Bảng lưu trữ đảm bảo chất lượng hợp đồng

Bảng lưu trữ bảo đảm chất lượng hợp đồng (Contract Quality Guarantee Filing Record) là biểu mẫu kiểm soát nội bộ dùng để ghi chép và quản lý một cách hệ thống các tài liệu liên quan đến bảo đảm chất lượng theo hợp đồng trong hoạt động ngoại thương. Vai trò cốt lõi là: lưu trữ các tài liệu như điều khoản bảo đảm chất lượng, báo cáo kiểm tra chất lượng, giấy bảo đảm chất lượng, tiêu chuẩn nghiệm thu, hồ sơ khiếu nại theo số hợp đồng, thuận tiện cho việc truy xuất, kiểm toán và xử lý tranh chấp sau này. Các tình huống sử dụng bao gồm: nhà xuất khẩu sắp xếp tài liệu bảo đảm chất lượng trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà nhập khẩu kiểm tra tài liệu bảo đảm chất lượng khi nghiệm thu, doanh nghiệp cung cấp bằng chứng hồ sơ chất lượng khi chứng nhận ISO. Lưu ý: cần đảm bảo nội dung lưu trữ phù hợp với điều khoản hợp đồng, phiên bản tài liệu rõ ràng, thời hạn bảo quản đáp ứng yêu cầu của hợp đồng hoặc quy định pháp luật; biểu mẫu này thường do bộ phận kiểm tra chất lượng hoặc chứng từ điền, khác với 'Giấy bảo đảm chất lượng' - loại sau là tài liệu cam kết gửi cho khách hàng, còn bảng lưu trữ là công cụ quản lý nội bộ. Khác với 'Hồ sơ đánh giá hợp đồng' ở chỗ: loại sau tập trung vào đánh giá trước khi ký kết, còn bảng lưu trữ tập trung vào việc tập hợp tài liệu chất lượng sau khi thực hiện hợp đồng.