Định nghĩa: Giấy báo Nợ (Debit Note) là chứng từ chính thức bằng văn bản do một bên gửi cho bên kia trong thương mại quốc tế, yêu cầu bên kia thanh toán một khoản tiền cụ thể, thường do người bán, người chuyên chở, ngân hàng hoặc đại lý phát hành cho người mua, người ủy thác, nhằm thu hồi các chi phí phát sinh thêm, điều chỉnh số tiền trên hóa đơn hoặc thanh toán các khoản đã ứng trước. Vai trò cốt lõi của nó là: như một chứng từ xác nhận quyền đòi nợ, xác định rõ số tiền nợ, lý do và thời hạn thanh toán; như căn cứ xử lý kế toán, để hai bên thực hiện bút toán và đối chiếu công nợ; như bằng chứng giải quyết tranh chấp, chứng minh tính hợp pháp và hợp lý của khoản nợ khi xảy ra tranh chấp thanh toán. Giấy báo Nợ khác với hóa đơn thương mại ở chỗ nó không liên quan đến việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, mà chỉ xác nhận và đòi các giao dịch tài chính.
Định nghĩa: Giấy báo Nợ (Debit Note) là chứng từ chính thức bằng văn bản do một bên gửi cho bên kia trong thương mại quốc tế, yêu cầu bên kia thanh toán một khoản tiền cụ thể, thường do người bán, người chuyên chở, ngân hàng hoặc đại lý phát hành cho người mua, người ủy thác, nhằm thu hồi các chi phí phát sinh thêm, điều chỉnh số tiền trên hóa đơn hoặc thanh toán các khoản đã ứng trước. Vai trò cốt lõi của nó là: như một chứng từ xác nhận quyền đòi nợ, xác định rõ số tiền nợ, lý do và thời hạn thanh toán; như căn cứ xử lý kế toán, để hai bên thực hiện bút toán và đối chiếu công nợ; như bằng chứng giải quyết tranh chấp, chứng minh tính hợp pháp và hợp lý của khoản nợ khi xảy ra tranh chấp thanh toán. Giấy báo Nợ khác với hóa đơn thương mại ở chỗ nó không liên quan đến việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, mà chỉ xác nhận và đòi các giao dịch tài chính.
🎯 Mục đích
Mục đích: Giấy báo Nợ chủ yếu được sử dụng trong các trường hợp sau: 1) Người bán thu hồi từ người mua các chi phí phát sinh thêm do lỗi của người mua (như phí sửa đổi chứng từ, phí lưu container, phí lưu kho); 2) Người chuyên chở hoặc đại lý vận tải thu từ người gửi hàng các khoản cước vận chuyển, phụ phí chưa thanh toán; 3) Ngân hàng thu từ khách hàng phí dịch vụ, lãi suất hoặc các khoản ứng trước; 4) Giữa các doanh nghiệp, khi cần thu thêm phần chênh lệch do sai sót về số tiền trên hóa đơn. Các bên cần sử dụng bao gồm: nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, đại lý vận tải, hãng tàu, ngân hàng và công ty khai báo hải quan. Các giai đoạn sử dụng bao gồm: điều chỉnh chi phí trong quá trình thực hiện hợp đồng, khấu trừ phí do bất hợp lệ trong tín dụng thư, thanh toán phí lưu bãi trong khâu vận tải, và thanh toán công nợ thường ngày trong thương mại.
Mục đích: Giấy báo Nợ chủ yếu được sử dụng trong các trường hợp sau: 1) Người bán thu hồi từ người mua các chi phí phát sinh thêm do lỗi của người mua (như phí sửa đổi chứng từ, phí lưu container, phí lưu kho); 2) Người chuyên chở hoặc đại lý vận tải thu từ người gửi hàng các khoản cước vận chuyển, phụ phí chưa thanh toán; 3) Ngân hàng thu từ khách hàng phí dịch vụ, lãi suất hoặc các khoản ứng trước; 4) Giữa các doanh nghiệp, khi cần thu thêm phần chênh lệch do sai sót về số tiền trên hóa đơn. Các bên cần sử dụng bao gồm: nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, đại lý vận tải, hãng tàu, ngân hàng và công ty khai báo hải quan. Các giai đoạn sử dụng bao gồm: điều chỉnh chi phí trong quá trình thực hiện hợp đồng, khấu trừ phí do bất hợp lệ trong tín dụng thư, thanh toán phí lưu bãi trong khâu vận tải, và thanh toán công nợ thường ngày trong thương mại.
