩu cần nó để xin ngân hàng nước mình mở thư tín dụng, xin giấy phép nhập khẩu và hạn ngạch ngoại hối từ hải quan hoặc cơ quan quản lý thương mại; nhà xuất khẩu cần nó để xác nhận chi tiết đơn hàng, sắp xếp sản xuất và vận chuyển. Trong thanh toán bằng thư tín dụng, PI là phụ lục quan trọng của đơn xin mở thư tín dụng; trong giao dịch bán chịu hoặc chuyển tiền điện tử, PI thường được dùng như thông báo thanh toán. Ngoài ra, PI còn được dùng để khai báo trước khi thông quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ và chứng nhận lãnh sự. Nó kết nối hỏi giá, chào giá, trả giá và hợp đồng chính thức, là công cụ then chốt trong đàm phán giao dịch và chuẩn bị thực hiện hợp đồng.
Vai trò: Hóa đơn chiếu lệ là chứng từ ban đầu không thể thiếu trong thương mại quốc tế. Nhà nhập khẩu cần nó để xin ngân hàng nước mình mở thư tín dụng, xin giấy phép nhập khẩu và hạn ngạch ngoại hối từ hải quan hoặc cơ quan quản lý thương mại; nhà xuất khẩu cần nó để xác nhận chi tiết đơn hàng, sắp xếp sản xuất và vận chuyển. Trong thanh toán bằng thư tín dụng, PI là phụ lục quan trọng của đơn xin mở thư tín dụng; trong giao dịch bán chịu hoặc chuyển tiền điện tử, PI thường được dùng như thông báo thanh toán. Ngoài ra, PI còn được dùng để khai báo trước khi thông quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ và chứng nhận lãnh sự. Nó kết nối hỏi giá, chào giá, trả giá và hợp đồng chính thức, là công cụ then chốt trong đàm phán giao dịch và chuẩn bị thực hiện hợp đồng.
📋 Trường chính
Proforma Invoice No.: Số hóa đơn chiếu lệ, do nhà xuất khẩu tự lập, cần duy nhất và liên tục, thuận tiện cho hai bên tra cứu và đối chiếu. Thường liên kết với số hóa đơn thương mại sau này, nhưng không được dùng lẫn lộn.. 常见错误: Số bị trùng hoặc tùy tiện bịa ra, dẫn đến không thể khớp với chứng từ sau này; bỏ trống hoặc tùy tiện sửa đổi sau khi điền. Date of Issue: Ngày phát hành, nên muộn hơn ngày hỏi giá, sớm hơn ngày hợp đồng hoặc thư tín dụng. Cần logic nhất quán với ngày mở thư tín dụng và thời hạn giao hàng.. 常见错误: Ngày sớm hơn ngày hỏi giá hoặc muộn hơn hiệu lực thư tín dụng; sử dụng ngày mơ hồ như “gần đây”. Seller / Exporter: Tên đầy đủ, địa chỉ chi tiết, điện thoại, fax, email và mã số thuế của nhà xuất khẩu. Phải nhất quán với giấy phép kinh doanh, đăng ký hải quan và người thụ hưởng thư tín dụng.. 常见错误: Dùng tên viết tắt hoặc địa chỉ sai; mã số thuế không khớp với đăng ký hải quan; thiếu thông tin liên hệ. Buyer / Importer: Tên đầy đủ, địa chỉ chi tiết, điện thoại, fax, email và mã số thuế của nhà nhập khẩu. Phải nhất quán với người xin mở thư tín dụng và người nhận hàng trên tờ khai nhập khẩu.. 常见错误: Sai chính tả hoặc dùng tên không chính thức; địa chỉ không đầy đủ gây chậm trễ thông quan. Terms of Payment: Phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/P, O/A, v.v., cần nêu rõ tỷ lệ và mốc thời gian. Trong trường hợp thư tín dụng phải ghi rõ loại thư tín dụng và ngân hàng mở.. 常见错误: Ghi chung chung “T/T” mà không nêu tỷ lệ trả trước; điều khoản thư tín dụng không nhất quán với hợp đồng. Terms of Delivery: Điều khoản thương mại như FOB, CIF, EXW, v.v., cần ghi rõ phiên bản Incoterms® và cảng hoặc địa điểm chỉ định.. 常见错误: Thiếu năm phiên bản; tên cảng không cụ thể hoặc mâu thuẫn với thư tín dụng. Description of Goods: Mô tả hàng hóa, bao gồm tên hàng, quy cách, model, chất liệu, mục đích sử dụng, v.v., phải nhất quán với phân loại mã HS, tránh mô tả mơ hồ.. 常见错误: Tên hàng quá chung chung như “phụ tùng máy móc”; quy cách không khớp với chứng từ sau này. Quantity: Số lượng, cần ghi rõ đơn vị đo lường (như PCS, SETS, KGS) và điều khoản dung sai. Phải nhất quán với phiếu đóng gói và vận đơn.. 常见错误: Đơn vị không rõ ràng; số lượng xung đột với biên độ tăng giảm cho phép của thư tín dụng. Unit Price: Đơn giá, bao gồm loại tiền tệ, đơn vị, cấu thành giá theo điều khoản thương mại. Phải tương ứng chặt chẽ với tổng giá và số tiền thư tín dụng.. 