Xác nhận mẫu

Phê duyệt mẫu (Sample Approval) là hành vi mà người mua sau khi kiểm tra, thử nghiệm mẫu do người bán cung cấp, chính thức công nhận bằng văn bản hoặc email rằng mẫu đó đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, quy cách, đóng gói, v.v. Đây là một mắt xích then chốt trong thực hiện đơn hàng ngoại thương, thường xảy ra trước khi sản xuất hàng loạt, mẫu sau khi xác nhận được gọi là 'mẫu phê duyệt' (Approval Sample), được dùng làm tiêu chuẩn chất lượng và căn cứ kiểm hàng cho sản xuất hàng loạt sau này. Các tình huống sử dụng bao gồm: phát triển khách hàng mới, ra mắt sản phẩm mới, thay đổi đơn hàng hoặc tranh chấp chất lượng. Lưu ý: 1) Mẫu phê duyệt nên được lập thành nhiều bản, mỗi bên giữ một bản, niêm phong khi cần thiết; 2) Thư xác nhận cần ghi rõ số mẫu, phiên bản, ngày xác nhận và thời hạn hiệu lực; 3) Nếu mẫu có sửa đổi, cần xác nhận lại và cập nhật phiên bản; 4) Tránh xác nhận bằng lời nói để phòng tranh chấp. Khác với 'Gửi mẫu' (Sample Delivery), chỉ đề cập đến hành vi logistics, không liên quan đến công nhận; khác với 'Mẫu trước sản xuất' (Pre-Production Sample) ở chỗ mẫu sau được làm bằng vật liệu hàng loạt trước khi sản xuất chính thức, vẫn cần người mua xác nhận.