📋 Trường chính
Debit Note No. (Số Giấy báo Nợ): Điền số nhận dạng duy nhất, thường do bên phát hành lập theo quy tắc nội bộ, ví dụ DN-YYYYMMDD-XXX. Số phải liên tục và có thể truy xuất, thuận tiện cho hai bên đối chiếu và tra cứu.. 常见错误: Số bị trùng hoặc thiếu; sử dụng cùng số với hóa đơn gây nhầm lẫn; không sắp xếp theo năm hoặc theo chuỗi, gây khó quản lý. Date of Issue (Ngày phát hành): Điền ngày ký phát Giấy báo Nợ, ngày này thường là căn cứ để tính lãi và bắt đầu thời hạn thanh toán. Nên sử dụng ngày dương lịch, định dạng như YYYY-MM-DD.. 常见错误: Ngày sớm hơn ngày thực tế phát sinh giao dịch; định dạng ngày không phù hợp thông lệ quốc tế (như nhầm lẫn tháng/ngày/năm); không điền ngày dẫn đến không xác định được thời hạn thanh toán. Issuer (Bên phát hành): Điền tên đầy đủ, địa chỉ, thông tin liên hệ và mã số thuế của bên phát hành Giấy báo Nợ. Bên phát hành phải là chủ thể có quyền đòi nợ, như người bán, người chuyên chở, ngân hàng, v.v.. 常见错误: Tên không khớp với chủ thể trên hợp đồng hoặc hóa đơn; địa chỉ không đầy đủ khiến không thể gửi đến; không ghi mã số thuế hoặc số đăng ký, ảnh hưởng đến việc hạch toán của đối方. Recipient (Bên nhận): Điền tên đầy đủ, địa chỉ, thông tin liên hệ và mã số thuế của bên được yêu cầu thanh toán. Bên nhận phải là con nợ thực tế, như người mua, người ủy thác, khách hàng, v.v.. 常见错误: Tên bên nhận viết sai chính tả; không điền địa chỉ chi tiết; điền nhầm đại lý vận tải thành người nhận hàng, dẫn đến sai đối tượng đòi nợ. Reference Number (Số tham chiếu): Điền số hợp đồng, số hóa đơn, số vận đơn hoặc số tín dụng thư liên quan đến lần đòi nợ này, để bên nhận đối chiếu bối cảnh giao dịch cụ thể.. 常见错误: Số tham chiếu bị thiếu hoặc sai; tham chiếu số hợp đồng đã hết hiệu lực; không ghi số hóa đơn liên quan, khiến đối方 không thể khớp sổ sách. Description of Charges (Mô tả chi phí): Liệt kê chi tiết tên từng khoản phí, lý do phát sinh, căn cứ tính toán và số tiền. Ví dụ: phí sửa đổi chứng từ, phí lưu container, phí dịch vụ ngân hàng, lãi suất, v.v.. 常见错误: Mô tả quá chung chung (như 'phí linh tinh'); không ghi rõ khoảng thời gian phát sinh chi phí; căn cứ tính toán không rõ ràng, gây tranh chấp. Amount (Số tiền): Điền tổng số tiền đòi nợ lần này, bao gồm loại tiền tệ và số tiền bằng chữ và số. Số tiền phải khớp với tổng chi tiết chi phí, loại tiền tệ cần rõ ràng (như USD, EUR).. 常见错误: Số tiền bằng chữ và số không khớp; loại tiền tệ không được ghi chú hoặc mơ hồ; tổng các khoản mục bị tính sai; không trừ phần đã thanh toán. Currency (Loại tiền tệ): Ghi rõ loại tiền tệ thanh toán, như USD, EUR, CNY, v.v. Loại tiền tệ phải khớp với loại tiền tệ thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan.. 常见错误: Sử dụng loại tiền tệ không theo hợp đồng; không ghi ký hiệu tiền tệ; viết tắt tiền tệ không chuẩn (như lẫn lộn US$ và USD). Payment Terms (Điều khoản thanh toán): Ghi rõ thời hạn thanh toán (như 30 ngày sau khi xuất trình), phương thức thanh toán (chuyển tiền điện tử, tín dụng thư, v.v.) và thông tin tài khoản nhận tiền.. 常见错误: Không ghi rõ thời hạn thanh toán; thông tin tài khoản nhận tiền sai; phương thức thanh toán không khớp với hợp đồng, khiến đối方 chậm thanh toán. Bank Details (Thông tin ngân hàng): Điền tên ngân hàng nhận tiền, mã SWIFT, số tài khoản, tên tài khoản, v.v. Đảm bảo thông tin chính xác để đối方 sắp xếp thanh toán.. 常见错误: Mã SWIFT sai; số tài khoản không khớp với tên tài khoản; không ghi thông tin ngân hàng trung gian, khiến chuyển tiền thất bại. Reason for Debit (Lý do ghi Nợ): Giải thích ngắn gọn lý do phát hành Giấy báo Nợ, như 'thu thêm chi phí phát sinh do người mua yêu cầu sửa đổi chứng từ', 'thanh toán phí lưu bãi đã ứng trước', v.v.. 常见错误: Mô tả lý do không rõ ràng; không tham chiếu điều khoản hợp đồng liên quan; không kèm theo giải thích tài liệu hỗ trợ. Supporting Documents (Tài liệu hỗ trợ): Liệt kê các tài liệu hỗ trợ kèm theo, như bản sao hóa đơn, biên lai chi phí, điều khoản hợp đồng, email trao đổi, v.v., để chứng minh tính hợp lý của việc đòi nợ.. 常见错误: Không kèm tài liệu hỗ trợ; tài liệu không đầy đủ; tài liệu không liên quan trực tiếp đến số tiền đòi nợ. Authorized Signature (Chữ ký được ủy quyền): Được người có thẩm quyền của bên phát hành ký hoặc đóng dấu, đảm bảo hiệu lực pháp lý của Giấy báo Nợ. Người ký phải có thẩm quyền tương ứng.. 常见错误: Không có chữ ký hoặc dấu; người ký không có quyền đại diện công ty; sử dụng chữ ký điện tử nhưng chưa được đối方 chấp nhận. Remarks (Ghi chú): Điền các vấn đề khác cần giải thích, như 'Giấy báo Nợ này là thanh toán cuối cùng', 'Vui lòng không thanh toán trùng', v.v.. 常见错误: Nội dung ghi chú mâu thuẫn với nội dung chính; không ghi 'cuối cùng' khiến đối方 hiểu nhầm; bỏ sót lưu ý quan trọng.
Debit Note No. (Số Giấy báo Nợ)
Điền số nhận dạng duy nhất, thường do bên phát hành lập theo quy tắc nội bộ, ví dụ DN-YYYYMMDD-XXX. Số phải liên tục và có thể truy xuất, thuận tiện cho hai bên đối chiếu và tra cứu.
⚠️ Số bị trùng hoặc thiếu; sử dụng cùng số với hóa đơn gây nhầm lẫn; không sắp xếp theo năm hoặc theo chuỗi, gây khó quản lý.