常见错误: Nhầm lẫn ký hiệu tiền tệ; tính sai đơn giá và tổng giá; thiếu mô tả hoa hồng hoặc chiết khấu. Total Amount: Tổng số tiền, chữ và số nhất quán, loại tiền tệ rõ ràng. Cần duy trì quan hệ logic với số tiền thư tín dụng và số tiền bảo hiểm (nếu CIF).. 常见错误: Số tiền bằng chữ và số không nhất quán; tổng giá không khớp với đơn giá × số lượng; thiếu loại tiền tệ. Port of Loading / Discharge: Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng, cần cụ thể rõ ràng, tránh dùng cách diễn đạt mơ hồ như “Any Chinese Port”. Phải phù hợp với điều khoản thương mại.. 常见错误: Sai chính tả tên cảng; cảng đích không khớp với thư tín dụng; điểm nội địa không được ghi rõ. Country of Origin: Quốc gia xuất xứ, cần điền chính xác, ảnh hưởng đến ưu đãi thuế quan và việc làm giấy chứng nhận xuất xứ. Phải nhất quán với nơi sản xuất thực tế.. 常见错误: Điền nhầm thành nước xuất khẩu; tiêu chuẩn xuất xứ không rõ ràng dẫn đến bị trả chứng từ. Validity: Hiệu lực báo giá, thường từ 30-60 ngày, cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc. Sau khi hết hạn cần xác nhận lại hoặc cập nhật PI.. 常见错误: Không ghi rõ hiệu lực; hiệu lực quá ngắn khiến khách hàng không kịp mở thư tín dụng. Bank Information: Tên ngân hàng nhận tiền, địa chỉ, mã SWIFT, số tài khoản, người thụ hưởng. Cần nhất quán với ngân hàng xuất trình thư tín dụng hoặc thỏa thuận hợp đồng.. 常见错误: Sai mã SWIFT; số tài khoản không khớp với tên người thụ hưởng; thiếu thông tin ngân hàng trung gian. Signature / Stamp: Chữ ký hoặc con dấu của nhà xuất khẩu, thường là ký tay kèm con dấu công ty. Cần nhất quán với chữ ký và con dấu trên chứng từ sau này, đảm bảo hiệu lực pháp lý.. 常见错误: Thiếu chữ ký hoặc con dấu mờ; sử dụng chữ ký điện tử chưa được đối tác công nhận.
Proforma Invoice No.
Số hóa đơn chiếu lệ, do nhà xuất khẩu tự lập, cần duy nhất và liên tục, thuận tiện cho hai bên tra cứu và đối chiếu. Thường liên kết với số hóa đơn thương mại sau này, nhưng không được dùng lẫn lộn.
⚠️ Số bị trùng hoặc tùy tiện bịa ra, dẫn đến không thể khớp với chứng từ sau này; bỏ trống hoặc tùy tiện sửa đổi sau khi điền.
Date of Issue
Ngày phát hành, nên muộn hơn ngày hỏi giá, sớm hơn ngày hợp đồng hoặc thư tín dụng. Cần logic nhất quán với ngày mở thư tín dụng và thời hạn giao hàng.
⚠️ Ngày sớm hơn ngày hỏi giá hoặc muộn hơn hiệu lực thư tín dụng; sử dụng ngày mơ hồ như “gần đây”.
Seller / Exporter
Tên đầy đủ, địa chỉ chi tiết, điện thoại, fax, email và mã số thuế của nhà xuất khẩu. Phải nhất quán với giấy phép kinh doanh, đăng ký hải quan và người thụ hưởng thư tín dụng.
⚠️ Dùng tên viết tắt hoặc địa chỉ sai; mã số thuế không khớp với đăng ký hải quan; thiếu thông tin liên hệ.
Buyer / Importer
Tên đầy đủ, địa chỉ chi tiết, điện thoại, fax, email và mã số thuế của nhà nhập khẩu. Phải nhất quán với người xin mở thư tín dụng và người nhận hàng trên tờ khai nhập khẩu.
⚠️ Sai chính tả hoặc dùng tên không chính thức; địa chỉ không đầy đủ gây chậm trễ thông quan.
Terms of Payment
Phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/P, O/A, v.v., cần nêu rõ tỷ lệ và mốc thời gian. Trong trường hợp thư tín dụng phải ghi rõ loại thư tín dụng và ngân hàng mở.
⚠️ Ghi chung chung “T/T” mà không nêu tỷ lệ trả trước; điều khoản thư tín dụng không nhất quán với hợp đồng.
Terms of Delivery
Điều khoản thương mại như FOB, CIF, EXW, v.v., cần ghi rõ phiên bản Incoterms® và cảng hoặc địa điểm chỉ định.
⚠️ Thiếu năm phiên bản; tên cảng không cụ thể hoặc mâu thuẫn với thư tín dụng.
Description of Goods
Mô tả hàng hóa, bao gồm tên hàng, quy cách, model, chất liệu, mục đích sử dụng, v.v., phải nhất quán với phân loại mã HS, tránh mô tả mơ hồ.
⚠️ Tên hàng quá chung chung như “phụ tùng máy móc”; quy cách không khớp với chứng từ sau này.
Quantity
Số lượng, cần ghi rõ đơn vị đo lường (như PCS, SETS, KGS) và điều khoản dung sai. Phải nhất quán với phiếu đóng gói và vận đơn.
⚠️ Đơn vị không rõ ràng; số lượng xung đột với biên độ tăng giảm cho phép của thư tín dụng.
Unit Price
Đơn giá, bao gồm loại tiền tệ, đơn vị, cấu thành giá theo điều khoản thương mại. Phải tương ứng chặt chẽ với tổng giá và số tiền thư tín dụng.
