Định nghĩa: Đơn đặt hàng (Purchase Order, viết tắt PO) là chứng từ thương mại có tính ràng buộc pháp lý do bên mua phát hành cho bên bán, dùng để xác định rõ các điều kiện giao dịch cốt lõi như tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, tổng giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện thương mại. Vai trò cốt lõi của nó là: là hình thức đơn giản hóa của hợp đồng mua bán hàng hóa giữa bên mua và bên bán hoặc là chứng từ bằng văn bản của đề nghị/chấp nhận, là căn cứ cơ bản cho việc sắp xếp sản xuất sau này, thuê tàu đặt chỗ, khai báo hải quan kiểm dịch, mở thư tín dụng, thanh toán ngoại hối và giải quyết tranh chấp. Trong thương mại quốc tế, PO là khâu then chốt kết nối hỏi giá, chào hàng, trả giá và hợp đồng chính thức, cũng là điểm khởi đầu để kiểm tra sự nhất quán giữa chứng từ với chứng từ và giữa chứng từ với hàng hóa.
Định nghĩa: Đơn đặt hàng (Purchase Order, viết tắt PO) là chứng từ thương mại có tính ràng buộc pháp lý do bên mua phát hành cho bên bán, dùng để xác định rõ các điều kiện giao dịch cốt lõi như tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, tổng giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện thương mại. Vai trò cốt lõi của nó là: là hình thức đơn giản hóa của hợp đồng mua bán hàng hóa giữa bên mua và bên bán hoặc là chứng từ bằng văn bản của đề nghị/chấp nhận, là căn cứ cơ bản cho việc sắp xếp sản xuất sau này, thuê tàu đặt chỗ, khai báo hải quan kiểm dịch, mở thư tín dụng, thanh toán ngoại hối và giải quyết tranh chấp. Trong thương mại quốc tế, PO là khâu then chốt kết nối hỏi giá, chào hàng, trả giá và hợp đồng chính thức, cũng là điểm khởi đầu để kiểm tra sự nhất quán giữa chứng từ với chứng từ và giữa chứng từ với hàng hóa.
🎯 Mục đích
Vai trò: Đơn đặt hàng là chứng từ khởi đầu không thể thiếu trong thương mại quốc tế. Đối với bên mua, nó được dùng để phê duyệt nội bộ, kiểm soát ngân sách, theo dõi thực hiện đơn hàng và nghiệm thu hàng hóa; đối với bên bán, nó là căn cứ để sắp xếp sản xuất, mua nguyên liệu, xin giấy phép xuất khẩu và đặt chỗ vận chuyển; đối với ngân hàng, nó là một trong những tài liệu tham khảo để kiểm tra xem thư tín dụng có phù hợp hay không; đối với hải quan và đại lý vận tải, nó là tài liệu tham khảo quan trọng để xác nhận bối cảnh giao dịch thực tế của hàng hóa, các yếu tố khai báo và tính thuế phí. Trong các khâu khai báo xuất khẩu, thông quan nhập khẩu, xác nhận thanh toán ngoại hối, hoàn thuế xuất khẩu, đơn đặt hàng thường được sử dụng kèm với hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hợp đồng, v.v. để đảm bảo tính xác thực và tuân thủ của giao dịch.
Vai trò: Đơn đặt hàng là chứng từ khởi đầu không thể thiếu trong thương mại quốc tế. Đối với bên mua, nó được dùng để phê duyệt nội bộ, kiểm soát ngân sách, theo dõi thực hiện đơn hàng và nghiệm thu hàng hóa; đối với bên bán, nó là căn cứ để sắp xếp sản xuất, mua nguyên liệu, xin giấy phép xuất khẩu và đặt chỗ vận chuyển; đối với ngân hàng, nó là một trong những tài liệu tham khảo để kiểm tra xem thư tín dụng có phù hợp hay không; đối với hải quan và đại lý vận tải, nó là tài liệu tham khảo quan trọng để xác nhận bối cảnh giao dịch thực tế của hàng hóa, các yếu tố khai báo và tính thuế phí. Trong các khâu khai báo xuất khẩu, thông quan nhập khẩu, xác nhận thanh toán ngoại hối, hoàn thuế xuất khẩu, đơn đặt hàng thường được sử dụng kèm với hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hợp đồng, v.v. để đảm bảo tính xác thực và tuân thủ của giao dịch.
📋 Trường chính
Số đơn đặt hàng (PO No.): Mã nhận dạng duy nhất trong nội bộ bên mua, thường gồm chữ cái và chữ số, dùng để theo dõi đơn hàng trong suốt quá trình. Cần đảm bảo thống nhất với các chứng từ tham chiếu sau này như hóa đơn, phiếu đóng gói, thư tín dụng.. 常见错误: Số bị trùng hoặc thiếu; không thống nhất với chứng từ tham chiếu sau này; viết tay sửa đổi khiến không thể nhận diện. Ngày đặt hàng (Date): Ngày bên mua phát hành đơn hàng, là mốc quan trọng để xác định thời hạn giao hàng, hiệu lực thư tín dụng, thời điểm hợp đồng được thành lập. Định dạng đề xuất sử dụng định dạng quốc tế phổ biến (như YYYY-MM-DD).. 常见错误: Định dạng ngày lộn xộn (như nhầm lẫn giữa DD/MM/YYYY và MM/DD/YYYY); ngày muộn hơn ngày mở thư tín dụng. Tên và địa chỉ bên mua/bên bán (Buyer/Seller): Phải ghi đầy đủ tên pháp định, địa chỉ chi tiết, thông tin liên hệ. Bên mua thường là nhà nhập khẩu, bên bán là nhà xuất khẩu. Địa chỉ nên chính xác đến số nhà để thuận tiện cho logistics và thông quan.. 常见错误: Sử dụng tên viết tắt hoặc viết sai chính tả; địa chỉ không đầy đủ gây chậm trễ thông quan; không ghi quốc gia. Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Liệt kê chi tiết tên hàng, quy cách, model, chất liệu, thành phần, công dụng, v.v. Cần thống nhất với phân loại mã HS và yêu cầu tiếp cận của nước nhập khẩu, tránh mô tả chung chung.. 常见错误: Mô tả quá đơn giản (như “máy móc”); quy cách model không khớp với thực tế; không ghi thương hiệu hoặc xuất xứ. Số lượng (Quantity): Xác định rõ đơn vị đo lường (như PCS, SETS, KGS, CBM) và số lượng cụ thể. Lưu ý liệu có cho phép điều khoản thừa thiếu hay không, và liệu có thống nhất với quy định của thư tín dụng hay không.. 常见错误: Đơn vị không rõ ràng (như “thùng” mà không ghi số lượng mỗi thùng); số lượng không khớp với phiếu đóng gói; bỏ qua giới hạn thừa thiếu. Đơn giá và tổng giá (Unit Price & Total Amount): Ghi rõ loại tiền tệ, đơn giá, điều kiện thương mại (như FOB, CIF), tổng số tiền. Giá nên bao gồm hoặc ghi rõ không bao gồm hoa hồng, chiết khấu, phí đóng gói, v.v.. 常见错误: Không ghi rõ loại tiền tệ hoặc nhầm lẫn; thiếu điều kiện thương mại; tính sai tổng giá; không ghi thời hạn hiệu lực của giá. Điều kiện thương mại (Trade Terms): Áp dụng các quy tắc quốc tế phổ biến như INCOTERMS 2020, xác định rõ điểm phân chia rủi ro, chi phí. Như FOB Thượng Hải, CIF New York, cần ghi rõ phiên bản.. 常见错误: Điều khoản không khớp với hợp đồng; không ghi phiên bản; địa điểm sau điều khoản không cụ thể. Thời hạn giao hàng và địa điểm giao hàng (Delivery Date & Place): Quy định thời hạn giao hàng muộn nhất, địa điểm giao hàng hoặc cảng đích. Cần khớp với thời hạn giao hàng của thư tín dụng và lịch tàu, tránh quá hạn.. 常见错误: Thời hạn giao hàng mơ hồ (như “càng sớm càng tốt”); mâu thuẫn với thời hạn giao hàng của thư tín dụng; địa điểm không rõ ràng. Phương thức thanh toán (Payment Terms): Xác định rõ điện chuyển tiền (T/T), thư tín dụng (L/C), nhờ thu (D/P, D/A), v.v., và ghi rõ tỷ lệ đặt cọc, thời hạn thanh toán, loại thư tín dụng và ngân hàng mở thư tín dụng.. 常见错误: Phương thức thanh toán không nhất quán với hợp đồng; không liệt kê điều khoản thư tín dụng; không ghi tỷ lệ đặt cọc. Yêu cầu đóng gói (Packing Requirements): Nêu rõ vật liệu đóng gói, phương thức, nhãn hiệu, yêu cầu môi trường, v.v. Cần phù hợp với kiểm dịch bao bì gỗ và quy định môi trường của nước nhập khẩu.. 常见错误: Không ghi bao bì gỗ cần dấu IPPC; nhãn hiệu không khớp với phiếu đóng gói; bỏ qua hạn chế môi trường. Phương thức vận tải (Mode of Transport): Ghi rõ đường biển, đường hàng không, đường bộ, chuyển phát nhanh, v.v., và liệu có cho phép giao hàng từng phần và chuyển tải hay không. Cần khớp với điều kiện thương mại và thời hạn giao hàng.. 常见错误: Phương thức vận tải xung đột với điều kiện thương mại; không ghi rõ liệu có cho phép giao hàng từng phần/chuyển tải hay không. Yêu cầu bảo hiểm (Insurance): Như theo điều khoản CIF, CIP, cần xác định rõ người mua bảo hiểm, loại rủi ro, số tiền bảo hiểm, công ty bảo hiểm. Thông thường số tiền bảo hiểm là 110% giá trị hóa đơn.. 常见错误: Loại rủi ro không rõ ràng (như “mọi rủi ro” mà không ghi điều khoản); số tiền bảo hiểm không đủ; công ty bảo hiểm không đủ điều kiện. Yêu cầu chứng từ (Documents Required): Liệt kê các chứng từ bên bán cần cung cấp, như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, v.v., và ghi rõ số bản và ngôn ngữ.. 常见错误: Thiếu loại chứng từ; số bản không đủ; không yêu cầu định dạng giấy chứng nhận xuất xứ cụ thể. Tiêu chuẩn nghiệm thu và điều khoản khiếu nại (Inspection & Claims): Quy định tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng, cơ quan kiểm tra, thời hạn và phương thức khiếu nại. Thường gặp như kiểm tra SGS, CIQ, thời hạn khiếu nại thường là 30-60 ngày sau khi hàng đến.. 常见错误: Tiêu chuẩn kiểm tra mơ hồ; thời hạn khiếu nại quá ngắn; không chỉ định cơ quan kiểm tra. Ký tên và đóng dấu (Signature & Seal): Đại diện được ủy quyền của bên mua ký tên và đóng dấu công ty, đảm bảo hiệu lực pháp lý của đơn hàng. Đơn hàng điện tử cần có chữ ký điện tử đáng tin cậy.. 常见错误: Không có chữ ký hoặc đóng dấu; người ký không được ủy quyền; chữ ký điện tử không phù hợp với luật địa phương.
Số đơn đặt hàng (PO No.)
Mã nhận dạng duy nhất trong nội bộ bên mua, thường gồm chữ cái và chữ số, dùng để theo dõi đơn hàng trong suốt quá trình. Cần đảm bảo thống nhất với các chứng từ tham chiếu sau này như hóa đơn, phiếu đóng gói, thư tín dụng.
⚠️ Số bị trùng hoặc thiếu; không thống nhất với chứng từ tham chiếu sau này; viết tay sửa đổi khiến không thể nhận diện.
Ngày đặt hàng (Date)
Ngày bên mua phát hành đơn hàng, là mốc quan trọng để xác định thời hạn giao hàng, hiệu lực thư tín dụng, thời điểm hợp đồng được thành lập. Định dạng đề xuất sử dụng định dạng quốc tế phổ biến (như YYYY-MM-DD).
⚠️ Định dạng ngày lộn xộn (như nhầm lẫn giữa DD/MM/YYYY và MM/DD/YYYY); ngày muộn hơn ngày mở thư tín dụng.
Tên và địa chỉ bên mua/bên bán (Buyer/Seller)
Phải ghi đầy đủ tên pháp định, địa chỉ chi tiết, thông tin liên hệ. Bên mua thường là nhà nhập khẩu, bên bán là nhà xuất khẩu. Địa chỉ nên chính xác đến số nhà để thuận tiện cho logistics và thông quan.
⚠️ Sử dụng tên viết tắt hoặc viết sai chính tả; địa chỉ không đầy đủ gây chậm trễ thông quan; không ghi quốc gia.
Mô tả hàng hóa (Description of Goods)
Liệt kê chi tiết tên hàng, quy cách, model, chất liệu, thành phần, công dụng, v.v. Cần thống nhất với phân loại mã HS và yêu cầu tiếp cận của nước nhập khẩu, tránh mô tả chung chung.