Date of Issue (Ngày phát hành)
Điền ngày ký phát Giấy báo Nợ, ngày này thường là căn cứ để tính lãi và bắt đầu thời hạn thanh toán. Nên sử dụng ngày dương lịch, định dạng như YYYY-MM-DD.
⚠️ Ngày sớm hơn ngày thực tế phát sinh giao dịch; định dạng ngày không phù hợp thông lệ quốc tế (như nhầm lẫn tháng/ngày/năm); không điền ngày dẫn đến không xác định được thời hạn thanh toán.
Issuer (Bên phát hành)
Điền tên đầy đủ, địa chỉ, thông tin liên hệ và mã số thuế của bên phát hành Giấy báo Nợ. Bên phát hành phải là chủ thể có quyền đòi nợ, như người bán, người chuyên chở, ngân hàng, v.v.
⚠️ Tên không khớp với chủ thể trên hợp đồng hoặc hóa đơn; địa chỉ không đầy đủ khiến không thể gửi đến; không ghi mã số thuế hoặc số đăng ký, ảnh hưởng đến việc hạch toán của đối方.
Recipient (Bên nhận)
Điền tên đầy đủ, địa chỉ, thông tin liên hệ và mã số thuế của bên được yêu cầu thanh toán. Bên nhận phải là con nợ thực tế, như người mua, người ủy thác, khách hàng, v.v.
⚠️ Tên bên nhận viết sai chính tả; không điền địa chỉ chi tiết; điền nhầm đại lý vận tải thành người nhận hàng, dẫn đến sai đối tượng đòi nợ.
Reference Number (Số tham chiếu)
Điền số hợp đồng, số hóa đơn, số vận đơn hoặc số tín dụng thư liên quan đến lần đòi nợ này, để bên nhận đối chiếu bối cảnh giao dịch cụ thể.
⚠️ Số tham chiếu bị thiếu hoặc sai; tham chiếu số hợp đồng đã hết hiệu lực; không ghi số hóa đơn liên quan, khiến đối方 không thể khớp sổ sách.
Description of Charges (Mô tả chi phí)
Liệt kê chi tiết tên từng khoản phí, lý do phát sinh, căn cứ tính toán và số tiền. Ví dụ: phí sửa đổi chứng từ, phí lưu container, phí dịch vụ ngân hàng, lãi suất, v.v.
⚠️ Mô tả quá chung chung (như 'phí linh tinh'); không ghi rõ khoảng thời gian phát sinh chi phí; căn cứ tính toán không rõ ràng, gây tranh chấp.
Amount (Số tiền)
Điền tổng số tiền đòi nợ lần này, bao gồm loại tiền tệ và số tiền bằng chữ và số. Số tiền phải khớp với tổng chi tiết chi phí, loại tiền tệ cần rõ ràng (như USD, EUR).
⚠️ Số tiền bằng chữ và số không khớp; loại tiền tệ không được ghi chú hoặc mơ hồ; tổng các khoản mục bị tính sai; không trừ phần đã thanh toán.
Currency (Loại tiền tệ)
Ghi rõ loại tiền tệ thanh toán, như USD, EUR, CNY, v.v. Loại tiền tệ phải khớp với loại tiền tệ thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan.
⚠️ Sử dụng loại tiền tệ không theo hợp đồng; không ghi ký hiệu tiền tệ; viết tắt tiền tệ không chuẩn (như lẫn lộn US$ và USD).
Payment Terms (Điều khoản thanh toán)
Ghi rõ thời hạn thanh toán (như 30 ngày sau khi xuất trình), phương thức thanh toán (chuyển tiền điện tử, tín dụng thư, v.v.) và thông tin tài khoản nhận tiền.
⚠️ Không ghi rõ thời hạn thanh toán; thông tin tài khoản nhận tiền sai; phương thức thanh toán không khớp với hợp đồng, khiến đối方 chậm thanh toán.
Bank Details (Thông tin ngân hàng)
Điền tên ngân hàng nhận tiền, mã SWIFT, số tài khoản, tên tài khoản, v.v. Đảm bảo thông tin chính xác để đối方 sắp xếp thanh toán.
⚠️ Mã SWIFT sai; số tài khoản không khớp với tên tài khoản; không ghi thông tin ngân hàng trung gian, khiến chuyển tiền thất bại.
Reason for Debit (Lý do ghi Nợ)
Giải thích ngắn gọn lý do phát hành Giấy báo Nợ, như 'thu thêm chi phí phát sinh do người mua yêu cầu sửa đổi chứng từ', 'thanh toán phí lưu bãi đã ứng trước', v.v.
⚠️ Mô tả lý do không rõ ràng; không tham chiếu điều khoản hợp đồng liên quan; không kèm theo giải thích tài liệu hỗ trợ.
Supporting Documents (Tài liệu hỗ trợ)
Liệt kê các tài liệu hỗ trợ kèm theo, như bản sao hóa đơn, biên lai chi phí, điều khoản hợp đồng, email trao đổi, v.v., để chứng minh tính hợp lý của việc đòi nợ.
⚠️ Không kèm tài liệu hỗ trợ; tài liệu không đầy đủ; tài liệu không liên quan trực tiếp đến số tiền đòi nợ.
Authorized Signature (Chữ ký được ủy quyền)
Được người có thẩm quyền của bên phát hành ký hoặc đóng dấu, đảm bảo hiệu lực pháp lý của Giấy báo Nợ. Người ký phải có thẩm quyền tương ứng.
⚠️ Không có chữ ký hoặc dấu; người ký không có quyền đại diện công ty; sử dụng chữ ký điện tử nhưng chưa được đối方 chấp nhận.