⚠️ Nhầm lẫn ký hiệu tiền tệ; tính sai đơn giá và tổng giá; thiếu mô tả hoa hồng hoặc chiết khấu.
Total Amount
Tổng số tiền, chữ và số nhất quán, loại tiền tệ rõ ràng. Cần duy trì quan hệ logic với số tiền thư tín dụng và số tiền bảo hiểm (nếu CIF).
⚠️ Số tiền bằng chữ và số không nhất quán; tổng giá không khớp với đơn giá × số lượng; thiếu loại tiền tệ.
Port of Loading / Discharge
Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng, cần cụ thể rõ ràng, tránh dùng cách diễn đạt mơ hồ như “Any Chinese Port”. Phải phù hợp với điều khoản thương mại.
⚠️ Sai chính tả tên cảng; cảng đích không khớp với thư tín dụng; điểm nội địa không được ghi rõ.
Country of Origin
Quốc gia xuất xứ, cần điền chính xác, ảnh hưởng đến ưu đãi thuế quan và việc làm giấy chứng nhận xuất xứ. Phải nhất quán với nơi sản xuất thực tế.
⚠️ Điền nhầm thành nước xuất khẩu; tiêu chuẩn xuất xứ không rõ ràng dẫn đến bị trả chứng từ.
Validity
Hiệu lực báo giá, thường từ 30-60 ngày, cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc. Sau khi hết hạn cần xác nhận lại hoặc cập nhật PI.
⚠️ Không ghi rõ hiệu lực; hiệu lực quá ngắn khiến khách hàng không kịp mở thư tín dụng.
Bank Information
Tên ngân hàng nhận tiền, địa chỉ, mã SWIFT, số tài khoản, người thụ hưởng. Cần nhất quán với ngân hàng xuất trình thư tín dụng hoặc thỏa thuận hợp đồng.
⚠️ Sai mã SWIFT; số tài khoản không khớp với tên người thụ hưởng; thiếu thông tin ngân hàng trung gian.
Signature / Stamp
Chữ ký hoặc con dấu của nhà xuất khẩu, thường là ký tay kèm con dấu công ty. Cần nhất quán với chữ ký và con dấu trên chứng từ sau này, đảm bảo hiệu lực pháp lý.
⚠️ Thiếu chữ ký hoặc con dấu mờ; sử dụng chữ ký điện tử chưa được đối tác công nhận.
⚠️ Lỗi thường gặp
Nội dung hóa đơn chiếu lệ không nhất quán với hóa đơn thương mại sau này, như tên hàng, số lượng, số tiền, điều khoản thương mại có sai khác, dẫn đến lỗi không phù hợp thư tín dụng hoặc cản trở thông quan. Thiếu các điều khoản then chốt như phương thức thanh toán, điều khoản thương mại, hiệu lực, xuất xứ, khiến PI không có tính khả thi, khách hàng không thể dựa vào đó để mở thư tín dụng hoặc xin giấy phép nhập khẩu. Thông tin người nhận hàng điền sai hoặc không đầy đủ, như sai chính tả tên công ty, thiếu địa chỉ, thiếu mã số thuế, dẫn đến thất bại khi khai báo nhập khẩu hoặc ngân hàng từ chối thanh toán. Số tiền bằng chữ và số không nhất quán hoặc nhầm lẫn loại tiền tệ, như dùng lẫn USD và CNY, tính sai tổng giá, gây tranh chấp số tiền thư tín dụng hoặc vấn đề quản lý ngoại hối. Không ghi rõ phiên bản Incoterms® và địa điểm chỉ định của điều khoản thương mại, dẫn đến phân chia rủi ro không rõ ràng, phát sinh tranh chấp về trách nhiệm vận chuyển và bảo hiểm. Thông tin ngân hàng sai hoặc lỗi thời, như sai mã SWIFT, số tài khoản, tên người thụ hưởng, gây thất bại hoặc chậm trễ chuyển tiền, ảnh hưởng tiến độ giao dịch. Mô tả hàng hóa quá chung chung hoặc không khớp với mã HS, khiến hải quan nước nhập khẩu nghi ngờ phân loại, ảnh hưởng thu thuế quan và hiệu quả thông quan. Quản lý số PI và ngày tháng lộn xộn, không thể thiết lập quan hệ tương ứng với hợp đồng, thư tín dụng, hóa đơn thương mại và các chứng từ khác, làm tăng độ khó kiểm tra chứng từ.
⚠️ Nội dung hóa đơn chiếu lệ không nhất quán với hóa đơn thương mại sau này, như tên hàng, số lượng, số tiền, điều khoản thương mại có sai khác, dẫn đến lỗi không phù hợp thư tín dụng hoặc cản trở thông quan.
⚠️ Thiếu các điều khoản then chốt như phương thức thanh toán, điều khoản thương mại, hiệu lực, xuất xứ, khiến PI không có tính khả thi, khách hàng không thể dựa vào đó để mở thư tín dụng hoặc xin giấy phép nhập khẩu.
⚠️ Thông tin người nhận hàng điền sai hoặc không đầy đủ, như sai chính tả tên công ty, thiếu địa chỉ, thiếu mã số thuế, dẫn đến thất bại khi khai báo nhập khẩu hoặc ngân hàng từ chối thanh toán.
⚠️ Số tiền bằng chữ và số không nhất quán hoặc nhầm lẫn loại tiền tệ, như dùng lẫn USD và CNY, tính sai tổng giá, gây tranh chấp số tiền thư tín dụng hoặc vấn đề quản lý ngoại hối.