⚠️ Mô tả quá đơn giản (như “máy móc”); quy cách model không khớp với thực tế; không ghi thương hiệu hoặc xuất xứ.
Số lượng (Quantity)
Xác định rõ đơn vị đo lường (như PCS, SETS, KGS, CBM) và số lượng cụ thể. Lưu ý liệu có cho phép điều khoản thừa thiếu hay không, và liệu có thống nhất với quy định của thư tín dụng hay không.
⚠️ Đơn vị không rõ ràng (như “thùng” mà không ghi số lượng mỗi thùng); số lượng không khớp với phiếu đóng gói; bỏ qua giới hạn thừa thiếu.
Đơn giá và tổng giá (Unit Price & Total Amount)
Ghi rõ loại tiền tệ, đơn giá, điều kiện thương mại (như FOB, CIF), tổng số tiền. Giá nên bao gồm hoặc ghi rõ không bao gồm hoa hồng, chiết khấu, phí đóng gói, v.v.
⚠️ Không ghi rõ loại tiền tệ hoặc nhầm lẫn; thiếu điều kiện thương mại; tính sai tổng giá; không ghi thời hạn hiệu lực của giá.
Điều kiện thương mại (Trade Terms)
Áp dụng các quy tắc quốc tế phổ biến như INCOTERMS 2020, xác định rõ điểm phân chia rủi ro, chi phí. Như FOB Thượng Hải, CIF New York, cần ghi rõ phiên bản.
⚠️ Điều khoản không khớp với hợp đồng; không ghi phiên bản; địa điểm sau điều khoản không cụ thể.
Thời hạn giao hàng và địa điểm giao hàng (Delivery Date & Place)
Quy định thời hạn giao hàng muộn nhất, địa điểm giao hàng hoặc cảng đích. Cần khớp với thời hạn giao hàng của thư tín dụng và lịch tàu, tránh quá hạn.
⚠️ Thời hạn giao hàng mơ hồ (như “càng sớm càng tốt”); mâu thuẫn với thời hạn giao hàng của thư tín dụng; địa điểm không rõ ràng.
Phương thức thanh toán (Payment Terms)
Xác định rõ điện chuyển tiền (T/T), thư tín dụng (L/C), nhờ thu (D/P, D/A), v.v., và ghi rõ tỷ lệ đặt cọc, thời hạn thanh toán, loại thư tín dụng và ngân hàng mở thư tín dụng.
⚠️ Phương thức thanh toán không nhất quán với hợp đồng; không liệt kê điều khoản thư tín dụng; không ghi tỷ lệ đặt cọc.
Yêu cầu đóng gói (Packing Requirements)
Nêu rõ vật liệu đóng gói, phương thức, nhãn hiệu, yêu cầu môi trường, v.v. Cần phù hợp với kiểm dịch bao bì gỗ và quy định môi trường của nước nhập khẩu.
⚠️ Không ghi bao bì gỗ cần dấu IPPC; nhãn hiệu không khớp với phiếu đóng gói; bỏ qua hạn chế môi trường.
Phương thức vận tải (Mode of Transport)
Ghi rõ đường biển, đường hàng không, đường bộ, chuyển phát nhanh, v.v., và liệu có cho phép giao hàng từng phần và chuyển tải hay không. Cần khớp với điều kiện thương mại và thời hạn giao hàng.
⚠️ Phương thức vận tải xung đột với điều kiện thương mại; không ghi rõ liệu có cho phép giao hàng từng phần/chuyển tải hay không.
Yêu cầu bảo hiểm (Insurance)
Như theo điều khoản CIF, CIP, cần xác định rõ người mua bảo hiểm, loại rủi ro, số tiền bảo hiểm, công ty bảo hiểm. Thông thường số tiền bảo hiểm là 110% giá trị hóa đơn.
⚠️ Loại rủi ro không rõ ràng (như “mọi rủi ro” mà không ghi điều khoản); số tiền bảo hiểm không đủ; công ty bảo hiểm không đủ điều kiện.
Yêu cầu chứng từ (Documents Required)
Liệt kê các chứng từ bên bán cần cung cấp, như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, v.v., và ghi rõ số bản và ngôn ngữ.
⚠️ Thiếu loại chứng từ; số bản không đủ; không yêu cầu định dạng giấy chứng nhận xuất xứ cụ thể.
Tiêu chuẩn nghiệm thu và điều khoản khiếu nại (Inspection & Claims)
Quy định tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng, cơ quan kiểm tra, thời hạn và phương thức khiếu nại. Thường gặp như kiểm tra SGS, CIQ, thời hạn khiếu nại thường là 30-60 ngày sau khi hàng đến.
⚠️ Tiêu chuẩn kiểm tra mơ hồ; thời hạn khiếu nại quá ngắn; không chỉ định cơ quan kiểm tra.
Ký tên và đóng dấu (Signature & Seal)
Đại diện được ủy quyền của bên mua ký tên và đóng dấu công ty, đảm bảo hiệu lực pháp lý của đơn hàng. Đơn hàng điện tử cần có chữ ký điện tử đáng tin cậy.
⚠️ Không có chữ ký hoặc đóng dấu; người ký không được ủy quyền; chữ ký điện tử không phù hợp với luật địa phương.
⚠️ Lỗi thường gặp
Số đơn hàng không thống nhất với các chứng từ tham chiếu sau này như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, dẫn đến ngân hàng kiểm tra chứng từ không phù hợp hoặc hải quan nghi ngờ tính xác thực của giao dịch. Mô tả hàng hóa quá chung chung, không liệt kê quy cách, model, chất liệu, công dụng, dẫn đến phân loại mã HS sai, ảnh hưởng đến thuế quan và điều kiện giám sát. Điều kiện thương mại xung đột với hợp đồng, quy định thư tín dụng, hoặc không ghi phiên bản INCOTERMS, gây tranh chấp về phân chia rủi ro chi phí. Phương thức thanh toán diễn đạt mơ hồ, như “T/T after shipment” không ghi rõ số ngày cụ thể, hoặc điều khoản thư tín dụng không khớp với đơn hàng, dẫn đến rủi ro thu ngoại tệ. Thời hạn giao hàng không khớp với thời hạn giao hàng của thư tín dụng, lịch tàu, hoặc không ghi rõ liệu có cho phép giao hàng từng phần và chuyển tải hay không, gây vi phạm quá hạn. Yêu cầu đóng gói không xem xét kiểm dịch bao bì gỗ, quy định môi trường của nước nhập khẩu, dẫn đến hàng hóa bị trả lại hoặc tiêu hủy. Yêu cầu chứng từ bỏ sót chứng nhận quan trọng (như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng), hoặc không ghi số bản và ngôn ngữ, ảnh hưởng đến thông quan và thanh toán. Tên và địa chỉ bên mua/bên bán không đầy đủ hoặc viết sai chính tả, dẫn đến lỗi trong lập vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm và các chứng từ khác, phát sinh chi phí sửa chứng từ và chậm trễ.
