Kiểm tra thanh toán đơn hàng (Payment Inspection) là một bước quản lý rủi ro trong thực tiễn ngoại thương, chỉ việc bên bán sau khi nhận được thanh toán của bên mua tiến hành đối chiếu các yếu tố như số tiền thanh toán, loại tiền tệ, đường đi chuyển tiền, tên người chuyển tiền, nội dung chuyển tiền... để xác nhận khoản tiền có phù hợp với hợp đồng/ hóa đơn chiếu lệ/ điều khoản thư tín dụng hay không. Các tình huống sử dụng bao gồm: sau khi nhận được tiền tạm ứng hoặc tiền cuối qua điện chuyển tiền (T/T), trước khi xuất trình chứng từ theo thư tín dụng (L/C), sau khi bên mua thanh toán theo phương thức nhờ thu (D/P, D/A). Lưu ý: cần kiểm tra số tiền có đủ không (có thể thiếu sau khi trừ phí ngân hàng), loại tiền tệ có khớp không, người chuyển tiền có trùng với bên mua trong hợp đồng không (để tránh vấn đề tuân thủ do bên thứ ba thanh toán), nội dung chuyển tiền có ghi số hóa đơn hoặc số hợp đồng không; nếu phát hiện không khớp, cần thông báo kịp thời cho bên mua và lưu giữ hồ sơ bằng văn bản. Khác với 'Thông báo thanh toán' (Payment Advice), vốn là thông báo thanh toán do bên mua gửi đi, còn kiểm tra thanh toán là việc bên bán chủ động xác minh; khác với 'Xác nhận thanh toán' (Payment Confirmation), vốn tập trung vào việc ngân hàng xác nhận tiền đã vào tài khoản, còn kiểm tra thanh toán toàn diện hơn, bao gồm cả việc kiểm tra tính tuân thủ của thanh toán và sự nhất quán với hợp đồng.
📝 Ví dụ
1. Bộ phận tài chính đã hoàn thành kiểm tra thanh toán đơn hàng, xác nhận khoản tạm ứng 30% quý công ty thanh toán đã vào tài khoản đầy đủ, và tên người chuyển tiền trùng với bên mua trong hợp đồng, chúng tôi sẽ sắp xếp sản xuất trong vòng ba ngày làm việc. (Giải thích: Bên bán sau khi nhận tiền tạm ứng kiểm tra số tiền, thông tin người chuyển tiền, xác nhận không sai sót rồi mới bắt đầu sản xuất.)
2. Theo thư tín dụng, trước khi xuất trình chứng từ, chúng tôi đã tiến hành kiểm tra thanh toán đơn hàng và phát hiện số tiền ngân hàng mở thư tín dụng thanh toán ít hơn số tiền trên hóa đơn 50 USD, qua kiểm tra là do trừ điện phí, đã liên hệ bên mua bổ sung phần chênh lệch. (Giải thích: Bên bán trước khi xuất trình chứng từ kiểm tra số tiền thanh toán theo thư tín dụng, phát hiện thiếu tiền và truy đòi, tránh phát sinh bất đồng hoặc tổn thất sau khi xuất trình chứng từ.)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync