Số tham chiếu

Số tham chiếu (Reference Number) là số dùng để nhận diện duy nhất một giao dịch, chứng từ hoặc thông tin liên lạc trong hoạt động ngoại thương, thường thấy trong hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, thư tín dụng và thư từ qua lại. Nó được một bên hoặc cả hai bên giao dịch thỏa thuận tạo ra, thuận tiện cho việc tra cứu nhanh, đối chiếu và lưu trữ. Các trường hợp sử dụng bao gồm: trong thư tín dụng là số liên kết giữa ngân hàng phát hành và ngân hàng thông báo; trong nhờ thu là số nghiệp vụ giữa các ngân hàng; trong email hoặc fax là định danh chủ đề. Lưu ý: số tham chiếu cần đảm bảo tính duy nhất, tránh nhầm lẫn với số đơn hàng, số hóa đơn, v.v.; các tổ chức khác nhau có thể sử dụng số tham chiếu khác nhau cho cùng một giao dịch, cần ghi rõ mối quan hệ tương ứng trong chứng từ. Khác biệt với số đơn hàng (Order No.): số đơn hàng chỉ định số đơn đặt hàng của người mua, còn số tham chiếu rộng hơn, có thể chỉ bất kỳ số nào dùng để theo dõi. Khác biệt với số hợp đồng (Contract No.): số hợp đồng là định danh của hợp đồng chính thức, số tham chiếu có thể chỉ dùng cho theo dõi nội bộ hoặc tạm thời. Do đó, người làm ngoại thương nên ghi rõ số tham chiếu trong chứng từ và đảm bảo các bên hiểu thống nhất.