Phiếu xác nhận xếp hàng

Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation / Space Confirmation) là tài liệu quan trọng trong logistics ngoại thương, là thông báo bằng văn bản của forwarder hoặc hãng tàu xác nhận đã giữ chỗ cho người gửi hàng. Tình huống sử dụng thường là: sau khi người gửi hàng gửi đơn yêu cầu đặt chỗ (Booking Note) cho forwarder hoặc hãng tàu, bên nhận sẽ tiến hành phân bổ chỗ dựa trên tuyến đường, lịch tàu, loại container và thông tin khác, nếu thành công sẽ phát hành xác nhận đặt chỗ. Xác nhận này bao gồm các thông tin cốt lõi như tên tàu, chuyến, ngày khởi hành, ngày cắt máng, số vận đơn, loại và số lượng container. Lưu ý: 1) Xác nhận là chứng từ quan trọng cho việc lấy container, khai báo hải quan, xếp hàng sau này, cần kiểm tra kỹ thông tin, nếu có sai sót phải yêu cầu sửa ngay; 2) Xác nhận không phải là vận đơn, chỉ đại diện cho việc xác nhận chỗ, sau khi hàng thực tế lên tàu còn phải đổi lấy vận đơn; 3) Khác với 'Giấy xác nhận đặt chỗ' (Booking Acknowledgment), xác nhận đặt chỗ nhấn mạnh chỗ đã được phân bổ, còn giấy xác nhận đặt chỗ chỉ cho biết đã nhận đơn yêu cầu đặt chỗ. Tương tự như 'Thông báo giải phóng chỗ' (Space Release), nhưng thông báo giải phóng chỗ đôi khi dùng để chỉ định số container cụ thể. Tóm lại, xác nhận đặt chỗ là khâu then chốt kết nối đặt chỗ và vận chuyển, người làm ngoại thương nên bảo quản cẩn thận và theo dõi kịp thời.