Xác nhận đổi hàng

Xác nhận đổi hàng (Exchange Confirmation) là văn bản xác nhận bằng văn bản hoặc trao đổi email giữa bên mua và bên bán trong hoạt động ngoại thương, về thỏa thuận đổi hàng do các lý do như vấn đề chất lượng, giao sai hàng, không đúng quy cách. Vai trò cốt lõi là làm rõ trách nhiệm đổi hàng, số lượng, quy cách, phương thức vận chuyển, chi phí và thời hạn, tránh tranh chấp sau này. Tình huống sử dụng thường xảy ra khi kiểm tra chất lượng sau khi nhận hàng phát hiện không phù hợp, hoặc hai bên thỏa thuận đồng ý đổi hàng thay vì trả hàng hoàn tiền. Lưu ý bao gồm: xác nhận đổi hàng cần dẫn chiếu hợp đồng gốc hoặc số đơn hàng, làm rõ lý do đổi hàng và bên chịu trách nhiệm, thỏa thuận thời gian giao hàng mới và điều khoản vận chuyển, ghi rõ có ảnh hưởng đến điều kiện thanh toán gốc hay không. Khác với 'xác nhận trả hàng', xác nhận đổi hàng không liên quan đến hoàn tiền mà là đổi vật lấy vật; khác với 'xác nhận bổ sung hàng', đổi hàng thường liên quan đến việc trả lại hàng gốc, trong khi bổ sung hàng có thể chỉ gửi bù phần thiếu. Xác nhận đổi hàng nên được coi là sửa đổi hợp đồng hoặc thỏa thuận bổ sung, có hiệu lực pháp lý, khuyến nghị hai bên ký và đóng dấu.