⚠️ Số đơn hàng không thống nhất với các chứng từ tham chiếu sau này như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, dẫn đến ngân hàng kiểm tra chứng từ không phù hợp hoặc hải quan nghi ngờ tính xác thực của giao dịch.
⚠️ Mô tả hàng hóa quá chung chung, không liệt kê quy cách, model, chất liệu, công dụng, dẫn đến phân loại mã HS sai, ảnh hưởng đến thuế quan và điều kiện giám sát.
⚠️ Điều kiện thương mại xung đột với hợp đồng, quy định thư tín dụng, hoặc không ghi phiên bản INCOTERMS, gây tranh chấp về phân chia rủi ro chi phí.
⚠️ Phương thức thanh toán diễn đạt mơ hồ, như “T/T after shipment” không ghi rõ số ngày cụ thể, hoặc điều khoản thư tín dụng không khớp với đơn hàng, dẫn đến rủi ro thu ngoại tệ.
⚠️ Thời hạn giao hàng không khớp với thời hạn giao hàng của thư tín dụng, lịch tàu, hoặc không ghi rõ liệu có cho phép giao hàng từng phần và chuyển tải hay không, gây vi phạm quá hạn.
⚠️ Yêu cầu đóng gói không xem xét kiểm dịch bao bì gỗ, quy định môi trường của nước nhập khẩu, dẫn đến hàng hóa bị trả lại hoặc tiêu hủy.
⚠️ Yêu cầu chứng từ bỏ sót chứng nhận quan trọng (như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng), hoặc không ghi số bản và ngôn ngữ, ảnh hưởng đến thông quan và thanh toán.
⚠️ Tên và địa chỉ bên mua/bên bán không đầy đủ hoặc viết sai chính tả, dẫn đến lỗi trong lập vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm và các chứng từ khác, phát sinh chi phí sửa chứng từ và chậm trễ.
🌍 Yêu cầu quốc gia
Hoa Kỳ: Hải quan Hoa Kỳ yêu cầu đơn đặt hàng là bằng chứng bổ trợ cho tính xác thực của giao dịch, đề nghị ghi rõ EIN hoặc mã số thuế của bên mua và bên bán. Nếu liên quan đến sản phẩm bị quản lý bởi FDA, FCC, CPSC, v.v., đơn hàng nên ghi rõ yêu cầu chứng nhận liên quan. Bao bì gỗ phải tuân thủ tiêu chuẩn ISPM 15. Hoa Kỳ có yêu cầu nghiêm ngặt về nhãn xuất xứ, đơn hàng nên ghi rõ xuất xứ. Quy định cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP). EU: EU yêu cầu thông tin đơn đặt hàng phải nhất quán với hóa đơn thương mại và tờ khai hải quan. Đơn hàng nên ghi rõ mã HS, xuất xứ của hàng hóa để áp dụng thuế quan và biện pháp phòng vệ thương mại. Sản phẩm liên quan đến chứng nhận CE, đơn hàng nên yêu cầu cung cấp tuyên bố hợp quy. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Lệnh thuế chống bán phá giá, chống trợ cấp của EU có thể ảnh hưởng đến điều khoản giá của đơn hàng. Cụ thể lấy theo Bộ luật Hải quan EU và thông báo mới nhất của hải quan các quốc gia thành viên. Nhật Bản: Hải quan Nhật Bản yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng hoặc hợp đồng khi khai báo nhập khẩu để xác nhận giá giao dịch. Đơn hàng nên liệt kê chi tiết quy cách hàng hóa, số lượng, đơn giá và điều kiện thương mại. Nhật Bản có yêu cầu tiếp cận nghiêm ngặt đối với thực phẩm, nông sản, mỹ phẩm, v.v., đơn hàng nên ghi rõ phù hợp với hệ thống danh sách khẳng định của Nhật Bản. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của hải quan Nhật Bản. Hàn Quốc: Hải quan Hàn Quốc yêu cầu đơn đặt hàng là tài liệu tham khảo cho khai báo nhập khẩu, thông tin đơn hàng cần nhất quán với hóa đơn và phiếu đóng gói. Hàn Quốc có yêu cầu cụ thể về giấy chứng nhận xuất xứ, như giấy chứng nhận xuất xứ FTA Trung-Hàn có thể hưởng thuế suất ưu đãi. Đơn hàng nên ghi rõ liệu có yêu cầu cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ FTA hay không. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Hàn Quốc. Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE): Ả Rập Xê Út yêu cầu hàng nhập khẩu phải kèm hóa đơn thương mại và giấy chứng nhận xuất xứ được đại sứ quán Ả Rập Xê Út tại nước xuất khẩu chứng nhận, thông tin đơn đặt hàng cần nhất quán với các chứng từ này. Chứng nhận SASO của Ả Rập Xê Út, chứng nhận ECAS của UAE, v.v. là yêu cầu bắt buộc, đơn hàng nên ghi rõ. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của hải quan Ả Rập Xê Út và Cơ quan Hải quan Liên bang UAE. Brazil: Thông quan nhập khẩu Brazil yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, và thông tin cần nhất quán với hóa đơn thương mại, vận đơn. Brazil có yêu cầu đặc biệt về giấy phép nhập khẩu, ANVISA (Cơ quan Giám sát Y tế), đơn hàng nên ghi rõ giấy phép liên quan. Hải quan Brazil kiểm tra nghiêm ngặt việc khai báo giá thấp, giá trong đơn hàng phải trung thực. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Cục Thuế Liên bang Brazil. Ấn Độ: Hải quan Ấn Độ yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng khi khai báo nhập khẩu, đơn hàng nên liệt kê mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều kiện thương mại. Ấn Độ có yêu cầu bắt buộc về chứng nhận BIS, an toàn thực phẩm, v.v., đơn hàng nên ghi rõ. Ấn Độ có yêu cầu định dạng cụ thể đối với giấy chứng nhận xuất xứ, như để hưởng thuế suất ưu đãi cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ tương ứng. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Ủy ban Thuế Trung ương và Hải quan Ấn Độ. Nga: Hải quan Nga yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng hoặc hợp đồng khi nhập khẩu, và cần dịch sang tiếng Nga hoặc kèm bản dịch tiếng Nga. Thông tin đơn hàng cần nhất quán với hóa đơn, phiếu đóng gói. Nga có yêu cầu bắt buộc về chứng nhận EAC, GOST-R, v.v., đơn hàng nên ghi rõ. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Liên bang Nga.
