Đối chiếu thanh toán đơn hàng (Payment Reconciliation) là quá trình trong giao dịch ngoại thương, giữa người mua và người bán hoặc giữa doanh nghiệp và ngân hàng, để kiểm tra xem hồ sơ thanh toán theo đơn hàng có khớp với khoản phải thu/phải trả hay không. Các tình huống sử dụng: định kỳ đối chiếu tiền thu về từ khách hàng với số tiền trên hóa đơn, xử lý thanh toán gộp nhiều đơn hàng, truy vết khi phát hiện thanh toán thiếu/thừa/sai, và kết toán cuối tháng/cuối quý của bộ phận tài chính. Lưu ý: cần xác định rõ chu kỳ đối chiếu (ví dụ: trước ngày 5 hàng tháng), căn cứ đối chiếu (số hợp đồng, số hóa đơn, số điện chuyển tiền), cách quy đổi loại tiền và tỷ giá; nếu có chênh lệch, cần kịp thời gửi thông báo chênh lệch đối chiếu (Debit/Credit Note) và thương lượng giải quyết. Khác biệt với 'Thông báo thanh toán' (Payment Advice): thông báo thanh toán là bên trả tiền đơn phương thông báo đã thanh toán, còn đối chiếu là hai bên cùng kiểm tra xác nhận. Khác biệt với 'Đòi nợ' (Dunning): đối chiếu là kiểm tra trung lập, đòi nợ là thúc giục khoản quá hạn. Đối chiếu giúp giảm rủi ro nợ xấu, nâng cao độ chính xác tài chính.
📝 Ví dụ
1. Đầu mỗi tháng, bộ phận tài chính sẽ đối chiếu thanh toán đơn hàng với khách hàng, kiểm tra tình hình thu tiền của tất cả hóa đơn tháng trước, đảm bảo không bỏ sót hoặc thanh toán sai. (Giải thích: đối chiếu định kỳ, đảm bảo thu tiền chính xác.)
2. Do khách hàng thanh toán gộp ba đơn hàng, chúng tôi cần thực hiện đối chiếu thanh toán đơn hàng, tách tổng số tiền theo số hóa đơn để khớp, phát hiện một đơn bị thanh toán thiếu 200 USD, đã gửi email đề nghị khách hàng xác nhận. (Giải thích: xử lý chênh lệch đối chiếu khi thanh toán gộp.)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync