Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng (Purchase Order, viết tắt PO) là văn bản chính thức do nhà nhập khẩu hoặc người mua gửi cho nhà xuất khẩu hoặc người bán, dùng để xác định rõ các điều kiện đặt hàng như tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, tổng giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, yêu cầu đóng gói, phương thức vận chuyển, v.v. Đây vừa là đề nghị mua của người mua, vừa là căn cứ để người bán lên kế hoạch sản xuất, chuẩn bị hàng và giao hàng. Tình huống sử dụng: Người mua xác nhận ý định mua hàng rồi phát hành PO, người bán ký xác nhận thì hợp đồng được thành lập. Lưu ý: PO sau khi được người bán chấp nhận có hiệu lực pháp lý ràng buộc, do đó các điều khoản phải chính xác và đầy đủ; nếu mâu thuẫn với Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice), thường lấy PO làm chuẩn; mọi thay đổi cần có sự đồng ý bằng văn bản của cả hai bên. Khác biệt với Hợp đồng mua bán (Sales Contract): PO là văn bản đặt hàng do người mua đơn phương phát hành, còn hợp đồng mua bán là thỏa thuận chính thức do hai bên ký kết, có hiệu lực pháp lý mạnh hơn. Khác biệt với Xác nhận đơn hàng (Order Confirmation): tài liệu sau là xác nhận của người bán về việc chấp nhận PO. Người làm ngoại thương cần kiểm tra kỹ các điều khoản PO để tránh tranh chấp do quy cách, thời hạn giao hàng hoặc điều kiện thanh toán không rõ ràng.