Remarks (Ghi chú)
Điền các vấn đề khác cần giải thích, như 'Giấy báo Nợ này là thanh toán cuối cùng', 'Vui lòng không thanh toán trùng', v.v.
⚠️ Nội dung ghi chú mâu thuẫn với nội dung chính; không ghi 'cuối cùng' khiến đối方 hiểu nhầm; bỏ sót lưu ý quan trọng.
⚠️ Lỗi thường gặp
Không phân biệt Giấy báo Nợ với hóa đơn thương mại: Giấy báo Nợ chỉ dùng để đòi tiền, không thể dùng làm chứng từ khai báo hải quan hoặc hoàn thuế, sử dụng sai sẽ dẫn đến rủi ro thuế. Tính toán số tiền sai: Tổng các khoản mục bị tính sai, lẫn lộn loại tiền tệ, không trừ khoản tạm ứng hoặc chiết khấu, khiến đối方 từ chối thanh toán hoặc phát sinh tranh chấp. Số tham chiếu bị thiếu hoặc sai: Không tham chiếu số hợp đồng, số hóa đơn hoặc số vận đơn, khiến bên nhận không thể đối chiếu bối cảnh giao dịch, làm chậm thanh toán. Điều khoản thanh toán không rõ ràng: Không ghi rõ thời hạn thanh toán, tài khoản nhận tiền hoặc phương thức thanh toán, khiến đối方 không thể sắp xếp thanh toán kịp thời. Tài liệu hỗ trợ không đầy đủ: Không kèm biên lai chi phí, điều khoản hợp đồng và các tài liệu chứng minh khác, việc đòi nợ thiếu căn cứ, dễ bị đối方 nghi ngờ. Thiếu chữ ký hoặc dấu: Giấy báo Nợ không được ký hoặc đóng dấu có thẩm quyền, không có hiệu lực pháp lý, đối方 có thể từ chối công nhận. Loại tiền tệ không khớp với hợp đồng: Sử dụng loại tiền tệ không theo hợp đồng, dẫn đến tổn thất tỷ giá hoặc đối方 từ chối thanh toán. Không ghi 'cuối cùng' hoặc 'ước tính': Nếu là chi phí ước tính, không ghi chú có thể khiến đối方 hiểu nhầm là số tiền cuối cùng, gây tranh chấp sau này.
⚠️ Không phân biệt Giấy báo Nợ với hóa đơn thương mại: Giấy báo Nợ chỉ dùng để đòi tiền, không thể dùng làm chứng từ khai báo hải quan hoặc hoàn thuế, sử dụng sai sẽ dẫn đến rủi ro thuế.
⚠️ Tính toán số tiền sai: Tổng các khoản mục bị tính sai, lẫn lộn loại tiền tệ, không trừ khoản tạm ứng hoặc chiết khấu, khiến đối方 từ chối thanh toán hoặc phát sinh tranh chấp.
⚠️ Số tham chiếu bị thiếu hoặc sai: Không tham chiếu số hợp đồng, số hóa đơn hoặc số vận đơn, khiến bên nhận không thể đối chiếu bối cảnh giao dịch, làm chậm thanh toán.
⚠️ Điều khoản thanh toán không rõ ràng: Không ghi rõ thời hạn thanh toán, tài khoản nhận tiền hoặc phương thức thanh toán, khiến đối方 không thể sắp xếp thanh toán kịp thời.
⚠️ Tài liệu hỗ trợ không đầy đủ: Không kèm biên lai chi phí, điều khoản hợp đồng và các tài liệu chứng minh khác, việc đòi nợ thiếu căn cứ, dễ bị đối方 nghi ngờ.
⚠️ Thiếu chữ ký hoặc dấu: Giấy báo Nợ không được ký hoặc đóng dấu có thẩm quyền, không có hiệu lực pháp lý, đối方 có thể từ chối công nhận.
⚠️ Loại tiền tệ không khớp với hợp đồng: Sử dụng loại tiền tệ không theo hợp đồng, dẫn đến tổn thất tỷ giá hoặc đối方 từ chối thanh toán.
⚠️ Không ghi 'cuối cùng' hoặc 'ước tính': Nếu là chi phí ước tính, không ghi chú có thể khiến đối方 hiểu nhầm là số tiền cuối cùng, gây tranh chấp sau này.
