Hồ sơ sửa chữa

Hồ sơ sửa chữa (Repair Record) trong ngoại thương là tài liệu bằng văn bản hoặc điện tử được lập khi sửa chữa hàng hóa, thiết bị hoặc phụ tùng, ghi chép chi tiết thời gian sửa chữa, mô tả lỗi, biện pháp sửa chữa, phụ tùng thay thế, nhân viên sửa chữa và kết quả nghiệm thu. Nó thường được sử dụng trong các tình huống dịch vụ sau bán hàng, sửa chữa hàng trả lại, chứng minh khiếu nại, giải quyết tranh chấp chất lượng. Khác với 'báo cáo kiểm tra', hồ sơ sửa chữa tập trung vào quá trình sửa chữa chứ không phải chất lượng ban đầu; khác với 'phiếu bảo hành', nó ghi lại hành vi sửa chữa thực tế chứ không phải cam kết bảo hành. Khi sử dụng cần lưu ý: hồ sơ sửa chữa phải trung thực, đầy đủ, có thể truy xuất, tốt nhất có chữ ký hoặc đóng dấu của cả hai bên; nếu liên quan đến sửa chữa hàng trả lại, phải nhất quán với thông tin khai báo hải quan; khi làm căn cứ khiếu nại, phải chứng minh được lỗi không phải do người mua sử dụng không đúng cách. Ngoài ra, sửa chữa xuyên biên giới cần chú ý đến xuất xứ, thuế quan và điều khoản thời hạn bảo hành, tránh việc thiếu hồ sơ dẫn đến không được hưởng sửa chữa miễn thuế hoặc phát sinh tranh chấp pháp lý.