Xem xét khiếu nại (Claim Review) là một bước quan trọng trong thực tiễn ngoại thương để xử lý yêu cầu khiếu nại của bên mua hoặc bên bán, chỉ quá trình một bên của hợp đồng sau khi nhận được khiếu nại của đối方 tiến hành xem xét và đánh giá một cách hệ thống về tính hợp lý của khiếu nại, tính đầy đủ của bằng chứng, trách nhiệm thuộc về ai và cách tính toán số tiền. Thuật ngữ này thường gặp trong các tình huống tranh chấp như hàng hóa không đúng chất lượng, thiếu số lượng, giao hàng chậm trễ, chứng từ không khớp. Khi xem xét cần lưu ý: kiểm tra các điều khoản hợp đồng (như tiêu chuẩn kiểm tra, thời hạn khiếu nại), thu thập báo cáo giám định của bên thứ ba, chứng từ vận tải và các bằng chứng khác, và phân biệt giữa khiếu nại (Claim) và giải quyết khiếu nại (Claim Settlement) — trước là đưa ra yêu cầu, sau là kết quả xử lý. Khác với 'Giải quyết tranh chấp' (Dispute Resolution), xem xét khiếu nại tập trung hơn vào việc kiểm tra sự thật và xác định trách nhiệm, chứ không phải thủ tục pháp lý. Người làm ngoại thương nên đảm bảo xem xét kịp thời, ghi chép bằng văn bản đầy đủ, tránh khiếu nại mất hiệu lực do quá hạn hoặc thiếu bằng chứng.
📝 Ví dụ
1. Sau khi nhận được khiếu nại của bên mua về việc hàng hóa thiếu số lượng, chúng tôi ngay lập tức bắt đầu xem xét khiếu nại, đối chiếu vận đơn, phiếu đóng gói và báo cáo kiểm tra, xác nhận trách nhiệm thuộc về người vận chuyển. (Giải thích: Nhà xuất khẩu tiến hành xem xét nội bộ đối với khiếu nại của bên mua, xác định rõ bên chịu trách nhiệm.)
2. Do bên mua không đưa ra ý kiến phản đối về chất lượng trong thời hạn khiếu nại quy định trong hợp đồng, chúng tôi đã xác định khiếu nại này vô hiệu trong quá trình xem xét khiếu nại và trả lời bằng văn bản từ chối bồi thường. (Giải thích: Khiếu nại quá hạn của nhà nhập khẩu bị nhà xuất khẩu xem xét và bác bỏ.)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync