Chứng từ thanh toán

Chứng từ thanh toán (Payment Voucher) là chứng từ nội bộ hoặc bên ngoài trong hoạt động ngoại thương dùng để ghi nhận giao dịch thanh toán và làm căn cứ hạch toán, thường do bên thanh toán lập để chứng minh khoản tiền đã được trả hoặc được ủy quyền trả. Đây không phải là thuật ngữ tiêu chuẩn trong Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP) của Phòng Thương mại Quốc tế hay Incoterms, mà là chứng từ thông dụng trong tài chính doanh nghiệp và thực tiễn thương mại. Các trường hợp sử dụng bao gồm: lập chứng từ thanh toán sau khi chuyển tiền điện tử (T/T) để đối chiếu nội bộ, giấy báo thanh toán do ngân hàng phát hành sau khi xuất trình chứng từ theo tín dụng chứng từ, hoặc bản ghi giao dịch được tạo sau khi thanh toán qua nền tảng thanh toán bên thứ ba. Lưu ý: chứng từ thanh toán tự nó không có hiệu lực pháp lý bắt buộc, cần khớp với hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, v.v.; Giấy báo chuyển tiền ngân hàng (Bank Slip) là một loại chứng từ thanh toán, nhưng chứng từ thanh toán có phạm vi rộng hơn, có thể bao gồm chứng từ hạch toán nội bộ. Khác với 'Thông báo thanh toán' (Payment Advice): chứng từ thanh toán chứng minh đã trả, thông báo thanh toán chỉ thông báo sẽ trả hoặc đã khởi tạo thanh toán. Khác với 'Biên lai' (Receipt): biên lai do bên nhận tiền phát hành, chứng từ thanh toán có thể do bên trả tiền hoặc ngân hàng phát hành. Người làm ngoại thương cần đảm bảo số tiền, loại tiền tệ, người nhận tiền, ngày tháng trên chứng từ thanh toán khớp với hợp đồng và lưu giữ cẩn thận để phục vụ thuế và đối chiếu ngoại hối.