Hoa Kỳ
Hải quan Hoa Kỳ yêu cầu đơn đặt hàng là bằng chứng bổ trợ cho tính xác thực của giao dịch, đề nghị ghi rõ EIN hoặc mã số thuế của bên mua và bên bán. Nếu liên quan đến sản phẩm bị quản lý bởi FDA, FCC, CPSC, v.v., đơn hàng nên ghi rõ yêu cầu chứng nhận liên quan. Bao bì gỗ phải tuân thủ tiêu chuẩn ISPM 15. Hoa Kỳ có yêu cầu nghiêm ngặt về nhãn xuất xứ, đơn hàng nên ghi rõ xuất xứ. Quy định cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP).
EU
EU yêu cầu thông tin đơn đặt hàng phải nhất quán với hóa đơn thương mại và tờ khai hải quan. Đơn hàng nên ghi rõ mã HS, xuất xứ của hàng hóa để áp dụng thuế quan và biện pháp phòng vệ thương mại. Sản phẩm liên quan đến chứng nhận CE, đơn hàng nên yêu cầu cung cấp tuyên bố hợp quy. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Lệnh thuế chống bán phá giá, chống trợ cấp của EU có thể ảnh hưởng đến điều khoản giá của đơn hàng. Cụ thể lấy theo Bộ luật Hải quan EU và thông báo mới nhất của hải quan các quốc gia thành viên.
Nhật Bản
Hải quan Nhật Bản yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng hoặc hợp đồng khi khai báo nhập khẩu để xác nhận giá giao dịch. Đơn hàng nên liệt kê chi tiết quy cách hàng hóa, số lượng, đơn giá và điều kiện thương mại. Nhật Bản có yêu cầu tiếp cận nghiêm ngặt đối với thực phẩm, nông sản, mỹ phẩm, v.v., đơn hàng nên ghi rõ phù hợp với hệ thống danh sách khẳng định của Nhật Bản. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của hải quan Nhật Bản.
Hàn Quốc
Hải quan Hàn Quốc yêu cầu đơn đặt hàng là tài liệu tham khảo cho khai báo nhập khẩu, thông tin đơn hàng cần nhất quán với hóa đơn và phiếu đóng gói. Hàn Quốc có yêu cầu cụ thể về giấy chứng nhận xuất xứ, như giấy chứng nhận xuất xứ FTA Trung-Hàn có thể hưởng thuế suất ưu đãi. Đơn hàng nên ghi rõ liệu có yêu cầu cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ FTA hay không. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Hàn Quốc.
Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE)
Ả Rập Xê Út yêu cầu hàng nhập khẩu phải kèm hóa đơn thương mại và giấy chứng nhận xuất xứ được đại sứ quán Ả Rập Xê Út tại nước xuất khẩu chứng nhận, thông tin đơn đặt hàng cần nhất quán với các chứng từ này. Chứng nhận SASO của Ả Rập Xê Út, chứng nhận ECAS của UAE, v.v. là yêu cầu bắt buộc, đơn hàng nên ghi rõ. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của hải quan Ả Rập Xê Út và Cơ quan Hải quan Liên bang UAE.
Brazil
Thông quan nhập khẩu Brazil yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, và thông tin cần nhất quán với hóa đơn thương mại, vận đơn. Brazil có yêu cầu đặc biệt về giấy phép nhập khẩu, ANVISA (Cơ quan Giám sát Y tế), đơn hàng nên ghi rõ giấy phép liên quan. Hải quan Brazil kiểm tra nghiêm ngặt việc khai báo giá thấp, giá trong đơn hàng phải trung thực. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Cục Thuế Liên bang Brazil.
Ấn Độ
Hải quan Ấn Độ yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng khi khai báo nhập khẩu, đơn hàng nên liệt kê mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều kiện thương mại. Ấn Độ có yêu cầu bắt buộc về chứng nhận BIS, an toàn thực phẩm, v.v., đơn hàng nên ghi rõ. Ấn Độ có yêu cầu định dạng cụ thể đối với giấy chứng nhận xuất xứ, như để hưởng thuế suất ưu đãi cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ tương ứng. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Ủy ban Thuế Trung ương và Hải quan Ấn Độ.
Nga
Hải quan Nga yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng hoặc hợp đồng khi nhập khẩu, và cần dịch sang tiếng Nga hoặc kèm bản dịch tiếng Nga. Thông tin đơn hàng cần nhất quán với hóa đơn, phiếu đóng gói. Nga có yêu cầu bắt buộc về chứng nhận EAC, GOST-R, v.v., đơn hàng nên ghi rõ. Bao bì gỗ cần tuân thủ ISPM 15. Cụ thể lấy theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Liên bang Nga.