⚠️ Không ghi rõ phiên bản Incoterms® và địa điểm chỉ định của điều khoản thương mại, dẫn đến phân chia rủi ro không rõ ràng, phát sinh tranh chấp về trách nhiệm vận chuyển và bảo hiểm.
⚠️ Thông tin ngân hàng sai hoặc lỗi thời, như sai mã SWIFT, số tài khoản, tên người thụ hưởng, gây thất bại hoặc chậm trễ chuyển tiền, ảnh hưởng tiến độ giao dịch.
⚠️ Mô tả hàng hóa quá chung chung hoặc không khớp với mã HS, khiến hải quan nước nhập khẩu nghi ngờ phân loại, ảnh hưởng thu thuế quan và hiệu quả thông quan.
⚠️ Quản lý số PI và ngày tháng lộn xộn, không thể thiết lập quan hệ tương ứng với hợp đồng, thư tín dụng, hóa đơn thương mại và các chứng từ khác, làm tăng độ khó kiểm tra chứng từ.
🌍 Yêu cầu quốc gia
Hoa Kỳ: Hải quan Hoa Kỳ yêu cầu hóa đơn chiếu lệ là chứng từ hỗ trợ khai báo nhập khẩu, cần bao gồm mô tả hàng hóa chi tiết, mã HS, quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Nếu dùng để xin giấy phép FDA, EPA, v.v., cần ghi thêm số đăng ký liên quan. Hoa Kỳ có yêu cầu khai báo đặc biệt đối với sản phẩm thuộc lệnh thuế chống bán phá giá, chống trợ cấp, PI phải phản ánh trung thực giá giao dịch, tránh khai thấp. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP). Liên minh Châu Âu: Hải quan các quốc gia thành viên EU yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và tính thuế giá trị gia tăng (VAT). PI cần ghi số EORI, mã số VAT, quốc gia xuất xứ và tuyên bố xuất xứ ưu đãi (nếu áp dụng). Đối với sản phẩm chứng nhận CE, cần thể hiện tuyên bố phù hợp trong PI. Sản phẩm liên quan đến biện pháp chống bán phá giá của EU cần cung cấp thông tin chuỗi cung ứng đầy đủ. Quy định cụ thể theo Bộ luật Hải quan EU và thông báo mới nhất của hải quan các nước. Nhật Bản: Hải quan Nhật Bản yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và đánh giá thuế quan. PI cần ghi mã HS, quốc gia xuất xứ, điều khoản thương mại và phương thức thanh toán. Nếu xin thuế suất ưu đãi theo Hệ thống ưu đãi phổ cập (GSP) hoặc Hiệp định Đối tác Kinh tế (EPA), cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Nhật Bản có yêu cầu đặc biệt về nhãn mác và giấy phép đối với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, PI nên ghi số phê duyệt liên quan. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Nhật Bản. Hàn Quốc: Hải quan Hàn Quốc yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và quản lý ngoại hối. PI cần bao gồm mô tả hàng hóa chi tiết, mã HS, quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Nếu xin thuế quan ưu đãi FTA, cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Hàn Quốc áp dụng chế độ giấy phép nhập khẩu đối với một số mặt hàng, PI cần ghi số giấy phép. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Hàn Quốc. Trung Đông (Ả Rập Xê Út / UAE): Hải quan Ả Rập Xê Út và UAE yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và chứng nhận lãnh sự. PI cần ghi quốc gia xuất xứ, điều khoản thương mại, phương thức thanh toán, và thường cần được đại sứ quán hoặc phòng thương mại địa phương chứng nhận. Ả Rập Xê Út yêu cầu chứng nhận SABER, UAE yêu cầu chứng nhận ECAS, PI nên thể hiện số chứng nhận liên quan. Đối với thương mại liên quan đến Israel, cần lưu ý điều khoản tẩy chay của các nước Ả Rập. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương. Brazil: Hải quan Brazil yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho giấy phép nhập khẩu và khai báo hải quan. PI cần bao gồm mô tả hàng hóa chi tiết, mã HS (NCM), quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Brazil áp dụng chế độ giấy phép nhập khẩu, PI phải nhất quán với thông tin giấy phép. Ngoài ra, Brazil yêu cầu PI ghi rõ cấu thành chi phí như cước vận chuyển, phí bảo hiểm để tính thuế quan. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Thuế Liên bang Brazil. Ấn Độ: Hải quan Ấn Độ yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và quản lý ngoại hối. PI cần ghi mã HS, quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Ấn Độ áp dụng yêu cầu giấy phép nhập khẩu và dấu tiêu chuẩn (BIS) đối với một số mặt hàng, PI nên thể hiện chứng nhận liên quan. Nếu xin thuế quan ưu đãi, cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Ủy ban Thuế gián thu Trung ương và Hải quan Ấn Độ. Nga: Hải quan Nga yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và kiểm soát ngoại hối. PI cần ghi mã HS (TN VED), quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Nga áp dụng giấy phép nhập khẩu và chứng nhận bắt buộc (GOST-R) đối với một số mặt hàng, PI nên thể hiện số chứng nhận. Ngoài ra, Nga yêu cầu PI kèm bản dịch tiếng Nga. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Liên bang Nga.
