Chữ ký email

Chữ ký email (Email Signature) là khối thông tin chuẩn hóa được đặt ở cuối email trong hoạt động ngoại thương, thường bao gồm tên người gửi, chức vụ, tên công ty, thông tin liên hệ (điện thoại, email, website), địa chỉ công ty, liên kết mạng xã hội và có thể có tuyên bố miễn trừ trách nhiệm hoặc thông điệp bảo vệ môi trường. Trường hợp sử dụng là tất cả email giao dịch kinh doanh, đặc biệt là thư chào hàng, báo giá, xác nhận đơn hàng và các liên lạc chính thức khác. Lưu ý: 1) Giữ đơn giản và chuyên nghiệp, tránh quá nhiều hình ảnh hoặc phông chữ cầu kỳ để không bị nhận diện là thư rác; 2) Đảm bảo thông tin chính xác và nhất quán, đồng bộ với website công ty và danh thiếp; 3) Thận trọng với các khẩu hiệu hoặc biểu tượng có thể gây hiểu lầm trong giao tiếp đa văn hóa; 4) Khách hàng ở các quốc gia khác nhau có mức độ nhạy cảm về quyền riêng tư khác nhau, tránh bao gồm quá nhiều dữ liệu cá nhân. Phân biệt với các thuật ngữ khác: Chữ ký email khác với lời chào cuối thư (chỉ tên + kính ngữ), cũng khác với mẫu email (cấu trúc toàn bộ nội dung email), nó là dấu hiệu nhận dạng cố định được thêm vào cuối email, giúp nâng cao độ tin cậy thương hiệu và tỷ lệ phản hồi.