❓ FAQ
Đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán khác nhau như thế nào?: Đơn đặt hàng là đề nghị hoặc xác nhận đơn hàng do bên mua phát hành, thường có điều khoản ngắn gọn; hợp đồng mua bán là văn bản pháp lý chính thức được hai bên ký kết sau khi thương lượng nhất trí, điều khoản chi tiết hơn. Trong thương mại quốc tế, nếu hai bên chưa ký hợp đồng chính thức, đơn đặt hàng sau khi được bên bán xác nhận sẽ cấu thành hợp đồng có hiệu lực. Nhưng khi giao dịch phức tạp, nên lấy hợp đồng chính thức làm chuẩn, đơn đặt hàng làm phụ lục hoặc tài liệu tham khảo. Đơn đặt hàng có cần hai bên ký tên đóng dấu không?: Để đảm bảo hiệu lực pháp lý, đơn đặt hàng thường cần đại diện được ủy quyền của bên mua ký tên và đóng dấu. Khi bên bán xác nhận đơn hàng cũng nên ký tên đóng dấu và gửi lại. Nếu sử dụng đơn hàng điện tử, cần phù hợp với luật chữ ký điện tử địa phương. Một số hải quan quốc gia yêu cầu đơn hàng có chữ ký và dấu của hai bên để chứng minh tính xác thực của giao dịch. Đề nghị dù có hợp đồng chính thức hay không, đều giữ bản có chữ ký và dấu của hai bên. Lựa chọn điều kiện thương mại trong đơn đặt hàng như thế nào?: Việc lựa chọn điều kiện thương mại phụ thuộc vào phương thức vận tải, kiểm soát rủi ro, tính toán chi phí và vị thế đàm phán của hai bên. Vận tải biển thường dùng FOB, CIF, CFR; vận tải hàng không thường dùng FCA, CPT, CIP; vận tải đa phương thức thường dùng DAP, DPU, DDP. Đề nghị áp dụng INCOTERMS 2020 và ghi rõ phiên bản. Khi lựa chọn cần xem xét bảo hiểm, trách nhiệm thông quan, phân chia chi phí, tránh điều khoản xung đột với các điều khoản khác của hợp đồng. Nếu thông tin đơn đặt hàng không khớp với thư tín dụng thì phải làm sao?: Nếu thông tin đơn đặt hàng không khớp với điều khoản thư tín dụng, bên bán nên ngay lập tức thông báo cho bên mua sửa đổi thư tín dụng, hoặc yêu cầu bên mua cung cấp xác nhận bằng văn bản chấp nhận điểm không phù hợp. Ngân hàng kiểm tra chứng từ nghiêm ngặt theo thư tín dụng, đơn hàng chỉ để tham khảo. Nếu không thể sửa đổi thư tín dụng, bên bán cần đánh giá rủi ro điểm không phù hợp, nếu cần thì yêu cầu bên mua cung cấp bảo đảm thanh toán. Không được tự ý giao hàng dẫn đến rủi ro thu ngoại tệ. Đơn đặt hàng có cần ghi mã HS không?: Đề nghị ghi mã HS để bên mua và bên bán xác nhận thuế quan, điều kiện giám sát và yêu cầu quản lý thương mại. Mã HS do bên bán phân loại theo mô tả hàng hóa, bên mua kiểm tra lại. Nếu đơn hàng không ghi rõ, khi khai báo hải quan có thể bị chậm trễ do tranh chấp phân loại. Lưu ý 6 chữ số đầu của mã HS ở các quốc gia là giống nhau, các chữ số sau có thể khác nhau, nên lấy theo phân loại của hải quan nước nhập khẩu làm chuẩn. Điều khoản thừa thiếu số lượng trong đơn đặt hàng quy định như thế nào?: Nếu cho phép thừa thiếu, nên ghi rõ trong đơn hàng tỷ lệ thừa thiếu (như ±5%) và quyền lựa chọn thuộc về ai (bên mua hoặc bên bán). Nếu thư tín dụng có điều khoản thừa thiếu, đơn hàng nên nhất quán với nó. Khi không quy định, mặc định không cho phép thừa thiếu. Giá của phần thừa thiếu thường được tính theo đơn giá hợp đồng, trừ khi có thỏa thuận khác. Nếu đơn đặt hàng bị mất hoặc cần sửa đổi thì phải làm sao?: Nếu đơn đặt hàng bị mất, có thể xin bên mua cấp lại và ghi rõ “cấp lại”. Sửa đổi đơn hàng cần hai bên thương lượng nhất trí, xác nhận bằng văn bản, như ký văn bản sửa đổi đơn hàng hoặc phát hành lại đơn hàng. Khi nội dung sửa đổi liên quan đến các điều khoản then chốt như giá, số lượng, thời hạn giao hàng, cần đảm bảo nhất quán với thư tín dụng, hợp đồng. Tất cả hồ sơ sửa đổi nên được lưu giữ để tra cứu. Đơn đặt hàng có vai trò gì trong hoàn thuế xuất khẩu?: Đơn đặt hàng là một trong các chứng từ hồ sơ hoàn thuế xuất khẩu, dùng để chứng minh tính xác thực của giao dịch. Cơ quan thuế có thể yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, v.v. Thông tin đơn hàng nên nhất quán với hóa đơn xuất khẩu, tờ khai hải quan. Nếu đơn hàng thiếu hoặc thông tin không khớp, có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thuế. Đề nghị doanh nghiệp lưu giữ cẩn thận bản gốc hoặc bản điện tử của đơn hàng ít nhất 5 năm.
Q: Đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán khác nhau như thế nào?
A: Đơn đặt hàng là đề nghị hoặc xác nhận đơn hàng do bên mua phát hành, thường có điều khoản ngắn gọn; hợp đồng mua bán là văn bản pháp lý chính thức được hai bên ký kết sau khi thương lượng nhất trí, điều khoản chi tiết hơn. Trong thương mại quốc tế, nếu hai bên chưa ký hợp đồng chính thức, đơn đặt hàng sau khi được bên bán xác nhận sẽ cấu thành hợp đồng có hiệu lực. Nhưng khi giao dịch phức tạp, nên lấy hợp đồng chính thức làm chuẩn, đơn đặt hàng làm phụ lục hoặc tài liệu tham khảo.
Q: Đơn đặt hàng có cần hai bên ký tên đóng dấu không?
A: Để đảm bảo hiệu lực pháp lý, đơn đặt hàng thường cần đại diện được ủy quyền của bên mua ký tên và đóng dấu. Khi bên bán xác nhận đơn hàng cũng nên ký tên đóng dấu và gửi lại. Nếu sử dụng đơn hàng điện tử, cần phù hợp với luật chữ ký điện tử địa phương. Một số hải quan quốc gia yêu cầu đơn hàng có chữ ký và dấu của hai bên để chứng minh tính xác thực của giao dịch. Đề nghị dù có hợp đồng chính thức hay không, đều giữ bản có chữ ký và dấu của hai bên.
Q: Lựa chọn điều kiện thương mại trong đơn đặt hàng như thế nào?
A: Việc lựa chọn điều kiện thương mại phụ thuộc vào phương thức vận tải, kiểm soát rủi ro, tính toán chi phí và vị thế đàm phán của hai bên. Vận tải biển thường dùng FOB, CIF, CFR; vận tải hàng không thường dùng FCA, CPT, CIP; vận tải đa phương thức thường dùng DAP, DPU, DDP. Đề nghị áp dụng INCOTERMS 2020 và ghi rõ phiên bản. Khi lựa chọn cần xem xét bảo hiểm, trách nhiệm thông quan, phân chia chi phí, tránh điều khoản xung đột với các điều khoản khác của hợp đồng.
Q: Nếu thông tin đơn đặt hàng không khớp với thư tín dụng thì phải làm sao?
