Báo cáo thiếu hụt hàng hóa

Báo cáo thiếu hụt hàng hóa (Shortage Report) là tài liệu quan trọng trong khâu logistics ngoại thương và khiếu nại, dùng để ghi lại sự chênh lệch về số lượng thiếu hụt, trọng lượng không đủ hoặc quy cách không phù hợp xảy ra trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ hoặc lưu kho. Thường do người nhận hàng, kho hàng hoặc cơ quan giám định lập ngay sau khi dỡ hàng, và cần được người chuyên chở, công ty bảo hiểm hoặc người gửi hàng xác nhận. Các tình huống sử dụng: phát hiện thiếu hụt khi mở container, hàng rời tại cảng dỡ có trọng lượng không khớp với vận đơn, hoặc chênh lệch khi kiểm đếm tại kho nhận hàng. Lưu ý: báo cáo phải được nộp trong thời hạn quy định trong hợp đồng hoặc thư tín dụng (ví dụ: trong vòng 3 ngày sau khi dỡ hàng), kèm theo vận đơn gốc, phiếu đóng gói, phiếu trọng lượng, giấy chứng nhận giám định, v.v.; nếu liên quan đến trách nhiệm của người chuyên chở, cần có chữ ký xác nhận của họ, nếu không có thể ảnh hưởng đến hiệu lực khiếu nại. Khác với 'Báo cáo hư hỏng hàng hóa' (Damage Report), báo cáo thiếu hụt chỉ đề cập đến chênh lệch số lượng hoặc trọng lượng, không liên quan đến hư hỏng vật lý. So với 'Thông báo giao thiếu hàng' (Short Shipment Notice), thông báo sau thường do người gửi hàng chủ động phát đi, trong khi báo cáo thiếu hụt thường do bên nhận hàng lập tại cảng đích. Sử dụng đúng thuật ngữ này giúp xác định rõ trách nhiệm và bảo vệ quyền khiếu nại.