🌍 Yêu cầu quốc gia
Hoa Kỳ: Hải quan và cơ quan thuế Hoa Kỳ yêu cầu Giấy báo Nợ khi dùng để điều chỉnh thuế quan hoặc hoàn thuế phải khớp với dữ liệu hóa đơn thương mại và tờ khai hải quan, đồng thời ghi rõ mã hải quan liên quan. Nếu liên quan đến thuế chống bán phá giá/chống trợ cấp, cần cung cấp thêm giải trình chuyên biệt. Khuyến nghị ghi trên chứng từ 'For customs purposes only' hoặc 'Not for resale'. Định dạng cụ thể theo thông báo mới nhất của Hải quan Hoa Kỳ. Liên minh Châu Âu: Các nước EU yêu cầu Giấy báo Nợ phải bao gồm mã số VAT (VAT number) và phải tuân thủ chỉ thị VAT của EU. Nếu dùng để đòi chi phí dịch vụ xuyên biên giới, cần ghi rõ cơ chế thuế đảo ngược. Ngôn ngữ chứng từ phải là ngôn ngữ chính thức của nước sở tại hoặc tiếng Anh. Yêu cầu tuân thủ cụ thể theo thông báo mới nhất của EU và các quốc gia thành viên. Nhật Bản: Nhật Bản yêu cầu Giấy báo Nợ sử dụng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, và ghi rõ cách xử lý thuế tiêu thụ. Nếu liên quan đến chi phí nhập khẩu, cần liên kết với thông báo nộp thuế của Hải quan Nhật Bản. Trên chứng từ cần có số đăng ký của bên phát hành (như số pháp nhân). Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Thuế Quốc gia Nhật Bản. Hàn Quốc: Hàn Quốc yêu cầu Giấy báo Nợ phải bao gồm số giấy phép kinh doanh và số hóa đơn thuế điện tử (nếu có). Khi dùng để đòi chi phí hải quan, cần liên kết với số tờ khai nhập khẩu của Hải quan Hàn Quốc. Chứng từ cần điền bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh. Cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Hàn Quốc. Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE): Ả Rập Xê Út và UAE yêu cầu Giấy báo Nợ phải được công chứng hoặc chứng nhận bởi phòng thương mại, và phải kèm bản dịch tiếng Ả Rập. Ả Rập Xê Út còn yêu cầu ghi rõ mã số VAT và mã hải quan. Một số khu vực tự do của UAE yêu cầu chứng từ phải được chứng nhận bởi đại sứ quán sở tại. Cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan và phòng thương mại địa phương. Brazil: Brazil yêu cầu Giấy báo Nợ phải bao gồm CNPJ (mã số thuế pháp nhân) và mã NCM (mã hàng hóa). Nếu dùng để đòi chi phí nhập khẩu, cần khớp với dữ liệu của Hệ thống Thương mại Ngoại thương Tích hợp Brazil (SISCOMEX). Chứng từ cần điền bằng tiếng Bồ Đào Nha. Cụ thể theo thông báo mới nhất của Cơ quan Thuế Liên bang Brazil. Ấn Độ: Ấn Độ yêu cầu Giấy báo Nợ ghi rõ GSTIN (mã số thuế hàng hóa và dịch vụ) và mã HSN (nếu có). Khi dùng để đòi chi phí hải quan, cần liên kết với Bill of Entry của Hải quan Ấn Độ. Chứng từ cần điền bằng tiếng Anh, và ghi rõ 'For customs purposes'. Cụ thể theo thông báo mới nhất của Ủy ban Thuế Gián thu và Hải quan Trung ương Ấn Độ. Nga: Nga yêu cầu Giấy báo Nợ phải bao gồm INN (mã số nhận dạng người nộp thuế) và KPP (mã lý do đăng ký). Nếu dùng để đòi chi phí hải quan, cần liên kết với số tờ khai hải quan của Nga. Chứng từ cần điền bằng tiếng Nga hoặc tiếng Anh, và kèm bản sao hợp đồng. Cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Liên bang Nga.
Hoa Kỳ
Hải quan và cơ quan thuế Hoa Kỳ yêu cầu Giấy báo Nợ khi dùng để điều chỉnh thuế quan hoặc hoàn thuế phải khớp với dữ liệu hóa đơn thương mại và tờ khai hải quan, đồng thời ghi rõ mã hải quan liên quan. Nếu liên quan đến thuế chống bán phá giá/chống trợ cấp, cần cung cấp thêm giải trình chuyên biệt. Khuyến nghị ghi trên chứng từ 'For customs purposes only' hoặc 'Not for resale'. Định dạng cụ thể theo thông báo mới nhất của Hải quan Hoa Kỳ.
Liên minh Châu Âu
Các nước EU yêu cầu Giấy báo Nợ phải bao gồm mã số VAT (VAT number) và phải tuân thủ chỉ thị VAT của EU. Nếu dùng để đòi chi phí dịch vụ xuyên biên giới, cần ghi rõ cơ chế thuế đảo ngược. Ngôn ngữ chứng từ phải là ngôn ngữ chính thức của nước sở tại hoặc tiếng Anh. Yêu cầu tuân thủ cụ thể theo thông báo mới nhất của EU và các quốc gia thành viên.
Nhật Bản
Nhật Bản yêu cầu Giấy báo Nợ sử dụng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, và ghi rõ cách xử lý thuế tiêu thụ. Nếu liên quan đến chi phí nhập khẩu, cần liên kết với thông báo nộp thuế của Hải quan Nhật Bản. Trên chứng từ cần có số đăng ký của bên phát hành (như số pháp nhân). Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Thuế Quốc gia Nhật Bản.
Hàn Quốc
Hàn Quốc yêu cầu Giấy báo Nợ phải bao gồm số giấy phép kinh doanh và số hóa đơn thuế điện tử (nếu có). Khi dùng để đòi chi phí hải quan, cần liên kết với số tờ khai nhập khẩu của Hải quan Hàn Quốc. Chứng từ cần điền bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh. Cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Hàn Quốc.
Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE)
Ả Rập Xê Út và UAE yêu cầu Giấy báo Nợ phải được công chứng hoặc chứng nhận bởi phòng thương mại, và phải kèm bản dịch tiếng Ả Rập. Ả Rập Xê Út còn yêu cầu ghi rõ mã số VAT và mã hải quan. Một số khu vực tự do của UAE yêu cầu chứng từ phải được chứng nhận bởi đại sứ quán sở tại. Cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan và phòng thương mại địa phương.
Brazil
Brazil yêu cầu Giấy báo Nợ phải bao gồm CNPJ (mã số thuế pháp nhân) và mã NCM (mã hàng hóa). Nếu dùng để đòi chi phí nhập khẩu, cần khớp với dữ liệu của Hệ thống Thương mại Ngoại thương Tích hợp Brazil (SISCOMEX). Chứng từ cần điền bằng tiếng Bồ Đào Nha. Cụ thể theo thông báo mới nhất của Cơ quan Thuế Liên bang Brazil.