A: Nếu thông tin đơn đặt hàng không khớp với điều khoản thư tín dụng, bên bán nên ngay lập tức thông báo cho bên mua sửa đổi thư tín dụng, hoặc yêu cầu bên mua cung cấp xác nhận bằng văn bản chấp nhận điểm không phù hợp. Ngân hàng kiểm tra chứng từ nghiêm ngặt theo thư tín dụng, đơn hàng chỉ để tham khảo. Nếu không thể sửa đổi thư tín dụng, bên bán cần đánh giá rủi ro điểm không phù hợp, nếu cần thì yêu cầu bên mua cung cấp bảo đảm thanh toán. Không được tự ý giao hàng dẫn đến rủi ro thu ngoại tệ.
Q: Đơn đặt hàng có cần ghi mã HS không?
A: Đề nghị ghi mã HS để bên mua và bên bán xác nhận thuế quan, điều kiện giám sát và yêu cầu quản lý thương mại. Mã HS do bên bán phân loại theo mô tả hàng hóa, bên mua kiểm tra lại. Nếu đơn hàng không ghi rõ, khi khai báo hải quan có thể bị chậm trễ do tranh chấp phân loại. Lưu ý 6 chữ số đầu của mã HS ở các quốc gia là giống nhau, các chữ số sau có thể khác nhau, nên lấy theo phân loại của hải quan nước nhập khẩu làm chuẩn.
Q: Điều khoản thừa thiếu số lượng trong đơn đặt hàng quy định như thế nào?
A: Nếu cho phép thừa thiếu, nên ghi rõ trong đơn hàng tỷ lệ thừa thiếu (như ±5%) và quyền lựa chọn thuộc về ai (bên mua hoặc bên bán). Nếu thư tín dụng có điều khoản thừa thiếu, đơn hàng nên nhất quán với nó. Khi không quy định, mặc định không cho phép thừa thiếu. Giá của phần thừa thiếu thường được tính theo đơn giá hợp đồng, trừ khi có thỏa thuận khác.
Q: Nếu đơn đặt hàng bị mất hoặc cần sửa đổi thì phải làm sao?
A: Nếu đơn đặt hàng bị mất, có thể xin bên mua cấp lại và ghi rõ “cấp lại”. Sửa đổi đơn hàng cần hai bên thương lượng nhất trí, xác nhận bằng văn bản, như ký văn bản sửa đổi đơn hàng hoặc phát hành lại đơn hàng. Khi nội dung sửa đổi liên quan đến các điều khoản then chốt như giá, số lượng, thời hạn giao hàng, cần đảm bảo nhất quán với thư tín dụng, hợp đồng. Tất cả hồ sơ sửa đổi nên được lưu giữ để tra cứu.
Q: Đơn đặt hàng có vai trò gì trong hoàn thuế xuất khẩu?
A: Đơn đặt hàng là một trong các chứng từ hồ sơ hoàn thuế xuất khẩu, dùng để chứng minh tính xác thực của giao dịch. Cơ quan thuế có thể yêu cầu cung cấp đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, v.v. Thông tin đơn hàng nên nhất quán với hóa đơn xuất khẩu, tờ khai hải quan. Nếu đơn hàng thiếu hoặc thông tin không khớp, có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thuế. Đề nghị doanh nghiệp lưu giữ cẩn thận bản gốc hoặc bản điện tử của đơn hàng ít nhất 5 năm.
📝 Ví dụ
【Đơn đặt hàng mua - Mẫu điền đầy đủ】
Số đơn đặt hàng mua (PO No.): PO-2026-0915-HK008
Ngày đặt hàng (Date): 2026-09-15
Người mua (Buyer): Sino Pacific Import & Export Co., Ltd.
Địa chỉ: Room 1801, 18/F, Tower A, Global Trade Center, 88 Jianguo Road, Chaoyang District, Beijing 100022, China
Người liên hệ: Ms. Linda Chen
Điện thoại: +86-10-6588-2211
Email: linda.chen@sinopacific-trade.com
Người bán (Seller): Sunrise Electronics Manufacturing Ltd.
Địa chỉ: Unit 5-7, 12/F, Kwai Chung Industrial Building, 66 Container Port Road, Kwai Chung, New Territories, Hong Kong
Người liên hệ: Mr. David Wong
Điện thoại: +852-2408-6677
Email: david.wong@sunrise-elec.com
Mô tả hàng hóa (Description of Goods):
1. Tai nghe Bluetooth không dây, model SP-BT500, Bluetooth 5.3, chống ồn chủ động, thời lượng pin 30 giờ, màu đen, vỏ ABS+PC, kèm cáp sạc USB-C
2. Pin sạc dự phòng di động, model SP-PB20000, dung lượng 20000mAh, sạc nhanh PD 22.5W, hai cổng USB đầu ra, màu trắng, có màn hình hiển thị dung lượng LED
Số lượng (Quantity):
1. Tai nghe Bluetooth không dây: 5,000 PCS
2. Pin sạc dự phòng di động: 3,000 PCS
Tổng cộng: 8,000 PCS
Đơn giá và tổng giá trị (Unit Price & Total Amount):
1. Tai nghe Bluetooth không dây: USD 18.50 / PCS, số tiền USD 92,500.00
2. Pin sạc dự phòng di động: USD 12.80 / PCS, số tiền USD 38,400.00
Tổng giá trị: USD 130,900.00
Loại tiền: USD
Điều kiện thương mại: FOB Shenzhen, Incoterms 2020
Điều kiện thương mại (Trade Terms): FOB Shenzhen, Incoterms 2020
Thời hạn giao hàng và địa điểm giao hàng (Delivery Date & Place):
Thời hạn giao hàng muộn nhất: 2026-11-15
Địa điểm giao hàng: Shenzhen Yantian Port, China
Cảng đến: Los Angeles Port, USA
Phương thức thanh toán (Payment Terms):
Thanh toán 30% T/T tiền đặt cọc trong vòng 5 ngày làm việc sau khi xác nhận đơn hàng, 70% còn lại thanh toán bằng điện chuyển khoản (T/T) khi xuất trình bản sao vận đơn, thời hạn thanh toán trong vòng 15 ngày sau khi giao hàng.
Yêu cầu đóng gói (Packing Requirements):
Mỗi bộ sản phẩm được đóng gói bằng hộp màu, thùng carton bên ngoài là thùng carton sóng 5 lớp, mỗi thùng 20 PCS. Nhãn hiệu trên thùng carton: SINO PACIFIC / PO-2026-0915-HK008 / LOS ANGELES / C/NO.1-400. Bao bì gỗ phải được xử lý hun trùng IPPC và dán nhãn hiệu.
Phương thức vận chuyển (Mode of Transport):
Đường biển, container nguyên (FCL). Không cho phép giao hàng từng phần, cho phép chuyển tải.