Hoa Kỳ
Hải quan Hoa Kỳ yêu cầu hóa đơn chiếu lệ là chứng từ hỗ trợ khai báo nhập khẩu, cần bao gồm mô tả hàng hóa chi tiết, mã HS, quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Nếu dùng để xin giấy phép FDA, EPA, v.v., cần ghi thêm số đăng ký liên quan. Hoa Kỳ có yêu cầu khai báo đặc biệt đối với sản phẩm thuộc lệnh thuế chống bán phá giá, chống trợ cấp, PI phải phản ánh trung thực giá giao dịch, tránh khai thấp. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP).
Liên minh Châu Âu
Hải quan các quốc gia thành viên EU yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và tính thuế giá trị gia tăng (VAT). PI cần ghi số EORI, mã số VAT, quốc gia xuất xứ và tuyên bố xuất xứ ưu đãi (nếu áp dụng). Đối với sản phẩm chứng nhận CE, cần thể hiện tuyên bố phù hợp trong PI. Sản phẩm liên quan đến biện pháp chống bán phá giá của EU cần cung cấp thông tin chuỗi cung ứng đầy đủ. Quy định cụ thể theo Bộ luật Hải quan EU và thông báo mới nhất của hải quan các nước.
Nhật Bản
Hải quan Nhật Bản yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và đánh giá thuế quan. PI cần ghi mã HS, quốc gia xuất xứ, điều khoản thương mại và phương thức thanh toán. Nếu xin thuế suất ưu đãi theo Hệ thống ưu đãi phổ cập (GSP) hoặc Hiệp định Đối tác Kinh tế (EPA), cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Nhật Bản có yêu cầu đặc biệt về nhãn mác và giấy phép đối với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, PI nên ghi số phê duyệt liên quan. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Nhật Bản.
Hàn Quốc
Hải quan Hàn Quốc yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và quản lý ngoại hối. PI cần bao gồm mô tả hàng hóa chi tiết, mã HS, quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Nếu xin thuế quan ưu đãi FTA, cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Hàn Quốc áp dụng chế độ giấy phép nhập khẩu đối với một số mặt hàng, PI cần ghi số giấy phép. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Hàn Quốc.
Trung Đông (Ả Rập Xê Út / UAE)
Hải quan Ả Rập Xê Út và UAE yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và chứng nhận lãnh sự. PI cần ghi quốc gia xuất xứ, điều khoản thương mại, phương thức thanh toán, và thường cần được đại sứ quán hoặc phòng thương mại địa phương chứng nhận. Ả Rập Xê Út yêu cầu chứng nhận SABER, UAE yêu cầu chứng nhận ECAS, PI nên thể hiện số chứng nhận liên quan. Đối với thương mại liên quan đến Israel, cần lưu ý điều khoản tẩy chay của các nước Ả Rập. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Brazil
Hải quan Brazil yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho giấy phép nhập khẩu và khai báo hải quan. PI cần bao gồm mô tả hàng hóa chi tiết, mã HS (NCM), quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Brazil áp dụng chế độ giấy phép nhập khẩu, PI phải nhất quán với thông tin giấy phép. Ngoài ra, Brazil yêu cầu PI ghi rõ cấu thành chi phí như cước vận chuyển, phí bảo hiểm để tính thuế quan. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Thuế Liên bang Brazil.
Ấn Độ
Hải quan Ấn Độ yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và quản lý ngoại hối. PI cần ghi mã HS, quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Ấn Độ áp dụng yêu cầu giấy phép nhập khẩu và dấu tiêu chuẩn (BIS) đối với một số mặt hàng, PI nên thể hiện chứng nhận liên quan. Nếu xin thuế quan ưu đãi, cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Ủy ban Thuế gián thu Trung ương và Hải quan Ấn Độ.
Nga
Hải quan Nga yêu cầu hóa đơn chiếu lệ dùng cho khai báo nhập khẩu và kiểm soát ngoại hối. PI cần ghi mã HS (TN VED), quốc gia xuất xứ, giá trị và điều khoản thương mại. Nga áp dụng giấy phép nhập khẩu và chứng nhận bắt buộc (GOST-R) đối với một số mặt hàng, PI nên thể hiện số chứng nhận. Ngoài ra, Nga yêu cầu PI kèm bản dịch tiếng Nga. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Liên bang Nga.
