Quản lý khách hàng xét duyệt đơn hàng

Kiểm tra chứng từ quản lý khách hàng (Document Checking) là một bước quan trọng trong quy trình ngoại thương, chỉ việc người bán hoặc nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra từng mục trong bộ chứng từ xuất khẩu (như hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, đơn bảo hiểm, v.v.) theo thư tín dụng (L/C), hợp đồng hoặc yêu cầu của khách hàng, nhằm đảm bảo loại chứng từ, số bản, nội dung, chữ ký và con dấu hoàn toàn phù hợp với quy định, tránh bị từ chối thanh toán hoặc chậm thu tiền do bất đồng. Thuật ngữ này thường được sử dụng trong phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), gắn liền với 'xuất trình chứng từ', 'chiết khấu'. Các tình huống sử dụng bao gồm: kiểm tra chứng từ tại ngân hàng, kiểm tra nội bộ của người bán, kiểm tra theo chỉ định của khách hàng, v.v. Lưu ý: Kiểm tra chứng từ cần tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc 'chứng từ phù hợp với thư tín dụng, chứng từ phù hợp với nhau', chú ý đến các mốc thời gian như thời hạn hiệu lực, thời hạn xuất trình, thời hạn giao hàng, cũng như các chi tiết như ký mã hiệu, số tiền, loại tiền tệ. Khác với 'lập chứng từ', kiểm tra chứng từ tập trung vào đối chiếu và sửa lỗi, không phải tạo lập. So với 'kiểm tra sơ bộ', kiểm tra chứng từ là bước kiểm tra cuối cùng trước khi chính thức nộp. Điểm khác biệt là: kiểm tra chứng từ quản lý khách hàng nhấn mạnh lấy yêu cầu của khách hàng hoặc điều khoản thư tín dụng làm chuẩn, trong khi kiểm tra chứng từ tại ngân hàng dựa trên các thông lệ quốc tế như UCP600.