Ấn Độ
Ấn Độ yêu cầu Giấy báo Nợ ghi rõ GSTIN (mã số thuế hàng hóa và dịch vụ) và mã HSN (nếu có). Khi dùng để đòi chi phí hải quan, cần liên kết với Bill of Entry của Hải quan Ấn Độ. Chứng từ cần điền bằng tiếng Anh, và ghi rõ 'For customs purposes'. Cụ thể theo thông báo mới nhất của Ủy ban Thuế Gián thu và Hải quan Trung ương Ấn Độ.
Nga
Nga yêu cầu Giấy báo Nợ phải bao gồm INN (mã số nhận dạng người nộp thuế) và KPP (mã lý do đăng ký). Nếu dùng để đòi chi phí hải quan, cần liên kết với số tờ khai hải quan của Nga. Chứng từ cần điền bằng tiếng Nga hoặc tiếng Anh, và kèm bản sao hợp đồng. Cụ thể theo thông báo mới nhất của Cục Hải quan Liên bang Nga.
❓ FAQ
Giấy báo Nợ và hóa đơn thương mại khác nhau như thế nào?: Hóa đơn thương mại là bản ghi đầy đủ về việc bán hàng của người bán, dùng để khai báo hải quan, hoàn thuế và thanh toán; Giấy báo Nợ chỉ dùng để đòi các chi phí phát sinh thêm hoặc điều chỉnh số tiền, không liên quan đến chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, không thể dùng làm chứng từ khai báo hải quan hoặc hoàn thuế. Hai loại này có sự khác biệt cơ bản về định dạng, nội dung và mục đích sử dụng. Giấy báo Nợ có cần cả hai bên ký không?: Thông thường chỉ cần bên phát hành ký hoặc đóng dấu có thẩm quyền là có hiệu lực, nhưng nếu hợp đồng quy định cần cả hai bên xác nhận, thì bên nhận cũng nên ký. Để tăng cường hiệu lực pháp lý, khuyến nghị bên phát hành lưu mẫu chữ ký, và ghi trên chứng từ 'Chứng từ này có hiệu lực sau khi được bên phát hành ký'. Thời hạn thanh toán của Giấy báo Nợ được xác định như thế nào?: Thời hạn thanh toán nên được ghi rõ trên chứng từ, như '30 ngày sau khi xuất trình' hoặc 'trong vòng 15 ngày sau ngày phát hành'. Nếu không ghi rõ, thường thực hiện theo thỏa thuận hợp đồng hoặc thông lệ ngành. Khuyến nghị xác nhận với đối方 trước khi phát hành để tránh tranh chấp. Giấy báo Nợ có thể dùng để thanh toán bằng tín dụng thư không?: Có thể, nhưng cần tuân thủ điều khoản tín dụng thư. Nếu tín dụng thư quy định chi phí do người mua chịu, người bán có thể đòi người mua thông qua Giấy báo Nợ, nhưng cần lưu ý tín dụng thư có thể yêu cầu định dạng cụ thể hoặc ngân hàng chỉ định. Khuyến nghị tham khảo ý kiến ngân hàng trước khi xuất trình chứng từ. Giấy báo Nợ bị mất thì xử lý như thế nào?: Bên phát hành có thể cấp lại bản sao, nhưng cần ghi rõ 'cấp lại' và ký lại. Nếu liên quan đến kiện tụng pháp lý, khuyến nghị giữ lại hồ sơ phát hành gốc và chứng từ gửi thư. Bên nhận nên bảo quản cẩn thận bản gốc để phục vụ kiểm tra thuế hoặc kiểm toán. Giấy báo Nợ có phải nộp thuế tem không?: Quy định mỗi nước khác nhau. Trung Quốc hiện nay thường không thu thuế tem đối với Giấy báo Nợ, nhưng nếu thuộc chứng từ chịu thuế (như hợp đồng vay) thì phải nộp. Khuyến nghị tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương, theo chính sách mới nhất. Số tiền trên Giấy báo Nợ có thể sửa đổi không?: Có thể sửa đổi, nhưng cần đóng dấu chỉnh sửa của bên phát hành hoặc ký xác nhận tại chỗ sửa, và ghi rõ ngày sửa. Nếu đã gửi đi, nên phát hành lại và ghi rõ 'hủy bỏ chứng từ gốc'. Tránh tẩy xóa gây tranh chấp về hiệu lực pháp lý. Giấy báo Nợ và Giấy báo Có khác nhau như thế nào?: Giấy báo Nợ là chứng từ đòi tiền yêu cầu đối方 thanh toán, làm tăng khoản phải thu; Giấy báo Có là thông báo cho đối方 rằng khoản phải trả của họ sẽ giảm, thường dùng để hoàn tiền, chiết khấu hoặc điều chỉnh khoản thu thừa. Hai loại có hướng ngược nhau, cần lựa chọn sử dụng theo giao dịch thực tế.
Q: Giấy báo Nợ và hóa đơn thương mại khác nhau như thế nào?
A: Hóa đơn thương mại là bản ghi đầy đủ về việc bán hàng của người bán, dùng để khai báo hải quan, hoàn thuế và thanh toán; Giấy báo Nợ chỉ dùng để đòi các chi phí phát sinh thêm hoặc điều chỉnh số tiền, không liên quan đến chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, không thể dùng làm chứng từ khai báo hải quan hoặc hoàn thuế. Hai loại này có sự khác biệt cơ bản về định dạng, nội dung và mục đích sử dụng.
Q: Giấy báo Nợ có cần cả hai bên ký không?
A: Thông thường chỉ cần bên phát hành ký hoặc đóng dấu có thẩm quyền là có hiệu lực, nhưng nếu hợp đồng quy định cần cả hai bên xác nhận, thì bên nhận cũng nên ký. Để tăng cường hiệu lực pháp lý, khuyến nghị bên phát hành lưu mẫu chữ ký, và ghi trên chứng từ 'Chứng từ này có hiệu lực sau khi được bên phát hành ký'.
