Lịch sử thanh toán đơn hàng

Hồ sơ thanh toán đơn hàng (Payment Record) là tài liệu chi tiết ghi lại các khoản thanh toán mà người mua đã thực hiện cho một đơn hàng cụ thể trong giao dịch ngoại thương, thường bao gồm ngày thanh toán, số tiền, loại tiền tệ, phương thức thanh toán (như T/T, L/C), số giao dịch và số đơn hàng tương ứng. Nó được sử dụng để theo dõi tiến độ thu tiền, đối chiếu tài khoản tài chính, xử lý tranh chấp và đánh giá tín dụng khách hàng. Các tình huống sử dụng: đối chiếu tài chính, đôn đốc thu hồi nợ quá hạn, yêu cầu bồi thường bảo hiểm tín dụng xuất khẩu và làm bằng chứng trong tranh chấp pháp lý. Lưu ý: cần phân biệt với Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) và Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) — cái trước là căn cứ thanh toán, cái sau là chứng từ giao hàng, còn hồ sơ thanh toán là bằng chứng thực tế tiền đã vào tài khoản; đồng thời đảm bảo hồ sơ khớp với giấy báo có ngân hàng, tránh chênh lệch số tiền do tỷ giá hoặc phí. Khác với 'Điều khoản thanh toán' (Payment Terms), điều khoản quy định khi nào và thanh toán như thế nào, còn hồ sơ thanh toán phản ánh sự thật thanh toán đã xảy ra.