Biên lai thanh toán đơn hàng

Chứng từ thanh toán đơn hàng (Payment Voucher) là tài liệu bằng văn bản do bên mua hoặc bên bán tạo ra trong nội bộ sau khi hoàn tất thanh toán cho một đơn hàng trong hoạt động ngoại thương, dùng để ghi nhận và chứng minh rằng khoản thanh toán đó đã được thực hiện. Nó thường bao gồm các yếu tố cốt lõi như ngày thanh toán, số tiền, loại tiền tệ, phương thức thanh toán (ví dụ: T/T, L/C), số đơn hàng, số hóa đơn, thông tin người nhận tiền và số giấy báo chuyển tiền ngân hàng. Các tình huống sử dụng bao gồm: ghi sổ kế toán của bên mua, xác nhận thu tiền của bên bán, kiểm toán nội bộ, khai báo thuế và làm bằng chứng thanh toán khi giải quyết tranh chấp. Lưu ý: Chứng từ thanh toán khác với giấy báo chuyển tiền ngân hàng (Bank Slip) do ngân hàng cung cấp; chứng từ thanh toán là chứng từ kế toán do doanh nghiệp tự lập, còn giấy báo chuyển tiền là chứng minh giao dịch do ngân hàng cung cấp. Nó cũng khác với hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); hóa đơn là căn cứ thu tiền, còn chứng từ thanh toán là ghi nhận việc đã hoàn tất thanh toán. Ngoài ra, chứng từ thanh toán cần khớp với đơn hàng, hóa đơn, hợp đồng và các chứng từ khác để tránh thanh toán trùng lặp hoặc sai số tiền. Trong thực tế ngoại thương, bên mua thường yêu cầu bên bán sau khi nhận tiền phát hành chứng từ thanh toán (Payment Receipt) để xác nhận đã nhận tiền, còn bên bán sử dụng chứng từ thanh toán nội bộ để ghi nhận tình hình thu tiền của từng đơn hàng.