Biện pháp phòng ngừa

Hành động phòng ngừa (Preventive Action) trong lĩnh vực ngoại thương đề cập đến các biện pháp được thực hiện để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hoặc các tình huống không mong muốn tiềm ẩn khác, nhằm mục đích ngăn chặn vấn đề xảy ra thay vì khắc phục sau khi vấn đề đã phát sinh. Phạm vi sử dụng rộng rãi, bao gồm kiểm soát chất lượng sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, thực hiện hợp đồng, sắp xếp logistics và phòng ngừa khiếu nại của khách hàng. Ví dụ, nhà xuất khẩu chủ động đánh giá rủi ro quy trình sản xuất và điều chỉnh công nghệ trước khi nhận phản hồi chất lượng từ khách hàng, đó là hành động phòng ngừa. Lưu ý: Hành động phòng ngừa cần dựa trên phân tích dữ liệu hoặc nhận diện rủi ro, phải có người chịu trách nhiệm rõ ràng, thời hạn hoàn thành và xác minh hiệu quả; khác với hành động khắc phục (Corrective Action), hành động sau nhắm vào nguyên nhân của sự không phù hợp đã xảy ra, trong khi hành động phòng ngừa nhắm vào vấn đề tiềm ẩn. Ngoài ra, hành động phòng ngừa cũng khác với các hoạt động cụ thể như 'bảo trì phòng ngừa', tập trung hơn vào cải tiến chủ động ở cấp hệ thống quản lý. Trong hợp đồng ngoại thương, hai bên có thể thỏa thuận điều khoản hành động phòng ngừa để giảm rủi ro thực hiện hợp đồng.