Q: Thời hạn thanh toán của Giấy báo Nợ được xác định như thế nào?
A: Thời hạn thanh toán nên được ghi rõ trên chứng từ, như '30 ngày sau khi xuất trình' hoặc 'trong vòng 15 ngày sau ngày phát hành'. Nếu không ghi rõ, thường thực hiện theo thỏa thuận hợp đồng hoặc thông lệ ngành. Khuyến nghị xác nhận với đối方 trước khi phát hành để tránh tranh chấp.
Q: Giấy báo Nợ có thể dùng để thanh toán bằng tín dụng thư không?
A: Có thể, nhưng cần tuân thủ điều khoản tín dụng thư. Nếu tín dụng thư quy định chi phí do người mua chịu, người bán có thể đòi người mua thông qua Giấy báo Nợ, nhưng cần lưu ý tín dụng thư có thể yêu cầu định dạng cụ thể hoặc ngân hàng chỉ định. Khuyến nghị tham khảo ý kiến ngân hàng trước khi xuất trình chứng từ.
Q: Giấy báo Nợ bị mất thì xử lý như thế nào?
A: Bên phát hành có thể cấp lại bản sao, nhưng cần ghi rõ 'cấp lại' và ký lại. Nếu liên quan đến kiện tụng pháp lý, khuyến nghị giữ lại hồ sơ phát hành gốc và chứng từ gửi thư. Bên nhận nên bảo quản cẩn thận bản gốc để phục vụ kiểm tra thuế hoặc kiểm toán.
Q: Giấy báo Nợ có phải nộp thuế tem không?
A: Quy định mỗi nước khác nhau. Trung Quốc hiện nay thường không thu thuế tem đối với Giấy báo Nợ, nhưng nếu thuộc chứng từ chịu thuế (như hợp đồng vay) thì phải nộp. Khuyến nghị tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương, theo chính sách mới nhất.
Q: Số tiền trên Giấy báo Nợ có thể sửa đổi không?
A: Có thể sửa đổi, nhưng cần đóng dấu chỉnh sửa của bên phát hành hoặc ký xác nhận tại chỗ sửa, và ghi rõ ngày sửa. Nếu đã gửi đi, nên phát hành lại và ghi rõ 'hủy bỏ chứng từ gốc'. Tránh tẩy xóa gây tranh chấp về hiệu lực pháp lý.
Q: Giấy báo Nợ và Giấy báo Có khác nhau như thế nào?
A: Giấy báo Nợ là chứng từ đòi tiền yêu cầu đối方 thanh toán, làm tăng khoản phải thu; Giấy báo Có là thông báo cho đối方 rằng khoản phải trả của họ sẽ giảm, thường dùng để hoàn tiền, chiết khấu hoặc điều chỉnh khoản thu thừa. Hai loại có hướng ngược nhau, cần lựa chọn sử dụng theo giao dịch thực tế.
📝 Ví dụ
【Giấy ghi nợ - Mẫu điền đầy đủ】
Số Giấy ghi nợ: DN-20260915-018
Ngày phát hành: 2026-09-15
Người phát hành: Shenzhen Yuanhang Import & Export Co., Ltd., Phòng 1806, Tòa nhà A, Haiyun Plaza, 88 Đại lộ Binhe, Quận Futian, Thâm Quyến, Quảng Đông, Trung Quốc. Điện thoại: +86-755-8823-6678. Email: accounts@yuanhangtrade.com. Mã số thuế: 91440300MA5F8N2K7P.
Người nhận: Pacific Crest Trading LLC, 2450 Harborview Drive, Suite 310, Seattle, WA 98101, Hoa Kỳ. Điện thoại: +1-206-555-0187. Email: ap@pacificcresttrading.com. Mã số thuế: 91-3847265.
Số tham chiếu: Số hợp đồng YH-PC-2026-0412; Số hóa đơn thương mại YHCI-20260728-09; Số vận đơn COSU6389271450
Mô tả các khoản phí:
1. Phí sửa đổi vận đơn do người mua yêu cầu thay đổi người nhận hàng sau khi tàu khởi hành: USD 85,00
2. Phí lưu bãi container tại cảng đến từ 2026-08-18 đến 2026-08-24, 6 ngày với mức USD 45,00/ngày: USD 270,00
3. Phí ngân hàng xử lý sửa đổi Thư tín dụng số LC2026US7788: USD 120,00
4. Lãi trên số dư quá hạn từ 2026-08-01 đến 2026-09-15, 45 ngày với lãi suất 5,5%/năm trên USD 12.000,00: USD 81,37
Tổng số tiền: USD 556,37 (BẰNG CHỮ: NĂM TRĂM NĂM MƯƠI SÁU ĐÔ LA MỸ VÀ BA MƯƠI BẢY XU)
Loại tiền: USD
Điều khoản thanh toán: Thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hành. Thanh toán bằng T/T vào tài khoản ngân hàng dưới đây. Vui lòng ghi rõ Số Giấy ghi nợ DN-20260915-018 trong chỉ thị chuyển tiền.
Thông tin ngân hàng: Tên ngân hàng: Bank of China, Chi nhánh Thâm Quyến Futian; Mã SWIFT: BKCHCNBJ45A; Tên tài khoản: Shenzhen Yuanhang Import & Export Co., Ltd.; Số tài khoản: 7654 3210 0088 6612; Địa chỉ ngân hàng: 1001 Đại lộ Shennan, Quận Futian, Thâm Quyến, Trung Quốc.
Lý do ghi nợ: Để thu hồi các khoản phí phát sinh thêm do người mua yêu cầu sửa đổi vận đơn, phí lưu bãi container tại cảng đến, phí ngân hàng sửa đổi LC và lãi trên khoản thanh toán quá hạn theo Hợp đồng số YH-PC-2026-0412.
