Tổng hợp thanh toán đơn hàng

Tóm tắt thanh toán đơn hàng (Payment Summary) là tài liệu hoặc báo cáo dùng để tổng hợp tình hình thanh toán của một hoặc nhiều đơn hàng trong hoạt động ngoại thương, thường do bên bán hoặc bộ phận tài chính tạo ra trong quá trình thực hiện hoặc sau khi hoàn thành đơn hàng, liệt kê các thông tin quan trọng như số đơn hàng, tổng số tiền, số tiền đã trả, số tiền chưa trả, phương thức thanh toán, ngày thanh toán và tỷ giá hối đoái. Các tình huống sử dụng bao gồm: nhân viên theo dõi đơn hàng kiểm tra tiến độ thu tiền, đối chiếu tài chính, nhắc nợ khách hàng, thống kê thu ngoại tệ sau khi xuất trình chứng từ thư tín dụng, và sắp xếp chứng từ thu ngoại tệ khi khai báo hoàn thuế xuất khẩu. Lưu ý: cần khớp chặt chẽ với hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn thương mại, giấy báo có ngân hàng, tránh chênh lệch số tiền do quy đổi tỷ giá hoặc phí giao dịch; nếu có nhiều lần thanh toán theo đợt, phải đăng ký từng lần và ghi rõ đơn hàng tương ứng; khác với 'Thông báo thanh toán' (Payment Advice), trong đó thông báo thanh toán là chứng từ do bên mua phát hành để thông báo đã thanh toán, còn Payment Summary là bản ghi tổng hợp nội bộ hoặc đối ngoại của bên bán. Khác với 'Bảng đối chiếu tài khoản' (Statement of Account) ở chỗ bảng đối chiếu thường tổng hợp theo khách hàng chứ không theo đơn hàng, và bao gồm tất cả các giao dịch lịch sử.