❓ FAQ
Hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại khác nhau như thế nào?: Hóa đơn chiếu lệ là chứng từ báo giá không chính thức trước giao dịch, dùng để xác nhận điều khoản, xin mở thư tín dụng hoặc giấy phép nhập khẩu, không có hiệu lực ràng buộc pháp lý; hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán chính thức sau giao dịch, dùng để khai báo hải quan, thanh toán và ghi sổ, có hiệu lực pháp lý. Hai loại có định dạng tương tự nhau, nhưng mục đích, hiệu lực pháp lý và thời điểm phát hành khác nhau. Hóa đơn thương mại thường phải tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu thư tín dụng, trong khi hóa đơn chiếu lệ tương đối linh hoạt. Hóa đơn chiếu lệ có cần đóng dấu không?: Thường cần chữ ký hoặc con dấu của nhà xuất khẩu để thể hiện ý định báo giá chính thức. Nếu dùng để mở thư tín dụng hoặc xin giấy phép nhập khẩu, ngân hàng hoặc hải quan nước nhập khẩu có thể yêu cầu đóng dấu công ty hoặc ký tay. Hóa đơn chiếu lệ điện tử nếu hai bên công nhận cũng có thể sử dụng chữ ký điện tử. Nên ghi rõ cụm từ “Proforma Invoice” trên PI và đóng dấu công ty để tăng độ tin cậy. Hiệu lực của hóa đơn chiếu lệ được thiết lập như thế nào?: Hiệu lực thường từ 30-60 ngày, tùy thuộc vào biến động giá hàng hóa, thay đổi tỷ giá và tình hình thị trường. Đối với nguyên liệu thô hoặc hàng hóa có biến động tỷ giá lớn, hiệu lực nên ngắn; đối với sản phẩm tùy chỉnh, có thể kéo dài thích hợp. Hiệu lực cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc, đồng thời ghi chú “quá hạn cần xác nhận lại”. Nếu khách hàng không mở thư tín dụng trong thời hạn hiệu lực, nhà xuất khẩu có quyền điều chỉnh giá hoặc điều khoản. Nếu số tiền trên hóa đơn chiếu lệ không khớp với số tiền thư tín dụng thì phải làm sao?: Nếu số tiền thư tín dụng không khớp với số tiền PI, nên lấy thư tín dụng làm chuẩn, nhưng cần liên hệ ngay với khách hàng để sửa thư tín dụng hoặc điều chỉnh PI. Ngân hàng kiểm tra chứng từ dựa trên điều khoản thư tín dụng, sự không nhất quán có thể dẫn đến lỗi không phù hợp. Nên kiểm tra kỹ PI và bản nháp thư tín dụng trước khi mở thư tín dụng, đảm bảo số tiền, loại tiền tệ, điều khoản thương mại hoàn toàn nhất quán. Nếu đã mở thư tín dụng, có thể xin sửa thư tín dụng hoặc phát hành PI mới. Hóa đơn chiếu lệ có cần ghi mã HS không?: Nên ghi mã HS, đặc biệt khi dùng cho giấy phép nhập khẩu hoặc khai báo hải quan. Mã HS giúp nhà nhập khẩu xác nhận thuế quan, điều kiện giám sát và liệu có cần giấy phép đặc biệt hay không. 6 chữ số đầu của mã HS được quốc tế thống nhất, các chữ số sau do mỗi nước tự quy định. Khi điền cần đảm bảo nhất quán với hàng hóa thực tế, tránh chậm trễ thông quan hoặc phạt do phân loại sai. Nếu không chắc chắn, có thể tham khảo ý kiến đại lý khai báo hải quan hoặc hải quan. Hóa đơn chiếu lệ có thể dùng làm căn cứ thanh toán không?: Bản thân hóa đơn chiếu lệ không phải là căn cứ thanh toán, nhưng có thể dùng làm thông báo thanh toán. Trong giao dịch T/T hoặc trả trước, nhà nhập khẩu thường sắp xếp chuyển tiền theo PI. Lúc này PI nên bao gồm thông tin ngân hàng đầy đủ, tỷ lệ thanh toán và mốc thời gian. Nếu dùng cho thư tín dụng, PI là phụ lục đơn xin mở thư tín dụng, nhưng căn cứ thanh toán là thư tín dụng và hóa đơn thương mại sau này. Nên ghi rõ điều khoản thanh toán trong PI để tránh tranh chấp. Hóa đơn chiếu lệ có cần chứng nhận lãnh sự không?: Một số quốc gia (như Ả Rập Xê Út, UAE, Ai Cập, v.v.) yêu cầu hóa đơn chiếu lệ được đại sứ quán hoặc phòng thương mại địa phương chứng nhận, dùng cho thông quan nhập khẩu hoặc xin giấy phép. Quy trình chứng nhận thường bao gồm công chứng, chứng nhận của Bộ Ngoại giao và đại sứ quán. PI sau khi chứng nhận có hiệu lực pháp lý cao hơn. Việc có cần chứng nhận hay không tùy thuộc yêu cầu nước nhập khẩu, nên xác nhận trước với khách hàng và dành đủ thời gian xử lý. Điều khoản thương mại trên hóa đơn chiếu lệ nên chọn như thế nào?: Điều khoản thương mại nên được chọn dựa trên phương thức vận chuyển, phân chia rủi ro và kiểm soát chi phí. Các điều khoản thường dùng bao gồm FOB, CIF, EXW, v.v., cần ghi rõ phiên bản Incoterms® và cảng chỉ định. FOB phù hợp với vận tải biển, CIF do người bán chịu cước vận chuyển và bảo hiểm, EXW người mua chịu toàn bộ chi phí. Khi chọn cần xem xét yêu cầu khách hàng, điều khoản thư tín dụng và năng lực của bản thân. Sau khi điều khoản được xác định, cần nhất quán với chứng từ sau này.
Q: Hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại khác nhau như thế nào?
A: Hóa đơn chiếu lệ là chứng từ báo giá không chính thức trước giao dịch, dùng để xác nhận điều khoản, xin mở thư tín dụng hoặc giấy phép nhập khẩu, không có hiệu lực ràng buộc pháp lý; hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán chính thức sau giao dịch, dùng để khai báo hải quan, thanh toán và ghi sổ, có hiệu lực pháp lý. Hai loại có định dạng tương tự nhau, nhưng mục đích, hiệu lực pháp lý và thời điểm phát hành khác nhau. Hóa đơn thương mại thường phải tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu thư tín dụng, trong khi hóa đơn chiếu lệ tương đối linh hoạt.
Q: Hóa đơn chiếu lệ có cần đóng dấu không?