Chứng từ hỗ trợ: 1. Bản sao Hóa đơn thương mại số YHCI-20260728-09; 2. Giấy ghi nợ của hãng tàu cho việc sửa đổi vận đơn; 3. Hóa đơn phí lưu bãi tại bến; 4. Thông báo ghi nợ của ngân hàng cho việc sửa đổi LC; 5. Thư từ email ngày 2026-08-10 xác nhận yêu cầu sửa đổi của người mua; 6. Sao kê tài khoản thể hiện số dư quá hạn.
Chữ ký được ủy quyền: __________________________
Li Wenhao, Trưởng phòng Tài chính, Shenzhen Yuanhang Import & Export Co., Ltd.
Ngày: 2026-09-15
Ghi chú: Giấy ghi nợ này được phát hành để thanh toán cuối cùng các khoản phí nêu trên. Vui lòng không thanh toán trùng lặp nếu đã chuyển tiền theo phương thức riêng. Xin vui lòng gửi thông báo chuyển tiền đến accounts@yuanhangtrade.com.
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế vui lòng căn cứ theo yêu cầu của thư tín dụng/hợp đồng/quốc gia nhập khẩu.
【Giấy ghi nợ - Mẫu điền đầy đủ】
Số Giấy ghi nợ: DN-20260915-018
Ngày phát hành: 2026-09-15
Người phát hành: Shenzhen Yuanhang Import & Export Co., Ltd., Phòng 1806, Tòa nhà A, Haiyun Plaza, 88 Đại lộ Binhe, Quận Futian, Thâm Quyến, Quảng Đông, Trung Quốc. Điện thoại: +86-755-8823-6678. Email: accounts@yuanhangtrade.com. Mã số thuế: 91440300MA5F8N2K7P.
Người nhận: Pacific Crest Trading LLC, 2450 Harborview Drive, Suite 310, Seattle, WA 98101, Hoa Kỳ. Điện thoại: +1-206-555-0187. Email: ap@pacificcresttrading.com. Mã số thuế: 91-3847265.
Số tham chiếu: Số hợp đồng YH-PC-2026-0412; Số hóa đơn thương mại YHCI-20260728-09; Số vận đơn COSU6389271450
Mô tả các khoản phí:
1. Phí sửa đổi vận đơn do người mua yêu cầu thay đổi người nhận hàng sau khi tàu khởi hành: USD 85,00
2. Phí lưu bãi container tại cảng đến từ 2026-08-18 đến 2026-08-24, 6 ngày với mức USD 45,00/ngày: USD 270,00
3. Phí ngân hàng xử lý sửa đổi Thư tín dụng số LC2026US7788: USD 120,00
4. Lãi trên số dư quá hạn từ 2026-08-01 đến 2026-09-15, 45 ngày với lãi suất 5,5%/năm trên USD 12.000,00: USD 81,37
Tổng số tiền: USD 556,37 (BẰNG CHỮ: NĂM TRĂM NĂM MƯƠI SÁU ĐÔ LA MỸ VÀ BA MƯƠI BẢY XU)
Loại tiền: USD
Điều khoản thanh toán: Thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hành. Thanh toán bằng T/T vào tài khoản ngân hàng dưới đây. Vui lòng ghi rõ Số Giấy ghi nợ DN-20260915-018 trong chỉ thị chuyển tiền.
Thông tin ngân hàng: Tên ngân hàng: Bank of China, Chi nhánh Thâm Quyến Futian; Mã SWIFT: BKCHCNBJ45A; Tên tài khoản: Shenzhen Yuanhang Import & Export Co., Ltd.; Số tài khoản: 7654 3210 0088 6612; Địa chỉ ngân hàng: 1001 Đại lộ Shennan, Quận Futian, Thâm Quyến, Trung Quốc.
Lý do ghi nợ: Để thu hồi các khoản phí phát sinh thêm do người mua yêu cầu sửa đổi vận đơn, phí lưu bãi container tại cảng đến, phí ngân hàng sửa đổi LC và lãi trên khoản thanh toán quá hạn theo Hợp đồng số YH-PC-2026-0412.
Chứng từ hỗ trợ: 1. Bản sao Hóa đơn thương mại số YHCI-20260728-09; 2. Giấy ghi nợ của hãng tàu cho việc sửa đổi vận đơn; 3. Hóa đơn phí lưu bãi tại bến; 4. Thông báo ghi nợ của ngân hàng cho việc sửa đổi LC; 5. Thư từ email ngày 2026-08-10 xác nhận yêu cầu sửa đổi của người mua; 6. Sao kê tài khoản thể hiện số dư quá hạn.
Chữ ký được ủy quyền: __________________________
Li Wenhao, Trưởng phòng Tài chính, Shenzhen Yuanhang Import & Export Co., Ltd.
Ngày: 2026-09-15
Ghi chú: Giấy ghi nợ này được phát hành để thanh toán cuối cùng các khoản phí nêu trên. Vui lòng không thanh toán trùng lặp nếu đã chuyển tiền theo phương thức riêng. Xin vui lòng gửi thông báo chuyển tiền đến accounts@yuanhangtrade.com.
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế vui lòng căn cứ theo yêu cầu của thư tín dụng/hợp đồng/quốc gia nhập khẩu.
📥 Tải mẫu Word
Có thể chỉnh sửa sau khi tải. Điền thông tin công ty, chuyển PDF hoặc dùng trực tiếp.
⚠️ Trang này chỉ mang tính tham khảo. Quy định hải quan các nước có thể thay đổi; vui lòng tham khảo thông báo mới nhất của đại lý hải quan địa phương hoặc cơ quan hải quan.