Yêu cầu bảo hiểm (Insurance):
Người mua tự mua bảo hiểm, người bán phải thông báo cho người mua tên tàu, số chuyến và ngày giao hàng trước 3 ngày trước khi giao hàng.
Yêu cầu chứng từ (Documents Required):
1. Hóa đơn thương mại, 3 bản, tiếng Anh
2. Phiếu đóng gói, 3 bản, tiếng Anh
3. Bộ vận đơn đường biển sạch đã xếp hàng, 3 bản chính 3 bản phụ, ký hậu để trống
4. Giấy chứng nhận xuất xứ, 1 bản
5. Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, 1 bản
6. Giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm, 1 bản
Tiêu chuẩn nghiệm thu và điều khoản khiếu nại (Inspection & Claims):
Chất lượng phải phù hợp với mẫu và tài liệu thông số kỹ thuật đã được người mua xác nhận. Cơ quan kiểm định là SGS. Thời hạn khiếu nại là trong vòng 45 ngày sau khi hàng đến cảng đích, quá hạn sẽ không được chấp nhận.
Chữ ký và đóng dấu (Signature & Seal):
Đại diện được ủy quyền của người mua: ____________________
Đóng dấu công ty: ____________________
Ngày: 2026-09-15
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế xin căn cứ theo yêu cầu của thư tín dụng/hợp đồng/nước nhập khẩu.
【Đơn đặt hàng mua - Mẫu điền đầy đủ】
Số đơn đặt hàng mua (PO No.): PO-2026-0915-HK008
Ngày đặt hàng (Date): 2026-09-15
Người mua (Buyer): Sino Pacific Import & Export Co., Ltd.
Địa chỉ: Room 1801, 18/F, Tower A, Global Trade Center, 88 Jianguo Road, Chaoyang District, Beijing 100022, China
Người liên hệ: Ms. Linda Chen
Điện thoại: +86-10-6588-2211
Email: linda.chen@sinopacific-trade.com
Người bán (Seller): Sunrise Electronics Manufacturing Ltd.
Địa chỉ: Unit 5-7, 12/F, Kwai Chung Industrial Building, 66 Container Port Road, Kwai Chung, New Territories, Hong Kong
Người liên hệ: Mr. David Wong
Điện thoại: +852-2408-6677
Email: david.wong@sunrise-elec.com
Mô tả hàng hóa (Description of Goods):
1. Tai nghe Bluetooth không dây, model SP-BT500, Bluetooth 5.3, chống ồn chủ động, thời lượng pin 30 giờ, màu đen, vỏ ABS+PC, kèm cáp sạc USB-C
2. Pin sạc dự phòng di động, model SP-PB20000, dung lượng 20000mAh, sạc nhanh PD 22.5W, hai cổng USB đầu ra, màu trắng, có màn hình hiển thị dung lượng LED
Số lượng (Quantity):
1. Tai nghe Bluetooth không dây: 5,000 PCS
2. Pin sạc dự phòng di động: 3,000 PCS
Tổng cộng: 8,000 PCS
Đơn giá và tổng giá trị (Unit Price & Total Amount):
1. Tai nghe Bluetooth không dây: USD 18.50 / PCS, số tiền USD 92,500.00
2. Pin sạc dự phòng di động: USD 12.80 / PCS, số tiền USD 38,400.00
Tổng giá trị: USD 130,900.00
Loại tiền: USD
Điều kiện thương mại: FOB Shenzhen, Incoterms 2020
Điều kiện thương mại (Trade Terms): FOB Shenzhen, Incoterms 2020
Thời hạn giao hàng và địa điểm giao hàng (Delivery Date & Place):
Thời hạn giao hàng muộn nhất: 2026-11-15
Địa điểm giao hàng: Shenzhen Yantian Port, China
Cảng đến: Los Angeles Port, USA
Phương thức thanh toán (Payment Terms):
Thanh toán 30% T/T tiền đặt cọc trong vòng 5 ngày làm việc sau khi xác nhận đơn hàng, 70% còn lại thanh toán bằng điện chuyển khoản (T/T) khi xuất trình bản sao vận đơn, thời hạn thanh toán trong vòng 15 ngày sau khi giao hàng.
Yêu cầu đóng gói (Packing Requirements):
Mỗi bộ sản phẩm được đóng gói bằng hộp màu, thùng carton bên ngoài là thùng carton sóng 5 lớp, mỗi thùng 20 PCS. Nhãn hiệu trên thùng carton: SINO PACIFIC / PO-2026-0915-HK008 / LOS ANGELES / C/NO.1-400. Bao bì gỗ phải được xử lý hun trùng IPPC và dán nhãn hiệu.
Phương thức vận chuyển (Mode of Transport):
Đường biển, container nguyên (FCL). Không cho phép giao hàng từng phần, cho phép chuyển tải.
Yêu cầu bảo hiểm (Insurance):
Người mua tự mua bảo hiểm, người bán phải thông báo cho người mua tên tàu, số chuyến và ngày giao hàng trước 3 ngày trước khi giao hàng.
Yêu cầu chứng từ (Documents Required):
1. Hóa đơn thương mại, 3 bản, tiếng Anh
2. Phiếu đóng gói, 3 bản, tiếng Anh
3. Bộ vận đơn đường biển sạch đã xếp hàng, 3 bản chính 3 bản phụ, ký hậu để trống
4. Giấy chứng nhận xuất xứ, 1 bản
5. Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, 1 bản
6. Giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm, 1 bản
Tiêu chuẩn nghiệm thu và điều khoản khiếu nại (Inspection & Claims):
Chất lượng phải phù hợp với mẫu và tài liệu thông số kỹ thuật đã được người mua xác nhận. Cơ quan kiểm định là SGS. Thời hạn khiếu nại là trong vòng 45 ngày sau khi hàng đến cảng đích, quá hạn sẽ không được chấp nhận.
Chữ ký và đóng dấu (Signature & Seal):
Đại diện được ủy quyền của người mua: ____________________
Đóng dấu công ty: ____________________
Ngày: 2026-09-15
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế xin căn cứ theo yêu cầu của thư tín dụng/hợp đồng/nước nhập khẩu.
📥 Tải mẫu Word
Có thể chỉnh sửa sau khi tải. Điền thông tin công ty, chuyển PDF hoặc dùng trực tiếp.
⚠️ Trang này chỉ mang tính tham khảo. Quy định hải quan các nước có thể thay đổi; vui lòng tham khảo thông báo mới nhất của đại lý hải quan địa phương hoặc cơ quan hải quan.