A: Thường cần chữ ký hoặc con dấu của nhà xuất khẩu để thể hiện ý định báo giá chính thức. Nếu dùng để mở thư tín dụng hoặc xin giấy phép nhập khẩu, ngân hàng hoặc hải quan nước nhập khẩu có thể yêu cầu đóng dấu công ty hoặc ký tay. Hóa đơn chiếu lệ điện tử nếu hai bên công nhận cũng có thể sử dụng chữ ký điện tử. Nên ghi rõ cụm từ “Proforma Invoice” trên PI và đóng dấu công ty để tăng độ tin cậy.
Q: Hiệu lực của hóa đơn chiếu lệ được thiết lập như thế nào?
A: Hiệu lực thường từ 30-60 ngày, tùy thuộc vào biến động giá hàng hóa, thay đổi tỷ giá và tình hình thị trường. Đối với nguyên liệu thô hoặc hàng hóa có biến động tỷ giá lớn, hiệu lực nên ngắn; đối với sản phẩm tùy chỉnh, có thể kéo dài thích hợp. Hiệu lực cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc, đồng thời ghi chú “quá hạn cần xác nhận lại”. Nếu khách hàng không mở thư tín dụng trong thời hạn hiệu lực, nhà xuất khẩu có quyền điều chỉnh giá hoặc điều khoản.
Q: Nếu số tiền trên hóa đơn chiếu lệ không khớp với số tiền thư tín dụng thì phải làm sao?
A: Nếu số tiền thư tín dụng không khớp với số tiền PI, nên lấy thư tín dụng làm chuẩn, nhưng cần liên hệ ngay với khách hàng để sửa thư tín dụng hoặc điều chỉnh PI. Ngân hàng kiểm tra chứng từ dựa trên điều khoản thư tín dụng, sự không nhất quán có thể dẫn đến lỗi không phù hợp. Nên kiểm tra kỹ PI và bản nháp thư tín dụng trước khi mở thư tín dụng, đảm bảo số tiền, loại tiền tệ, điều khoản thương mại hoàn toàn nhất quán. Nếu đã mở thư tín dụng, có thể xin sửa thư tín dụng hoặc phát hành PI mới.
Q: Hóa đơn chiếu lệ có cần ghi mã HS không?
A: Nên ghi mã HS, đặc biệt khi dùng cho giấy phép nhập khẩu hoặc khai báo hải quan. Mã HS giúp nhà nhập khẩu xác nhận thuế quan, điều kiện giám sát và liệu có cần giấy phép đặc biệt hay không. 6 chữ số đầu của mã HS được quốc tế thống nhất, các chữ số sau do mỗi nước tự quy định. Khi điền cần đảm bảo nhất quán với hàng hóa thực tế, tránh chậm trễ thông quan hoặc phạt do phân loại sai. Nếu không chắc chắn, có thể tham khảo ý kiến đại lý khai báo hải quan hoặc hải quan.
Q: Hóa đơn chiếu lệ có thể dùng làm căn cứ thanh toán không?
A: Bản thân hóa đơn chiếu lệ không phải là căn cứ thanh toán, nhưng có thể dùng làm thông báo thanh toán. Trong giao dịch T/T hoặc trả trước, nhà nhập khẩu thường sắp xếp chuyển tiền theo PI. Lúc này PI nên bao gồm thông tin ngân hàng đầy đủ, tỷ lệ thanh toán và mốc thời gian. Nếu dùng cho thư tín dụng, PI là phụ lục đơn xin mở thư tín dụng, nhưng căn cứ thanh toán là thư tín dụng và hóa đơn thương mại sau này. Nên ghi rõ điều khoản thanh toán trong PI để tránh tranh chấp.
Q: Hóa đơn chiếu lệ có cần chứng nhận lãnh sự không?
A: Một số quốc gia (như Ả Rập Xê Út, UAE, Ai Cập, v.v.) yêu cầu hóa đơn chiếu lệ được đại sứ quán hoặc phòng thương mại địa phương chứng nhận, dùng cho thông quan nhập khẩu hoặc xin giấy phép. Quy trình chứng nhận thường bao gồm công chứng, chứng nhận của Bộ Ngoại giao và đại sứ quán. PI sau khi chứng nhận có hiệu lực pháp lý cao hơn. Việc có cần chứng nhận hay không tùy thuộc yêu cầu nước nhập khẩu, nên xác nhận trước với khách hàng và dành đủ thời gian xử lý.
Q: Điều khoản thương mại trên hóa đơn chiếu lệ nên chọn như thế nào?
A: Điều khoản thương mại nên được chọn dựa trên phương thức vận chuyển, phân chia rủi ro và kiểm soát chi phí. Các điều khoản thường dùng bao gồm FOB, CIF, EXW, v.v., cần ghi rõ phiên bản Incoterms® và cảng chỉ định. FOB phù hợp với vận tải biển, CIF do người bán chịu cước vận chuyển và bảo hiểm, EXW người mua chịu toàn bộ chi phí. Khi chọn cần xem xét yêu cầu khách hàng, điều khoản thư tín dụng và năng lực của bản thân. Sau khi điều khoản được xác định, cần nhất quán với chứng từ sau này.
