Sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng (Quality Manual) là tài liệu cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng trong thương mại quốc tế, thường được biên soạn theo tiêu chuẩn ISO 9001, dùng để trình bày chính sách chất lượng, mục tiêu, cơ cấu tổ chức và các quy trình chính của doanh nghiệp. Các tình huống sử dụng bao gồm: nhà xuất khẩu chứng minh năng lực quản lý chất lượng với nhà nhập khẩu hoặc tổ chức đánh giá bên thứ ba, nộp trước khi đấu thầu, đánh giá nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, hoặc làm căn cứ đảm bảo chất lượng cho cung ứng dài hạn. Lưu ý: các quốc gia hoặc ngành khác nhau có thể yêu cầu phiên bản cụ thể (ví dụ: ngành ô tô IATF 16949), cần đảm bảo nội dung sổ tay phù hợp với thực tế vận hành để tránh không phù hợp khi đánh giá; sổ tay cần được cập nhật định kỳ và kiểm soát, không được sửa đổi tùy tiện. Khác với 'Kế hoạch chất lượng' (Quality Plan): sổ tay là tài liệu cấp hệ thống, mang tính phổ quát, bao quát toàn công ty; kế hoạch là tài liệu cấp dự án, mang tính cụ thể, áp dụng cho đơn hàng hoặc sản phẩm cụ thể. Khác với 'Báo cáo kiểm tra', sổ tay không giới hạn ở lô cụ thể mà chứng minh hệ thống liên tục tuân thủ tiêu chuẩn. Người làm ngoại thương nên quen thuộc với phiên bản tiếng Anh để giao tiếp với khách hàng nước ngoài.