Thông báo đôn đốc thanh toán

Thông báo nhắc nợ (Payment Reminder) là văn bản liên lạc chính thức trong hoạt động ngoại thương, mà nhà xuất khẩu gửi cho nhà nhập khẩu trước hoặc sau khi khoản thanh toán đến hạn, bằng hình thức văn bản (email, thư từ, v.v.) để nhắc nhở nhà nhập khẩu thanh toán kịp thời. Các tình huống sử dụng chính bao gồm: thanh toán chưa được thực hiện khi đến hạn theo L/C hoặc T/T, thanh toán phần còn lại quá hạn, hoặc mốc thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng đã qua. Thông báo nhắc nợ khác với thư đòi nợ (Collection Letter): thư nhắc nợ có giọng điệu tương đối nhẹ nhàng, nhằm nhắc nhở thân thiện và duy trì mối quan hệ khách hàng; thư đòi nợ thường áp dụng cho trường hợp quá hạn nghiêm trọng, có thể liên quan đến biện pháp pháp lý. Lưu ý: cần ghi rõ số hợp đồng, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn và số ngày quá hạn; tránh sử dụng ngôn ngữ đe dọa, lần nhắc nợ đầu tiên nên nhẹ nhàng, sau đó có thể tăng dần mức độ; đồng thời cần kiểm tra điều kiện thanh toán để tránh đánh giá sai do chứng từ không khớp hoặc ngân hàng chậm trễ. Khác với bảng sao kê tài khoản (Statement of Account) ở chỗ bảng sao kê tổng hợp định kỳ tất cả giao dịch, còn thông báo nhắc nợ nhắm vào khoản quá hạn cụ thể. Sử dụng đúng thông báo nhắc nợ giúp tăng tốc thu hồi vốn và giảm rủi ro nợ khó đòi.