📝 Ví dụ
【Hóa đơn chiếu lệ - Mẫu điền đầy đủ】
Proforma Invoice No.: PI-2026-0915-A
Date of Issue: 2026-09-15
Seller / Exporter: Ningbo Sunrise Industrial Co., Ltd., No. 88 Haiguan Road, Beilun District, Ningbo, Zhejiang, China 315800; Tel: +86-574-8765-4321; Fax: +86-574-8765-4320; Email: sales@sunrise-industrial.cn; Tax ID: 91330206MA2AB3C4D5
Buyer / Importer: EuroTech Trading GmbH, Industriestrasse 45, 60313 Frankfurt am Main, Germany; Tel: +49-69-1234-5678; Fax: +49-69-1234-5679; Email: purchase@eurotech-trading.de; Tax ID: DE123456789
Terms of Payment: Thanh toán 30% bằng T/T trong vòng 7 ngày sau khi xác nhận PI; 70% còn lại bằng L/C không hủy ngang trả ngay do Commerzbank AG, Frankfurt phát hành theo lệnh của người bán trước khi giao hàng.
Terms of Delivery: CIF Hamburg, Incoterms® 2020
Description of Goods: Bình giữ nhiệt bằng thép không gỉ, Model SF-750, thép không gỉ 304 hai lớp, dung tích 750ml, nắp chống rò rỉ, bề mặt xước mờ, đóng gói trong hộp màu, 24 chiếc mỗi thùng carton xuất khẩu.
Quantity: 5.000 PCS
Unit Price: USD 8,50 mỗi PCS CIF Hamburg
Total Amount: USD 42.500,00 (SAY US DOLLARS FORTY-TWO THOUSAND FIVE HUNDRED ONLY)
Port of Loading: Cảng Ningbo, Trung Quốc
Port of Discharge: Cảng Hamburg, Đức
Country of Origin: Trung Quốc
Validity: Chào hàng này có hiệu lực đến ngày 2026-10-15.
Bank Information: Người thụ hưởng: Ningbo Sunrise Industrial Co., Ltd.; Ngân hàng: Bank of China, Chi nhánh Ningbo Beilun, No. 12 Zhonghe Road, Beilun District, Ningbo, China; SWIFT: BKCHCNBJ950; Số tài khoản: 3901 5688 2210 901; Tel: +86-574-8688-0000
Signature / Stamp: Thay mặt và đại diện cho Ningbo Sunrise Industrial Co., Ltd. Chữ ký được ủy quyền: _Chen Wei_ Chen Wei, Giám đốc Xuất khẩu Con dấu công ty: [Ningbo Sunrise Industrial Co., Ltd. Round Stamp]
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế xin căn cứ theo yêu cầu của L/C/hợp đồng/nước nhập khẩu.
【Hóa đơn chiếu lệ - Mẫu điền đầy đủ】
Proforma Invoice No.: PI-2026-0915-A
Date of Issue: 2026-09-15
Seller / Exporter: Ningbo Sunrise Industrial Co., Ltd., No. 88 Haiguan Road, Beilun District, Ningbo, Zhejiang, China 315800; Tel: +86-574-8765-4321; Fax: +86-574-8765-4320; Email: sales@sunrise-industrial.cn; Tax ID: 91330206MA2AB3C4D5
Buyer / Importer: EuroTech Trading GmbH, Industriestrasse 45, 60313 Frankfurt am Main, Germany; Tel: +49-69-1234-5678; Fax: +49-69-1234-5679; Email: purchase@eurotech-trading.de; Tax ID: DE123456789
Terms of Payment: Thanh toán 30% bằng T/T trong vòng 7 ngày sau khi xác nhận PI; 70% còn lại bằng L/C không hủy ngang trả ngay do Commerzbank AG, Frankfurt phát hành theo lệnh của người bán trước khi giao hàng.
Terms of Delivery: CIF Hamburg, Incoterms® 2020
Description of Goods: Bình giữ nhiệt bằng thép không gỉ, Model SF-750, thép không gỉ 304 hai lớp, dung tích 750ml, nắp chống rò rỉ, bề mặt xước mờ, đóng gói trong hộp màu, 24 chiếc mỗi thùng carton xuất khẩu.
Quantity: 5.000 PCS
Unit Price: USD 8,50 mỗi PCS CIF Hamburg
Total Amount: USD 42.500,00 (SAY US DOLLARS FORTY-TWO THOUSAND FIVE HUNDRED ONLY)
Port of Loading: Cảng Ningbo, Trung Quốc
Port of Discharge: Cảng Hamburg, Đức
Country of Origin: Trung Quốc
Validity: Chào hàng này có hiệu lực đến ngày 2026-10-15.
Bank Information: Người thụ hưởng: Ningbo Sunrise Industrial Co., Ltd.; Ngân hàng: Bank of China, Chi nhánh Ningbo Beilun, No. 12 Zhonghe Road, Beilun District, Ningbo, China; SWIFT: BKCHCNBJ950; Số tài khoản: 3901 5688 2210 901; Tel: +86-574-8688-0000
Signature / Stamp: Thay mặt và đại diện cho Ningbo Sunrise Industrial Co., Ltd. Chữ ký được ủy quyền: _Chen Wei_ Chen Wei, Giám đốc Xuất khẩu Con dấu công ty: [Ningbo Sunrise Industrial Co., Ltd. Round Stamp]
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế xin căn cứ theo yêu cầu của L/C/hợp đồng/nước nhập khẩu.
📥 Tải mẫu Word
Có thể chỉnh sửa sau khi tải. Điền thông tin công ty, chuyển PDF hoặc dùng trực tiếp.
⚠️ Trang này chỉ mang tính tham khảo. Quy định hải quan các nước có thể thay đổi; vui lòng tham khảo thông báo mới nhất của đại lý hải quan địa phương hoặc cơ quan hải quan.